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Estrategias para ofrecer servicios editoriales sostenibles desde las bibliotecas universitarias

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José-Antonio Gómez-Hernández y Tomás Saorín Pérez
Facultad de Comunicación y Documentación
Universidad de Murcia
 

Mullins, James L.; Murray-Rust, Catherine; Ogburn, Joyce; Crow, Raym; Ivins, October; Mower, Allyson; Newton, Mark P.; Nesdill, Daureen; Speer, Julie; and Watkinson, Charles, "Library Publishing Services: Strategies for Success Research Report Version 1.0" (2011). Libraries Research Publications. Paper 136. http://docs.lib.purdue.edu/lib_research/136

Autor: Agustin PolancoEste informe presenta las conclusiones de una investigación cualitativa cuyo fin fue formular pautas de sostenibilidad de los proyectos editoriales emprendidos o con participación de bibliotecas universitarias. Se financió con una beca del Institute of Museum and Library Services, principal unidad de apoyo para las ciento veintitrés mil bibliotecas y diecisiete mil museos de Estados Unidos. Y está publicado por SPARC, la Scholarly Publishing and Academic Resources Coalition, que es una asociación internacional de bibliotecas universitarias y de investigación creada para promover cambios en la edición académica, que lleven a ampliar la difusión de la investigación científica y a disminuir los costes que suponen para ellas. Es notable la abundancia de informes que abordan los cambios de modelo en la edición académica, algunos de ellos recientemente reseñados en este mismo blok, La oportunidad – o la necesidad – es bien visible, y es todo un reto encontrar forma de darle respuesta con audacia y profesionalidad. Ahora bien, ¿Están suficientemente maduras las iniciativas para tener un efecto tractor a escala global? La lectura de este informe aporta algunos elementos para un juicio realista.

En la investigación los autores combinaron varios métodos cualitativos: una encuesta a bibliotecarios implicados en procesos editoriales; el estudio de caso de tres proyectos, realizados por las bibliotecas de la Universidad de Purdue, del Georgia Institute of Technology, y de la Universidad de Utah; y unos grupos de discusión con expertos de estos centros, que profundizaron en torno a cinco aspectos clave: la opciones tecnológicas, las políticas y los procesos, la formación necesaria, cómo planificar los programas con modelos de sostenibilidad, y las posibilidades de cooperación intracampus.

La necesidad y el interés del estudio es evidente, porque, más allá de la labor de preservación digital y de la creación de repositorios de la investigación generada en sus Universidades, las bibliotecas están intentando ampliar su papel en los procesos editoriales de sus instituciones, ser un elemento activo de esa compleja ecología de la comunicación académica. El sector editorial académico está sometido a importantes presiones – desde los usuarios académicos y desde sus financiadores – para explorar la publicación digital y construir una propuesta sólida de valor. Las bibliotecas son expertas en está necesidad de adaptación, y sus plantillas tienen una experiencia que ahora pueden exportar. El éxito del open access y los repositorios ha llevado a las bibliotecas a una mayor compenetración con el resto de la comunidad universitaria. En el contexto en el que se realizó el trabajo, los directores de sus respectivos sistemas bibliotecarios -que prologan el Informe- creyeron ver en estos servicios la madurez suficiente y pruebas de su demanda y crecimiento, como para proponer decisiones que los reforzaran: reasignar fondos para potenciarlos, dotarlos de puestos de trabajo, y dar formación a sus profesionales. Y todo ello a pesar del momento de austeridad financiera y crisis. Reafirmar esta apuesta y asegurar el éxito en la labor editorial de sus bibliotecas universitarias serían fines del Informe.

La encuesta a bibliotecarios de universidades -sobre todo de la ARL (Association of Research Libraries) pretendía conocer sus prácticas y deseos en relación con los servicios editoriales, y las respuestas en general muestran una amplia predisposición a labores editoriales relacionadas con la gestión de revistas electrónicas de acceso abierto y congresos online, puestas en marcha con la voluntad de hacer evolucionar las formas de publicar del profesorado. Se habían financiado con presupuestos propios o disponibles temporalmente, pero tenían la aspiración final de consolidarlas con la obtención de recursos por pago de estos servicios, cuotas o derechos de algunos productos, al menos parcialmente. Al comenzarlos, las bibliotecas no habían puesto mucho énfasis en la planificación de la sostenibilidad ni en la evaluación de la eficacia de sus servicios editoriales. Y como en España, las plataformas más usadas habían sido OJS y Dspace. De todo ello se concluían tres necesidades primordiales para gestionar bien un servicio editorial desde una biblioteca universitaria: formación para los aspectos comerciales y sobre las plataformas de publicación digital, y documentos prácticos que ejemplificaran la política y procesos a desarrollar.

