Sense Comanda

Instrucció conjunta de la Gerència i de l’Oficina de Control intern, Riscos i Responsabilitat Social Corporativa, de data 2 de de març de 2015, sobre determinades compres de productes i serveis que no requereixen comanda, sobre la comanda excepcional i sobre el registre i la documentació de les compres a l’aplicatiu SAP.

Aquesta Instrucció té per objecte concretar, desenvolupant-los i sistematitzant-los, els requeriments contemplats a les Bases d’execució del pressupost 2015, la Política de viatges i la Nota de l’Oficina de control de 19 de gener de 2015 relatius a la compra de determinats productes i serveis, contemplant també la correcta documentació i registre de totes les compres i despeses a l’aplicatiu SAP.

 

- INSTRUCCIÓ GERÈNCIA - OCI (document sencer en pdf) - De la A a la Z (llistat resum)

Instrucció (per temes)

 

1. COMPRES I DESPESES QUE NO REQUEREIXEN COMANDA QUAN TENEN UN CARÂCTER PUNTUAL

  • a) Consum de fotocòpies, tant de màquines de lloguer com ara dels serveis de copisteria interns (concessionaris) i externs
  • b) Compres a botigues concessionàries dels centres.
  • c) Serveis de missatgeria.
  • d) Bidons d’aigua pel dispensador.
  • e) Petites compres in situ de quiosc, llibreria, alimentació, farmàcia, drogueria, ferreteria, correu, material elèctric, material electrònic, petits dispositius informàtics i audiovisuals, petit electrodomèstic i d’altres compres anàlogues realitzades a botigues especialitzades o grans magatzems.
  • f) Còpies de claus.
  • g) Aranzels i despeses de duanes.
  • h) Taxes, imposts, cànons, pagaments a universitats i altres ens públics.
  • i) Reactius de màquines dispensadores.
  • j) Entrades a museus, activitats culturals i esportives.
  • k) Tiquets de transport metropolità.
  • l) Publicació i reimpressió d’articles de recerca.
  • m) Inscripció a congressos, reunions, cursos, seminaris.
  • n) Quotes d’associació.
  • o) Subscripcions a publicacions periòdiques.
  • p) Publicació d’anuncis i esqueles.
  • q) Serveis puntuals de professionals: advocat, arquitecte, assessor, intèrpret, traductor prèvia concurrència d’ofertes, si és el cas.

2. COMPRES RECURRENTS: COMANDA OBERTA

“Per a les compres relacionades a l’apart 1, en particular les compreses als punts  a), b), c), d) i e), quan siguin recurrents respecte d’un mateix proveïdor i titular de crèdit, s’ha de realitzar una previsió semestral o anual i emetre una Comanda oberta a favor del proveïdor respectiu pel import de la previsió.

 

S’entén per comanda oberta una comanda menor ordinària (no excepcional),  a la qual,  a més de les dades habituals, s’hi recomana afegir el següent text:

 

Comanda oberta. Import global estimat per successius encàrrecs, del qual només restarà compromés el preu acordat i efectiu d’aquests.

 

S’entén, per la tipologia de despeses expressades a l’apartat  anterior i als següents, que únicament alguna comanda oberta podria arribar a un import superior a 6.000 €; si aquest fos el cas, i si no s’ultrapassen els 18.000 €, s’hauria  de preparar, prèviament a l’emissió de la comanda i d’acord amb les Bases d’execució del pressupost, un expedient administratiu de contracte menor configurat per un informe justificatiu acompanyat de 3 pressupostos d’ofertes relatives al producte o servei.

3. COMPRES QUE NO REQUEREIXEN COMANDA PERÒ SI MOTIVACIÓ DE LA DESPESA MITJANÇANT JUSTIFICACIÓ O DOCUMENTACIÓ, SEGONS LA SEVA NATURALESA

A efectes d’aquest document, per justificació  s’entén la possibilitat de motivar la despesa a SAP,  bé mitjançant l’annexió d’un document o bé amb la redacció d'un hipertext explicatiu, opcionalment, mentre per documentació s’entén exclusivament annexar a SAP un document o un informe ad hoc.

