gestión colección

El iceberg patrimonial: adquirir y gestionar desde un enfoque holístico

Pedro Rueda Ramírez
Membre del Centre de Recerca en Informació, Comunicació i Cultura (CRICC)
Facultat d’Informació i Mitjans Audiovisuals
Universitat de Barcelona (UB)


Weber, Chela Scott; Conway, Martha O’Hara; Martin, Nicholas; Stevens, Gioia; Kamsler, Brigette C. (2021). Total cost of stewardship: responsable collection building in archives and special collections. Dublin, OH: OCLC Research. VI, 19 p. Disponible en: <https://doi.org/10.25333/zbh0-a044>. [Consulta: 03/08/2021].


Este informe plantea un reto importante debatido por los profesionales del patrimonio: cómo integrar el desarrollo de las colecciones y la toma de decisiones en relación con la incorporación de adquisiciones, donaciones, etc. en archivos y bibliotecas patrimoniales. Es un doble reto, cumplir con la política de colección y, a la par, que resulte sostenible en términos de gestión de recursos. La propuesta del grupo de trabajo que ha elaborado el informe incluye un conjunto de herramientas que permiten guiar la toma de decisiones respecto a estas necesidades de gestión. La reflexión del grupo propone la necesidad de ordenar y racionalizar la gestión de las colecciones de forma integral de tal modo que no pueda dudarse de la conveniencia de una adquisición, pero también garantizando que no pone en peligro los recursos del centro. Existe el riesgo de convertir las bibliotecas y archivos en depósitos con centenares de cajas sin tratamiento y, por lo tanto, sin poder ofrecer los documentos a los usuarios. O con materiales que poco (o nada) tienen que ver con las políticas de colección y los criterios de desarrollo de colección. El texto insiste (y es un punto esencial) que no conviene separar operaciones, de tal modo que la idoneidad de una donación tiene que ir a la par con la posibilidad de incorporarla con garantías de gestión, tratamiento y conservación.

Hagamos visible el valor y el impacto de los archivos y las colecciones especiales de las bibliotecas de investigación: una encuesta y cuatro recomendaciones del consorcio RLKU

Núria Jornet
Facultat de Biblioteconomia i Documentació
Universitat de Barcelona


Kamposiori, Christina; Crossley, Sue (2019). Evidencing the impact and value of special collections. London: RLUK. 38 p. Disponible en: <https://www.rluk.ac.uk/wp-content/uploads/2019/03/Evidencing-impact-and-value-of-special-collections.pdf>. Consulta: [29/04/2019].


Evidenciar el valor y el impacto de las colecciones especiales y los archivos que conservan las bibliotecas de investigación de Inglaterra e Irlanda (que forman parte del consorcio RLUK) es el objetivo principal de este informe. Qué vías siguen estos centros para incrementar el valor y el impacto de este tipo de material y cómo capturan y evidencian este impacto son algunas de las cuestiones que han movido a la elaboración del trabajo.

Aunque el núcleo central del informe es la presentación de una encuesta a los miembros del RLUK y la sistematización de unas recomendaciones a modo de reflexiones, el trabajo no se entiende sin tener en cuenta algunos aspectos previos. Para empezar, se parte de una toma de conciencia de la significación de las special collections que custodian las bibliotecas de investigación, como activo cultural con un fuerte potencial de investigación y educativo, y de su impacto positivo para la sociedad en su conjunto (informes del propio RLUK, como el de Cullingford, Peach y Mertens, 2014).1 En segundo lugar, de la necesidad, ya constatada por otras instituciones relacionadas con el patrimonio cultural, de encontrar métodos eficientes para valorar los servicios y actividades que se desarrollan alrededor de este tipo de material, y evidenciar el impacto. El informe no se entiende, finalmente, sin verlo en su propio contexto, esto es, formando parte de la segunda fase del RLUK Special Collections Programme (2017-2018) y en relación con los objetivos estratégicos del RLUK (Reshaping Scholarship, 2018-2021).

¿Construimos colecciones juntos? Viabilidad de la gestión conjunta de monografías en el Reino Unido

Santi Balagué
Jefe del Equipament GEPA
Àrea de Biblioteques, Informació i Documentació - CBUC
Consorci de Serveis Universitaris de Catalunya (CSUC)
Twitter: @clascamoll


Stubbs, Theo (2018). An extension of UKRR into low-use monographs: does appetite exist? [London]: UK Research Reserve. 75 p. Disponible en: 
<https://www.ukrr.ac.uk/resources/fullmonographsreport.pdf>. [Consulta: 12/03/2019].


Ya sea como frase o como metodología, la gestión cooperativa de las colecciones está bien establecida en el léxico bibliotecario. Hay muchos proyectos e iniciativas que han investigado e implementado modelos de cooperación, en nuestro entorno geográficamente más próximo y en el resto del mundo. Dentro del ámbito de la educación superior una de las últimas y más exitosas iniciativas es la UKRR (UK Research Reserve), el proyecto de colaboración entre las bibliotecas universitarias y de investigación británicas y la British Library, que coordina de manera sistemática la gestión de las revistas de investigación impresas de bajo uso. Con el paso de los años, tanto los miembros de la UKRR como otros de la amplia comunidad de la enseñanza superior se fueron planteando la UK Research Reserve como un esquema visible y exitoso para otros tipos de material y, en particular, las monografías. Con todo, hay que tener en cuenta que la UKRR no tenía ni el mandato, ni los recursos ni la capacitad para encargarse de la gestión de las monografías. 