Los estudios de caso se centraron en el servicio de edición de revistas digitales con OJS de la biblioteca de Purdue; en la plataforma de publicación de congresos online de la biblioteca de la Georgia Technological University, y en la colección de monografías universitarias publicada en la Universidad de Utah. Son casos que ayudaron a estas bibliotecas a alinearse más con los fines de sus universidades, y fueron hechos en colaboración con las respectivas editoriales de las mismas. Por ejemplo, en la colección de monografías de Utah, la biblioteca aporta a la editorial el alojamiento de contenidos complementarios en línea de las monografías o da apoyo al profesorado para "suplementar" sus contenidos, estén donde estén publicados. Además, exploran posibilidades de publicación de obras de las colecciones especiales de la Biblioteca para ver posibilidades de publicación o distribución en línea gratuita, con asesoramiento de la Editorial.

De estas "buenas prácticas" se dedujeron ya algunos elementos clave para la sostenibilidad. No son especialmente novedosos pero ratifican aspectos básicos de la gestión, como la identificación de los rasgos de cada segmento de grupos o clientes destinatarios, de los que habrá que saber qué valor perciben y en qué medida están dispuestos a pagar por él, qué demandan, y qué canales de comunicación y distribución se pueden usar con cada uno de ellos. Y teniendo en cuenta que los beneficiarios directos no tienen por qué ser los financiadores únicos de los proyectos, por lo que habrá que identificar también esos otros patrocinadores.

Los grupos de discusión formados por personas con experiencia en la implantación de programas editoriales en sus bibliotecas, pretendieron identificar prioridades, retos a enfrentar, y formular recomendaciones. Según se nos cuenta, los talleres reflejaron la tensión entre las demandas de autores y editores a los Servicios de Publicaciones, los deseos de las bibliotecas de evitar reproducir las infraestructuras y costes de edición tradicionales, la demanda en las universidades de mantener a la vez tanto los servicios de siempre junto a los innovadores, la preferencia de las bibliotecas por el impulso del acceso abierto así como por colaborar en el ciclo completo de la comunicación científica (desde la prepublicación hasta la preservación final), y el deseo de experimentar con nuevas formas de comunicación académica. Se habló del interés de dar soluciones colectivas de alojamiento compartido para el caso de revistas y congresos online (OJS y OCS), tanto por ahorro como para concentrar los recursos en la gestión y difusión de contenidos...

Se vio también que conforme crecen los servicios editoriales de las bibliotecas es más necesario sistematizar las políticas del Servicio: sus objetivos estratégicos, presupuestos, destinatarios principales, tipos de servicios a dar o acuerdos formales con los asociados en los procesos editoriales. Se detectó la falta de formación en gestión editorial en las Titulaciones con las que se forman los bibliotecarios, y sobre todo se llamó la atención sobre la necesidad de planificar para la sostenibilidad desde el comienzo, cuestión que se ha solido obviar cuando se han emprendido estos programas editoriales "experimentales". Dado que ahora hay que demostrar continuamente el valor para mantener los presupuestos, hacen falta indicadores que evidencien los beneficios de estos servicios editoriales.

Visto desde España, y en particular desde nuestro conocimiento de Servicios de Publicaciones y Bibliotecas de las universidades, muchas de las afirmaciones del estudio nos son muy familiares. Las nuevas posibilidades de publicación científica digital y las formas de consumo de contenidos ha generado a los Servicios de Publicaciones necesidades de transformación muy rápidas: edición digital, plataformas comerciales de distribución de contenidos, apoyo a los autores en sus proyectos de revistas científicas... Por su parte, las bibliotecas universitarias han asumido como un valor añadido fundamental ir haciendo tareas de edición sobre todo digital, que fueran un apoyo a los investigadores en la generación, difusión y explotación de sus resultados, sobre todo mediante la generación de repositorios digitales. Un paso lógico a dar hubiera sido la integración bajo una misma Unidad a las editoriales y bibliotecas universitarias, a través de una modalidad de "fusión fría" que no eliminara la identidad de cada una de ellas, pues ambas se alimentan mutuamente.