 

  • Restaurants. Requereix informe normalitzat
  • Flors i obsequis. Requereixen informe indicant els destinataris dels obsequis o atencions i les circumstàncies pels quals s'obsequia en nom de la UB, si no consten a la factura o no són deduibles de la naturalesa de la despesa.
  • Hotels i/o transports aeris i terrestres. Requereixen documentació  acreditativa de l’autorització per no utilitzar l’agència de viatges o de l’excepció corresponent  contemplada a la Política de viatges
  • Taxis i despeses d’aparcament. Requereixen justificació quan no es tramiten associats a una Autorització de Viatge.
  • Compres per Internet. Requereixen justificació

4. COMANDES EXCEPCIONALS

A efectes d’aquest document, per justificació  s’entén la possibilitat de motivar la despesa a SAP,  bé mitjançant l’annexió d’un document o bé amb la redacció d'un hipertext explicatiu, opcionalment, mentre per documentació s’entén exclusivament annexar a SAP un document o un informe ad hoc.

 

Per a les compres realitzades mitjançant comanda excepcional, s’ha de justificar l’excepcionalitat a l’ADO corresponent, referenciant també el número de comanda.

 

S’exceptuen d’aquest requeriment de justificació de l’excepcionalitat les compres generades per comandes excepcionals emeses el primer trimestre de l’any justificables pel procés de reincorporació de romanents, calent, però, referenciar també el número de comanda a la descripció del manament de pagament (camp “text”)  o amb un hipertext.

 

Procediment per a les reserves de viatje mitjançant comanda excepcional

5. PAGAMENTS A PERSONES FÍSIQUES EXTERNES PER IMPARTIR PUNTUALMENT LLIÇONS I CONFERÈNCIES

Per requeriments específics de la Llei de contractes, la realització d’activitats docents i la impartició puntual de conferències, cursos o seminaris per part de personal extern requereix un nomenament o designació expressa realitzats per òrgan de contractació competent i el pagament es substancia mitjançant l’emissió d’una factura si l’interessat és autònom o en altre cas amb un “Faig constar” emès pel organitzador, amb les retencions i IVA corresponents.

Dins el sistema SAP, recordeu que el procediment és el següent:

 

6. REGISTRE I DOCUMENTACIÓ A SAP DE LES DESPESES

En registrar les compres a SAP s’ha d’indicar als camps de descripció la naturalesa del producte o servei i, si s’escau, altres indicacions o referències. No són correctes les descripcions que únicament inclouen referències genèriques (“Reunió amb Generalitat” en lloc de “Taxi Reunió amb Generalitat”; “Despeses representació” o “Despeses Antoni Pérez” o “Petita despesa” en lloc de “Restaurant”, “Dinar amb Antoni Perez”, o “Tiquets metro”, per exemple) o les que remeten a altres documents o a d’altres referències sense indicar què s’ha comprat ( “Segons pressupost XXX”, “Ajut Vicerectorat”, etc.).

 

A més de les factures i tiquets s’han d’annexar a SAP tots els documents que es requereixen per a justificar o documentar les compres, segons la seva tipologia, com ara els informes o justificacions a què es refereixen els apartats anteriors d’aquesta instrucció, els albarans o documents de recepció  conformats i qualsevol altre document, obligatori o no, que sigui imprescindible per documentar la naturalesa, la motivació de la compra, si es requereix,  i la seva efectiva recepció.

 

Pel que fa als viatges, l’element bàsic de documentació que s’ha d’annexar a SAP és la sol·licitud de viatge  (SV) en les seves dues variants, SV-AG i SV-UB,  on s’han d’omplir tots els camps que siguin aplicables i sempre el  motiu o esdeveniment. Quan es tracti d’una excepció autoritzada o contemplada a la Política de viatges, s’hi ha de fer constar la documentació i justificació pertinents. Junt amb el document SV s’han d’annexar els tiquets de taxis i transports públics corresponents als desplaçaments relacionats.

7. PAGAMENTS A PAS O PDI DE LA UB D'UNA DESPESA REALITZADA EN NOM DE LA UB (ENDÓS)

Per tal d’autoritzar un pagament a un PAS o PDI d’una despesa realitzada en nom de la UB caldrà necessàriament en tots els casos que la factura de suport estigui emesa a nom de la UB.

 

Així mateix el PAS o PDI al qual s’hagi de fer el pagament haurà d’acreditar la realització del mateix per part seva.

8. MODIFICACIONS, ACTUALITZACIONS I SUGGERIMENTS

Aquesta instrucció serà actualitzada mitjançant aquesta pàgina amb les novetats, canvis i aportacions que es produeixin.

 

Les persones interessades podeu fer qualsevol comentari o suggeriment mitjançant el correu de Compres.

  • Universitat de Barcelona - Compres UB
  • Telèfon: 934 037 074
  • Contacte