|
Gestió de les despeses
Cal tenir en compte que la forma de
pagament habitual de la Universitat és mitjançant
transferència i que per aquest motiu no es poden fer pagaments
al comptat. En el cas que necessiteu fer front a una despesa específica
que no permeti la transferència bancària, per raons
degudament justificades, cal que ens demaneu abans la forma de gestionar-la.
La presentació dels documents
per al tràmit de qualsevol despesa, s'ha de fer immediatament
després que s'hagi produït l'esmentada despesa.
Tota la documentació econòmica ha de
ser mecanografiada (propostes, faig constar, nòmines,
autoritzacions de viatge, etc). Tots aquests documents no poden
presentar-se amb rectificacions de qualsevol tipus (tampoc fetes
amb typp-ex).
Tipus de despesa i documentació
a lliurar
Factures de proveïdors
- Factura amb el segell SICUB* on consti la signatura del responsable
del curs, l'aplicació pressupostària i el NIF del
proveïdor.
- Albarà signat pel receptor.
- Fitxa
d'inventari quan es tracta de material inventariable.
- Fitxa
d'alta de proveïdor i fotocòpia de la sol·licitud
d'alta de l'IAE (si és el primer cop que aquest proveïdor
treballa amb la Universitat).
Pagament a personal de plantilla de la UB
- Imprès
de nòmina per al professorat i Imprès
de nòmina per al PAS. Pel que fa al PAS, les hores
que s'abonin hauran de ser justificades amb un certificat indicant
dies i hores en que s'han efectuat, tenint en compte que les hores
s'han de realitzar fora de l'horari laboral i s'ha de consultar
a l'Oficina d'Afers Generals la forma de marcatge.
Viatges
- Autorització de viatge (cal consultar el guió
específic de viatges).
Inscripció a congressos, reunions, etc.
Quan les quotes d'inscripció a un congrés siguin
diferents en funció de la data en què es formalitza
la inscripció, només s'abonarà la quota més
econòmica, si no hi ha raons objectives i documentades que
justifiquin el retard en la inscripció. S'ha d'adjuntar:
- Full omplert d'inscripció.
- Propaganda del congrés on consti el preu de la inscripció.
Si aquesta inclou allotjament o manutenció, omplir una
autorització de viatge en la qual es renuncia a la part
d'allotjament o manutenció inclosa en la inscripció.
- S'ha d'indicar el NIF per a congressos nacionals i el VAT en
el cas de congressos de la U.E. S'ha d'adjuntar fotocòpia
de la sol·licitud d'alta de l'IAE (congressos nacionals)
o bé l'acreditació de l'exempció i l'alta
de proveïdor.
- Declaració jurada de que quan torni del congrés
s'acreditarà la seva assistència.
- Quan el pagament de la inscripció sigui en moneda estrangera,
caldrà adjuntar a més, el
full de petició de divises.
- Si ja s'ha tramitat el pagament, certificat de pagament original
(justificant del banc o rebut del propi congrés) i fotocòpia
del certificat d'assistència. En cas que el preu del rebut
sigui en moneda estrangera, adjuntar fotocòpia del BOE
amb el canvi de divises de la setmana del pagament.
Despeses de representació
A les despeses de restauració, a la memòria
(model)
que ha d'acompanyar la factura, s'ha d'incloure, a més de
la justificació, el nom de cadascun dels comensals i la condició
en virtut de la qual hi assisteixen. D'acord amb les mesures d'optimització
de la UB, en aquest tipus de despesa, s'ha de tenir present el caràcter
estricte de representació de la Institució.
Pagament a personal extern
- Faig
constar: Document pel qual el responsable declara que s'han
prestat els serveis contractats.
Aquest document s'ha de confeccionar immediatament després
de la realització dels serveis i s'ha de presentar a l'Oficina
d'Afers Generals.
- Declaració
jurada de no incompatibilitat: Aquest document l'ha de signar
la persona que col·labora amb l'Universitat (s'ha de deixar
en blanc la data de resolució).
- Tots aquells professors dels cursos que treballin per primera
vegada amb la Universitat, hauran de presentar fotocòpia
del seu DNI o NIE o passaport i fitxa
d'alta de proveïdor . Si cal fer el pagament per transferència
a l'estranger, a un país de la Unió Europea, a més
a més cal indicar els codis IBAN i SWIFT.
Pagaments en divises
Quan s'hagi de fer un pagament amb un taló de divisa, la
documentació que es lliurarà a l'Oficina d'Afers Generals
serà la següent:
- En el cas de professors estrangers:
- En el cas de proveïdors (material divers):
- Full
de petició de divises
- Factura “proforma” amb el corresponent segell SICUB i degudament
signada, que haurà d'indicar el número de V.A.T.
en cas que pertanyin a la Unió Europea.
* Trobareu el segell SICUB a la secretaria del vostre departament.
Tramitació de viatges
En tots els casos, els viatges i estancies que es contractin a càrrec
dels pressupostos de la Universitat de Barcelona hauran de tramitarse
obligatoriament per alguna de les seves agències
homologades.
La persona que gestiona el viatge parla amb alguna de les agències
establertes per concretar les dades del viatge (dia, hora, mitjà
de transport, allotjament, import).
Amb antelació suficient al desplaçament
es lliura l'imprès d'autorització de viatge (indicant
sota el núm. de l'Autorització de viatge, el nom de
l'empresa amb la que contracteu el servei) a l'Oficina d'Afers Generals
per a la seva confirmació a l'agència.
Quan la tramitació del viatge es faci per
altres mitjans, cal aportar la documentació següent
per a la tramitació del pagament:
Imprès d'autorització de viatge a
nom de la persona que realitza el desplaçament. Aquest imprès
l'heu de demanar atès que està numerat i és
autocopiatiu). En el cas de persones amb nacionalitat estrangera:
fotocòpia del passaport. Per a professors espanyols
adjuntar fotocòpia del DNI o NIF (si es tracta de professors
externs a la Universitat que cobrin per primera vegada) i fitxa
d'alta de proveïdor.
Viatge:
- Bitllets originals o factura original
(avió, vaixell, tren). Cal aplicar el canvi, d'acord amb
la taula oficial del Banc d'Espanya publicada al BOE de la setmana
en què es realitzi el viatge, als bitllets abonats amb
moneda estrangera.
- Desplaçament en cotxe. Cal anotar la matrícula
del cotxe en l'Imprès d'autorització de viatge (es
calcula a 0,19€/quilòmetre, BOE 3-12-2005). Segons
les mesures d'optimització de la UB als trajectes coberts
per línia aèria, l'import abonat en concepte de
quilometratge per utilització de vehicle propi més
peatges no podrà ser superior a l'import d'un bitllet d'avió.
Allotjament:
- Factura original de l'hotel. Les tarifes
de l'hotel han de respectar els límits establerts oficialment
al BOE de 3-12-2005 per a dietes a Espanya i a l'estranger.
Només s'abonaran les despeses corresponents a allotjament
i desdejuni, sempre que la suma d'ambdós conceptes no superi
la tarifa del BOE.
Manutenció:
S'ha de calcular segons les tarifes oficials. En
cas de no presentar bitllet tancat caldrà una declaració
de l'interessat on s'expressin els dies i hores d'arribada i sortida.
|