Vale la pena traer a colación un botón, como muestra del establecimiento de las metodologías para la gestión cooperativa de las monografías. A finales de 2017, en este mismo blok reseñábamos el informe Strength feasibility study on monographs, de la consultoría Information Power que planteaba si el modelo de la UKRR se podría utilizar para gestionar los fondos de monografías del Reino Unido, a modo de un UKRR-Monographs. Este nuevo estudio que os presentamos se llevó a cabo, pues, apenas un año después, teniendo en cuenta la conclusión a la que llegaba Information Power, respecto a la importancia del ahorro de espacio en las bibliotecas, y situándolo en un contexto en el que parece que el número de títulos duplicados en el consorcio RLUK (Research Libraries UK) es relativamente bajo. En esta dirección vale la pena leer el estudio hecho en White Rose Libraries (WRL –Universitats de Leeds, Sheffield y York–) en 2017, que concluyó que la duplicación de fondos entre las colecciones de sus bibliotecas era muy inferior a aquello que inicialmente se habría supuesto. 

¿Construimos colecciones juntos (y 2)? Viabilidad de la gestión conjunta de monografías en el Reino Unido

Santi Balagué
Jefe del Equipament GEPA
Àrea de Biblioteques, Informació i Documentació - CBUC
Consorci de Serveis Universitaris de Catalunya (CSUC)


Feasibility study on monographs: final report (2017). [Kirkcudbright]:  Information Power. June. 46 p. Disponible en: http://www.ukrr.ac.uk/resources/NMSG%20Feasibility%20Study%20final%20Jun.... [Consulta: 27/11/2017]


El sector bibliotecario experimenta y desarrolla desde hace años programas de colaboración para conseguir una amplia gama de objetivos: desde maximizar economías de escala y ahorro en la formación del personal, entre muchos otros. Y más concretamente, y como se apuntaba hace unos años en este Blok reseñando el trabajo de OCLC Cloud-sourcing research collections: managing print in the mass-digitized library environment, en el ámbito de las bibliotecas universitarias y de investigación hace tiempo que se exploran las posibilidades de dar respuestas de manera conjunta a los desafíos que supone la gestión de las colecciones impresas, su conservación y la limitación y reconversión de los espacios disponibles en las bibliotecas.

Constituye un buen ejemplo la UKRR (UK Research Reserve), un programa colaborativo coordinado entre las bibliotecas universitarias y de investigación británicas y la British Library, para gestionar de manera eficiente y sostenible a largo plazo la conservación de publicaciones periódicas impresas con bajos niveles de uso. Las grandes colecciones de revistas representan una valiosa fuente de conocimiento, y por tanto las bibliotecas deben proporcionar su acceso a los investigadores para que puedan utilizar su contenido. Sin embargo, los bajos niveles de uso de algunos de estos títulos hace que las colecciones puedan almacenarse off-site, más allá de los preciados espacios de las bibliotecas de campus o centrales, lo que debe permitir liberar espacio para otros usos. Mediante la deduplicación coordinada de títulos de revistas en todo el Reino Unido desde 2007, la UKRR ha procesado más de 104 km de fondos ofrecidos por los miembros participantes y ha facilitado a las bibliotecas la toma de decisiones estratégicas sobre sus colecciones y espacios. También ha contribuido a cambiar aspectos de cultura organizativa dentro y fuera del sector de la educación superior.

¿Construimos colecciones juntos? El análisis de la colección conjunta del RLUK

Santi Balagué
Jefe del Equipamiento GEPA
Àrea de Biblioteques Informació i Documentació
Consorci de Serveis Universitaris de Catalunya (CSUC)


Malpas, Constance; Lavoie, Brian (2016). Strength in Numbers: The Research Libraries UK (RLUK) Collective Collection. Dublin, Ohio: OCLC Research. Disponible en: http://www.oclc.org/content/dam/research/publications/2016/oclcresearch-.... [Consulta: 02/10/2016]


Hace cinco años, en este mismo Blok reseñando otro trabajo de OCLC (Cloud-sourcing Research Collections: Managing Print in the Mass-digitized Library Environment), asumíamos que la gestión de la colección no ha sido uno de los temas de más impacto dentro de nuestro entorno. Aun así, en el ámbito de las bibliotecas universitarias y de investigación hace tiempo que se están explorando las posibilidades de dar respuestas de manera cooperativa a las necesidades que suponen la gestión de los fondos y su conservación/preservación a largo plazo. Con este marco, se han desarrollado diferentes estudios, siendo el informe Understanding the Collective Collection: Towards a System-wide Perspective on Library Print collections reseñado por Ángel Borrego en el Blok de BiD una muy buena recopilación sobre los principales trabajos hasta el 2013, por lo menos aquellos de origen anglosajón.

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