Hagamos visible el valor y el impacto de los archivos y las colecciones especiales de las bibliotecas de investigación: una encuesta y cuatro recomendaciones del consorcio RLKU

Versión para impresiónVersión para impresión

Núria Jornet
Facultat de Biblioteconomia i Documentació
Universitat de Barcelona


Kamposiori, Christina; Crossley, Sue (2019). Evidencing the impact and value of special collections. London: RLUK. 38 p. Disponible en: <https://www.rluk.ac.uk/wp-content/uploads/2019/03/Evidencing-impact-and-value-of-special-collections.pdf>. Consulta: [29/04/2019].


Evidenciar el valor y el impacto de las colecciones especiales y los archivos que conservan las bibliotecas de investigación de Inglaterra e Irlanda (que forman parte del consorcio RLUK) es el objetivo principal de este informe. Qué vías siguen estos centros para incrementar el valor y el impacto de este tipo de material y cómo capturan y evidencian este impacto son algunas de las cuestiones que han movido a la elaboración del trabajo.

Aunque el núcleo central del informe es la presentación de una encuesta a los miembros del RLUK y la sistematización de unas recomendaciones a modo de reflexiones, el trabajo no se entiende sin tener en cuenta algunos aspectos previos. Para empezar, se parte de una toma de conciencia de la significación de las special collections que custodian las bibliotecas de investigación, como activo cultural con un fuerte potencial de investigación y educativo, y de su impacto positivo para la sociedad en su conjunto (informes del propio RLUK, como el de Cullingford, Peach and Mertens, 2014).1 En segundo lugar, de la necesidad, ya constatada por otras instituciones relacionadas con el patrimonio cultural, de encontrar métodos eficientes para valorar los servicios y actividades que se desarrollan alrededor de este tipo de material, y evidenciar el impacto. El informe no se entiende, finalmente, sin verlo en su propio contexto, esto es, formando parte de la segunda fase del RLUK Special Collections Programme (2017-2018) y en relación con los objetivos estratégicos del RLUK (Reshaping Scholarship, 2018-2021).

El informe parte, pues, de una realidad profesional en que las bibliotecas de investigación han desarrollado servicios y actividades para poner en valor este tipo de material, los archivos y las special collections, pero hay que avanzar ahora mostrando la evidencia y la evaluación de su impacto. 

La encuesta fue enviada al RLUK Special Collections Leadership Network (SCLN) y fue contestada por una parte representativa: 16 miembros, todos bibliotecas universitarias. Las preguntas giraban alrededor de: el tipo de special collections y de usuarios o grupos de audiencia; las estrategias de impacto que se utilizan, incluyendo las definiciones de impacto que se han utilizado; los tipos de servicios y actividades desarrolladas para incrementar el impacto de las colecciones; las iniciativas de éxito, explicando los beneficios que se han derivado; y los métodos que se han utilizado para capturar y medir el impacto de las colecciones.  

Sin entrar en detalle en los resultados de la encuesta, que pueden leerse en el informe, destacamos las cuatro recomendaciones que se derivan y que ayudarán en la fase siguiente del RLUK Special Collections Programme:

  • Recomendación 1. Trabajar en el potencial de las special collections en la investigación, la docencia y el «public engagement», que puede conducir a más reconocimiento y beneficios para las bibliotecas de investigación, mayor interés tanto a nivel nacional como internacional, y en el incremento de alianzas y colaboraciones. Se recomienda, en esta perspectiva, seguir abriendo las colecciones, y aumentar el acceso a material no catalogado y mejorar el acceso y descubrimiento de las colecciones digitales; potenciar el valor de las colecciones dentro y fuera de la institución, desarrollando las relaciones con los miembros sénior de la universidad, así como la participación activa de los profesionales de la biblioteca en proyectos de investigación.    
     
  • Recomendación 2. Normalmente, las bibliotecas universitarias se adaptan a los criterios de impacto que siguen sus instituciones. En el caso de las universidades británicas, los REF criteria que, no obstante, no siempre sirven bien a los objetivos estratégicos de las bibliotecas, y en algunos casos se muestran poco eficaces a la hora de revelar el potencial de sus special collections. Se recomienda, por lo tanto, desarrollar un lenguaje común para describir el valor y el significado de las colecciones que asegure también los métodos que se utilizan para capturar el impacto. Como han contestado algunos encuestados, algunas ideas pueden provenir del sector más amplio del patrimonio cultural (cultural heritage institutions), como los museos, que utilizan términos como «engagement» o tienen en cuenta también las contribuciones de la biblioteca fuera de la universidad, buscando los beneficios no solo académicos sino también sociales y cívicos. 
     
  • Recomendación 3. Los participantes en la encuesta establecen, en estas acciones relacionadas con las special collections, una mayor relación y colaboración tanto con otras bibliotecas como con los stakeholders y con la audiencia. Por tanto, sus responsabilidades superan el rol tradicional, y el conjunto de habilidades del profesional ha crecido más allá de la gestión de la colección, incluyendo ahora la docencia, la investigación y las actividades de public engagement. Se recomienda trabajar en las habilidades de colaboración y comunicación para relacionarse con esta diversidad de interlocutores; y en las habilidades digitales para trabajar en proyectos digitales, para capturar y comunicar su impacto. 
     
  • Recomendación 4. El informe muestra que a las bibliotecas universitarias les resulta relativamente más fácil mostrar el uso de sus special collections a nivel interno; pero tienen a menudo más dificultades cuando se trata de proyectos externos, y a la hora de medir a largo plazo el impacto de los servicios y el uso de sus recursos digitales. Se constata una falta de metodologías para capturar diferentes evidencias, como los outputs de investigación. Se recomienda, por lo tanto, encontrar una respuesta colectiva para crear estándares que midan el valor y el impacto. La reciente colaboración entre el RLUK, el TNA (The National Archives) y el Jisc (organización británica dedicada a ofrecer soluciones digitales en la educación y la investigación), para estandarizar las referencias, es un vía a continuar, y será un importante paso para comprender mejor el impacto que las special collections tienen en la investigación académica y más allá.

Un aspecto no menor, que el informe resuelve en un apartado de definiciones, es el alcance de los dos términos clave del trabajo: special collections e impacto. En el primer caso, es intercambiable con el término «special collections and archives» y adopta la definición ya establecida en un informe previo del RLUK de 2014 alrededor del concepto «Unique and Distinctive Collection» (UDC’s). Queda para el lector la curiosidad e interés por conocer más cerca los 26 casos (stories) que ya se presentaron dentro de la primera fase del RLUK Special Programme (SCP), que demuestran el potencial de las special collections en la investigación, docencia y el public engament, y la pericia de las bibliotecas universitarias que hay detrás. Se trata de casos concretos, clasificados en tres ámbitos (Places and Spaces; People and Projectes; Collection-based research outputs), ejemplo de buenas prácticas, que tendrán en el futuro una página específica desde la web del RLUK. Así como las 14 iniciativas de éxito (enlaces al apéndice del informe) que se destacan en la encuesta.

En cualquier caso, deberemos estar muy atentos a cómo evoluciona este trabajo del RLUK y los informes que se deriven en las fases subsiguientes de su Special Collections Programme.


1 Cullingford, Alison; Peach, Caroline (ed.); Mertens, Mike (ed.) [2014]. Unique and distinctive collections: opportunities for research libraries. RLUK. 51 p.