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Las colecciones especiales: la experiencia del Reino Unido e Irlanda

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M. Lourdes Prades Artigas
Cap del CRAI Biblioteca Pavelló de la República
Universitat de Barcelona

Dooley, Jackie M. [et al.] (2013). Survey of Special Collections and Archives in the United Kingdom and Ireland. Dublin, OH: OCLC Research, 2013. <http://www.oclc.org/research/publications/library/2013/2013-01r.html?utm_source=WhatCountsEmail&utm_medium=OCLC%20Abstracts%20Test%20Group%203&utm_campaign=OCLC%20Abstracts>. [Consulta: 2 julio 2013].


Trinity College Library

En 2009, Jackie M. Dooleey1, por encargo de la OCLC, emprende la obra2 pionera de evaluar el estado de las colecciones especiales en los Estados Unidos y Canadá. En el año 2012, adaptando al contexto europeo este informe y junto con la colaboración de la RLUK3 (Research Libraries United Kingdom), elabora Survey of special collections and archives in the United Kigndom and Ireland.

Dentro del Plan Estratégico 2011-2014, The power of knowledge: RLUK Srategic Plan 2011-20144, la RLUK se marca el objetivo de identificar las oportunidades para potenciar al máximo las colecciones especiales para la investigación, la docencia y la comunidad y elabora el informe Promoting unique and distinctive collections5. Se adquiere el compromiso de "demostrar el valor de las colecciones a la Universidad en los momentos difíciles, la necesidad de mejorar el compromiso con la investigación y el aprendizaje dentro del programa académico y cumplir con la responsabilidad social de la biblioteca, tanto dentro de la comunidad universitaria como en la sociedad en general".

A partir de esta propuesta de dar una mayor relevancia a las colecciones especiales, se hacen evidentes algunas constataciones como son: el cuestionamiento continuado sobre cuál es la prioridad que se da a este tipo de material, la necesidad de un reciclaje rápido en cuanto al tratamiento y a la preservación, la no visibilidad en los catálogos en línea o la casi nula gestión en cuanto al material nacido digital.

La RLUK entiende por "colección especial" aquella biblioteca o material de archivo en cualquier formato (manuscritos, fotografías, archivos institucionales, etc) que se caracterice por su valor histórico o monetario, formato físico, singularidad o rareza, y/o un compromiso institucional para la conservación a largo plazo y el acceso. En general se encuentra en una unidad separada con seguridad especializada, y los servicios al usuario y la circulación de los materiales en general es restringida.

Partiendo de esta definición, Survey of special collections se marca los siguientes objetivos:

  • • Desarrollar un perfil de las prácticas más habituales sobre las colecciones especiales en el Reino Unido y en Irlanda.
  • • Utilizar la encuesta de los Estados Unidos y Canadá de 2010 como base.
  • • Preparar recomendaciones sobre las colecciones especiales que permitan un cambio de visión en el Reino Unido y en Irlanda.
  • • Contribuir a crear una base de datos que permitirá a la RLUK tener un mapa real de este tipo de colecciones.

La encuesta se divide en varias secciones en las que se pregunta a los centros que participan sobre la biblioteca en general, las colecciones especiales, la atención al usuario, la catalogación y los metadatos utilizados, el material de archivo, la digitalización, los fondos de origen digital, la dotación de personal y los problemas más complejos que se les presentan.

Los países que participan en el estudio son Inglaterra, Irlanda e Irlanda del Norte, Escocia y Gales, y el total de las bibliotecas con colecciones especiales seleccionadas es de 122, de las cuales responden 82, lo que supone un 67% del global. Por afiliación, el 72% son instituciones públicas, un 20% instituciones privadas y un 3% órganos estatutarios. Por tipo de institución, hay 41 universidades, 9 bibliotecas de investigación independientes, 5 museos, 5 bibliotecas públicas, 5 reales academias, 4 bibliotecas nacionales, 4 sociedades científicas, 4 instituciones eclesiásticas, 2 colegios, 2 conservatorios y 1 jardín botánico nacional.

Una vez procesadas todas las respuestas de la encuesta, se elabora este Survey que presenta un resumen analítico de todos los centros participantes, con un conjunto completo de datos y tablas, y se derivan una serie de conclusiones.

En cuanto a los servicios externos y los usuarios, los encuestados no pueden determinar la tipología de usuario solicitante si bien coinciden en que la consulta de este tipo de material ha aumentado durante la última década. Afirman que las políticas de servicios al usuario han evolucionado en positivo y en la mayoría de centros se permite la utilización de cámaras digitales o bien se hacen reproducciones por encargo. Finalmente señalan que habría que encontrar nuevas vías de difusión de este tipo de material y formar el personal que trabaja en nuevas tareas.

En cuanto a la dotación del personal, se hace patente la necesidad de profesionales cualificados con una formación adecuada para poder cumplir con las necesidades de la institución con respecto al tratamiento y la difusión de este tipo de material. Ha aumentado el número de personal de apoyo pero también hay mucha gente que trabaja en estas secciones que está próxima a la jubilación.

Sobre el estado en el que se encuentran estas colecciones, todos coinciden en que el espacio donde se ubican es insuficiente y poco adaptado y que una gran cantidad está pendiente de revisión, clasificación y catalogación.

