A mesura que ha estat presentada a les diferents unitats, l'aplicació Comanda-web ha vist créixer espontàniament el nombre d'usuaris, majoritàriament entre el personal administratiu dels departaments, administracions i altres unitats, però també entre el personal tècnic i els professors que intervenen en els processos de compres, en coordinació amb el personal administratiu.

Més de 30 comandes, procedents de les diferents unitats, són gestionades ja diàriament des de l'aplicació. Administracions i centres com ara Filologia, Farmàcia, Dret, Econòmiques, Física i Química, Medicina, Bellvitge, Biologia... es compten entre els principals usuaris de l'aplicació, com també els departaments de Física Fonamental, Farmacologia i Química Terapèutica, Bioquímica i Biologia Molecular (Farmàcia), Estructura i Constituents de la matèria, Química Orgànica o les unitats d'Obres i Manteniment, Esports, Àrea de Tecnologies, CRAI, etc.

La raó principal de l'èxit és molt clara: fer les comandes amb aquesta aplicació és molt més fàcil, ràpid i senzill, sense menysprear altres valors afegits com ara les funcionalitats associades i el fet de tractar-se d'una aplicació corporativa, impulsada per la Unitat de Compres i realitzada pel Centre d'informàtica, al qual correspon el seu manteniment tècnic, actualització i millores. Entre d'altres desenvolupaments hi ha previst aprofundir la comunicació de Comanda-web amb el SICUB i connectar-la amb el Catàleg de Compres UB, altre aplicació també corporativa. En el futur de la Comanda-web s'entreveuen immenses possibilitats com ara la conciliació (semi)automàtica de les comandes amb les factures electròniques, la recepció i integració de comandes realitzades - si convé- contra d'altres sistemes de compres, etc.

Però el fet d'ésser una aplicació corporativa va més enllà d'aquestes consideracions: amb aquesta comanda normalitzada, la UB es presenta davant els proveïdors amb una imatge consistent que els transmet, d'una banda, confiança i d'altra, notícia del poder de compra de la UB, aspectes ambdós molt importants en una organització tant descentralitzada com ara la nostra. Per aquests motius, cal que les Unitats que encara no fan servir l'aplicació s'hi afegeixin, de manera que la UB es pugui presentar davant tots els seus proveïdors amb una imatge única i inequívoca.

A més -i sense esperar al futur- Comanda-web reuneix ja en aquests moments un bon grapat de funcionalitats destinades no tant sols a facilitar les tasques als qui intervenim en els processos de compres sinó també - i el que és tant important- obtenir economies en l'aprovisionament de bens i serveis per a la UB: per exemple, des del botó "Demanar pressupostos" i amb quatre clics del vostre ratolí podreu disposar, el mateix dia, de les millors ofertes dels diferents proveïdors de què disposa la UB per a cada tipus de subministrament.

Altres funcionalitats, de les quals us podeu fer una idea visitant des d'aquí l'Ajuda del programa són:

• Pàgines grogues: Quins proveïdors hi ha a la UB d'un producte o servei determinat
• Pàgines blanques: Directori electrònic per a trobar les dades de contacte d'un proveïdor determinat.
• Consultar i gestionar: Base de dades a la qual es desen les comandes realitzades i les pendents d' aprovació. Des d'aquí, les comandes poden ser re-ordenades per diferents criteris, re-utilitzades per a fer comandes recurrents, anul·lades, etc.

Comanda-web compta amb un sistema de permisos pel qual determinats usuaris poden realitzar el procés complet d'emissió de comandes mentre d'altres són autoritzats a fer propostes de comanda, que són completades i emeses pels primers. Aquest flux permet establir un procés àgil i eficient de comunicació de les necessitats d'aprovisionament entre els professors i el personal tècnic i de laboratori i el personal administratiu, o entre diferents rols del propi personal administratiu i gestor.

Complementàriament a aquesta aplicació -i tot i no estar-hi encara connectat- el Catàleg de Compres UB és una eina senzilla, ràpida i molt visual, basada en el model del "carret de la compra" per Internet, molt útil a l'hora de realitzar les millors compres però únicament dels productes homologats com ara material d'escriptori, consumibles d'informàtica, paper, impremta i productes amb marca UB. Al fil de la recent homologació de material d'oficina, el Catàleg ha estat revitalitzat, augmentant la varietat de productes i millorant al mateix temps la seva agrupació per tal de facilitar la visualització i la cerca dels més convenients

Tant el Catàleg de Compres UB com ara Comanda-web són accessibles des de l'Espai Personal, encara que per utilitzar aquesta última s'han d'activar els permisos corresponents davant les administracions dels departaments, centres o unitats respectives.

La Unitat de Compres està a la vostra disposició per donar-vos el suport i la informació respecte a les característiques i funcionament d'ambdues aplicacions.

Enllaços relacionats

• Compres UB