Les Bases d’execució del pressupost estableixen que «la comanda oficial de la Universitat de Barcelona és la realitzada mitjançant l’aplicació Comanda Web, i també la generada pel Catàleg de Compres. Ambdues aplicacions corporatives emeten comandes normalitzades, amb sengles numeracions correlatives úniques i amb garantia d’identificació del comprador davant el proveïdor».

Les comandes derivades de les aplicacions Comanda Web i Catàleg de Compres disposen dels elements de seguretat suficients perquè no sigui necessària fer-ne l’emissió en paper ni la recollida de signatures consegüent, ja que les generen des de la intranet de la UB els membres que hi tenen accés i s’envien directament als proveïdors en format PDF. Els proveïdors valoren aquestes característiques, ja que els proporcionen seguretat i facilitat en les relacions comercials amb la UB.

A més, l’aplicació Comanda Web disposa d’un sistema que es pot configurar segons els tipus i fluxos d’autorització. Tot i així, les comandes també es poden imprimir, abans i/o després de fer-ne la tramesa, per lliurar-les per fax o altres mitjans als proveïdors que encara no disposen de correu electrònic.

D’acord amb la unitat de Compres, les raons per les quals algunes unitats i departaments  encara continuen utilitzant procediments i formularis diversos no normalitzats, cal situar-les en les inèrcies —normals fins a un cert moment— i la resistència al canvi tecnològic, de vegades revestides amb l’argument que alguns trets —no essencials— del procediment o del model propi no estan recollits en l’aplicació corporativa. Una altra raó podria ser la complexitat d’incorporar en una aplicació corporativa un nombre prou alt de membres de la UB, i de condició tan diversa, com ara personal administratiu, tècnics, professors, investigadors, doctorands, becaris, etc., amb l’únic denominador comú de realitzar comandes i de tenir accés a l’Espai Personal.

Les unitats han de fer l’esforç d’adoptar i integrar aquesta nova eina en el seu funcionament ordinari per aprofitar-ne els avantatges i estalviar, si més no, confusions i dubtes als proveïdors, i alhora oferir-los una imatge institucional única. A aquest efecte, tenen tot el suport de la unitat de Compres (compres@ub.edu).

Enllaços relacionats

• Compres
• Comanda Web