El material nacido digital es el gran escollo de todas las bibliotecas con colecciones especiales por tres motivos principales: la falta de infraestructura básica para conservarlo, la falta de financiación y la falta de experiencia en la gestión y la planificación y, la invisibilidad con respecto a la difusión.

En cuanto a la digitalización de estas colecciones, la mayoría de las bibliotecas y archivos encuestados disponen de un protocolo de trabajo y de la infraestructura necesaria para llevarlo a cabo. En algunos casos incluso se han podido elaborar proyectos de digitalización a gran escala y contratar los servicios de empresas externas especializadas.

En cuanto al proceso de este tipo de material, casi todos los centros disponen de instrumentos de descripción, catalogan sus fondos y establecen metadatos, si bien el gran volumen de las colecciones especiales obliga a un nivel mínimo de técnicas identificativas y de inventario, en vez de descripciones precisas. El problema es que muchos de estos recursos no son accesibles en línea y sólo se utilizan para uso interno. La incorporación al catálogo de las colecciones especiales varía en función del tipo de material. Podemos localizar un mayor número de documentación de archivo o de mapas, en detrimento del material audiovisual.

Finalmente, todos constatan la problemática de conservación y preservación que sufre este material. La diversidad de formatos y soportes, las dimensiones, el gasto extraordinario y otras especificidades dificultan una custodia adecuada en cajas y espacios que cumplan las condiciones óptimas que requieren las colecciones especiales.

A partir de los datos de la encuesta, los autores de este informe señalan una serie de recomendaciones que hacen públicas en el Simposio de la Universidad de Aberdeen, el 29 de marzo de 20126.

  1. Dotación de personal. Se hacen necesarias nuevas habilidades y conocimientos por parte de los profesionales y el desarrollo de un plan de formación.
  2. Financiación externa. Se debe establecer un protocolo para formalizar la solicitud de ayudas económicas que permita la digitalización de las colecciones especiales.
  3. Servicios al usuario. Hay que desarrollar un conjunto de herramientas de difusión y establecer un modelo de precios y políticas comunes para todas las bibliotecas.
  4. Material de origen digital. Establecer las bases para la gestión de este material.
  5. Digitalización. Desarrollar una estrategia a nivel nacional para completar la digitalización de este material y potenciar modelos rentables de digitalización a gran escala.
  6. Catalogación. Reconvertir tecnológicamente los catálogos y las herramientas de descripción tradicionales para que puedan ser consultables en red.
  7. Métrica. Definir una metodología de trabajo para poder desarrollar análisis estadísticos.
  8. Desarrollo de la colección. Implementar protocolos de colaboración a nivel local y nacional para ampliar el contenido de estas colecciones.
  9. Catalogación y metadatos. Establecer sinergias y colaborar para compartir experiencias, información y metadatos.
  10. Conservación. Definir las prioridades básicas para la conservación de este tipo de material.
  11. Construir comunidad. El objetivo principal de esta encuesta reside en fundamentar relaciones productivas a través de la diversidad.

El Survey of special collections and archives in the United Kingdom and Ireland proporciona a las instituciones y al personal que trabaja en ellas la inspiración necesaria para empezar a trabajar hacia las bases para la transformación tan necesaria de este tipo de material. Colecciones y archivos especiales juegan un papel clave en el futuro de las bibliotecas de investigación. Este es un desafío significativo para las instituciones que deseen aprovechar este valor y poner a disposición de la comunidad científica el potencial de estos fondos únicos para apoyar la investigación, la enseñanza y la participación comunitaria.

En conjunto, los resultados de la encuesta publicados en este informe establecen las bases para la comparación de las prácticas en los Estados Unidos y Canadá con las del Reino Unido e Irlanda, y pueden ayudar a allanar el camino hacia actividades conjuntas para la construcción de fortalezas y de planificaciones.


1. Reconocida experta internacional en archivos y colecciones especiales. Presidenta de la Society of America Archives desde 2012. Más información: http://www.oclc.org/research/people/dooley.html
2. Jackie M. Doodley, Katherine Luce. Taking our pulse: the OCLC Research survey of special collections and archives. Dublin, Ohio: OCLC Research, 2010.
http://www.oclc.org/content/dam/research/publications/library/2010/2010-11.pdf
3. Research Libraries United Kingdom es un consorcio de 33 de las organizaciones de investigación más grandes del Reino Unido e Irlanda, que incluye las tres bibliotecas nacionales del Reino Unido. Fundada hace más de 25 años, RLUK ha patrocinado directa o indirectamente algunos de los principales recursos gratuitos en línea del Reino Unido en apoyo de la investigación, como Copac o UK Union Catalogue. La misión de RLUK es trabajar con sus miembros y socios, a nivel nacional e internacional, para dar forma y hacer visible la biblioteca de investigación moderna.
4. RLUK. Research Libraries UK. The power of knowledge: Phase 2: RLUK Strategic Plan 2011-2014. London: RLUK, 2011.
http://www.rluk.ac.uk/files/RLUK% 20Strategic% 20Plan-% 202011% 20 -% 202014.pdf
5. Unique and Distinctive Collections: http://www.rluk.ac.uk/content/unique-and-distinctive-collections
6. "OCLC Research and RLUK reporte calls for transformation of Special Collections in UK and Ireland". RLUK Members 'Meeting and AGM, Aberdeen, 29-30 marzo, 2012.
http://www.rluk.ac.uk/content/rluk-members-meeting-and-agm-aberdeen-29-30-march-2012