Aprovar / activar un viatge

Des del correu electrònic

 

Les persones que Amadeus anomena Aprovadors són, en el nostre cas, gestors amb accés a SAP que ultimen el viatge dins l’eina, activant la reserva un cop han gestionat l’autorització.

 

Quan un viatger o un organitzador han determinat el pla de viatge amb l’eina, l’aprovador corresponent rep un correu electrònic identificable pel text Se necesita aprobación para: Xyz (nom del viatger). El correu inclou un enllaç o un arxiu adjunt, “notification.html

 

aprovar1

 

que, en punxar-lo, s’executa obrint una pantalla amb totes les dades de la reserva:

 

aprovar2

 

Aquesta pantalla conté totes les dades necessàries per a registrar la despesa al sistema SAP i la seva captura substitueix, com a annex, el document SV/AG.

 

Al peu d’aquest document  l’aprovador pot triar, a més de l’opció d’activar el viatge -Aprobar este viaje-, les de rebutjar-lo, si és el cas, indicant-ne el motiu a la casella de text o, si no li correspon tramitar aquest viatge, per exemple quan l’aplicació amb què es finança no és gestionada pel Departament sinó per l’Oficina de recerca o viceversa, reassignar-lo traslladant-lo a un altre aprovador a triar entre els que trobarà en el desplegable Volver a asignar para su aprobación a

 

Per aprovar (activar) el viatge, s’ha de tramitar prèviament l’autorització al sistema SAP. Un cop obtinguda aquesta,  cal consignar a la casella de text el número de document AV assignat pel SAP, seleccionar l’opció Aprobar este viaje i fer Continuar.

 

Amb aquesta darrera acció:

 

  • - l’agència podrà visualitzar la reserva i emetre el bitllet o bo corresponent.
  • - aprovador i viatger rebran sengles correus amb el missatge Reserva confirmada.
  • - l’aprovador obtindrà també una pantalla de confirmació.

 

Aprovació directa a l’eina

 

Alternativament, els aprovadors, accedint directament a l’eina, disposen de 2 mètodes per a consignar el número d’AV i activar els viatges autoritzats:

 

- A la pàgina Inicio apartat Viajes en los que se solicita mi aprobación 

 

aprovar3

 

- A la pàgina o pestanya Revisar

 

aprovar4

 

En ambdós casos, els viatges pendents d’activar apareixen amb un enllaç que ens guiarà a la pantalla d’aprovació corresponent.

 

Reassignar  l’aprovació

 

Si hem rebut un viatge que no ens correspon activar, podem reassignar-lo seleccionant, entre els usuaris d’Amadeus, el nom de la persona que l’ha de tramitar.

 

Desviar l’aprovació (Ausente de la oficina)


Quan preveieu absentar-vos del lloc de treball durant un lapse de temps que pugui ocasionar perjudicis als viatgers, heu de desviar les notificacions d’aprovació a la persona que tingueu designada per a aquests casos.


Aquesta acció es realitza al sub-menú Personal  de la pestanya  Perfil

 

aprovar6

 

Després de marcar la casella Ausente de la oficina se’ns oferirà la possibilitat de seleccionar el que l’eina anomena, amb una dolenta traducció, un “aprobador de delegados” (“designated approver”),  al qual li seran desviades les sol·licituds.
Recordeu desmarcar la casella quan us reincorporeu a la feina.

 

  • Universitat de Barcelona - Compres UB
  • Telèfon: 934 037 074
  • Contacte