Las editoriales universitarias, aunque en recursos y en personal son mucho menores que las bibliotecas universitarias -y por ello temen que una integración suponga una absorción, una asimilación o una disolución-, siguen siendo necesarias. Tienen la experiencia en la gestión de calidad de la publicación de contenidos (la revisión de pares, la corrección de textos o traducciones) y en la comercialización. Y tienen la "marca", la identidad como editoriales: son percibidas como los editores en un sentido estricto de la palabra por los autores, que acuden a ellas para la publicación de sus contenidos. Las bibliotecas universitarias, por su parte, dominan los sistemas para asegurar la recuperación y visibilidad de las publicaciones digitales, la normalización y aseguran la preservación digital. Además, y especialmente, pueden aportar mucho en el apoyo al ciclo de vida de las publicaciones: la gestión de los contenidos previos o derivados, la localización de citas obtenidas y de su impacto, así como de la aplicación de herramientas de ciencia 2.0 para la utilidad de los resultados en la comunicación científica y la cooperación.

La sostenibilidad de los proyectos de edición, y más en la época que estamos viviendo, requiere esa cooperación bibliotecas-editoriales, con una actitud permeable, respetuosa de los respectivos valores, y que en cada caso aproveche las fortalezas de cada unidad y se alíe incluso con otros servicios implicados, como los Servicios de Innovación Educativa que generan o impulsan publicaciones docentes digitales OCW y los Servicios de Informática.

Del camino recorrido en España, se puede concluir que la implantación de plataformas de gestión de revistas digitales de acceso abierto, llevadas tanto por bibliotecas como por Editoriales, ha sido un éxito y se han consolidado. Han logrado satisfacer una necesidad de los promotores de las revistas -grupos de investigación, departamentos o investigadores concretos-, consistente en asegurar la buena difusión en Internet de sus publicaciones, y simplificar los procesos editoriales conducentes al reconocimiento de la calidad editorial por los evaluadores (FECYT, ANECA, CNAI). Por ello han estado dispuestos a cofinanciar, aprender la herramienta -habitualmente OJS- e integrar su revista en plataformas y repositorios. Un segundo tipo clásico de publicación digital académica, los congresos, sus comunicaciones y ponencias, también van siendo incorporados a la gestión editorial de Servicios de Publicaciones o Bibliotecas bajo OCS. Pero la gestión de congresos, por la complejidad que suele implicar -viajes, alojamientos, inscripciones, publicaciones- a veces se ha hecho de modo externalizado o al margen de los responsables de la publicación impresa o digital en la Universidad, por lo que habría que hacer un mayor esfuerzo conjunto para captar y mantener a los promotores de congresos para que en mayor medida integren los procesos de selección y publicación de contenidos a las bibliotecas y editoriales universitarias, por los mismos beneficios experimentados en el uso de plataformas OJS: visibilidad, reconocimiento, eficiencia en la gestión. En el caso de las tesis doctorales y los proyectos de fin de máster, las bibliotecas han asumido también el servicio de preservación y acceso a las obras, convirtiéndose en sus editores de facto. Y donde entendemos que queda mucho por hacer es en la gestión de monografías digitales -que pueden ser de acceso abierto o de pago por periodos, partes o por colecciones-. Aquí sería bueno quizás dejar el liderazgo a las Editoriales Universitarias y dejar, como en Utah, a las bibliotecas el apoyo al ciclo de vida que se genera en torno de las obras, sus materiales complementarios, etcétera.

El informe apuesta de forma rotunda por "llevar a un nivel superior las alianzas con las editoriales universitarias más allá de meros requerimientos técnicos de plataformas y alojamiento de contenidos, e ir más allá de colaboraciones puntuales". Una llamada a una transformación estructural, que dote de más músculo tecnológico, editorial y capacidad de liderazgo.