Controlar i compartir els viatges
Seguir l’estat d’una reserva
Mentre estem realitzant una reserva, el carret de la compra (Resumen del viaje) ens informa de les “compres” que s’hi acumulen.
Un “fil d’Ariadna” ens informa a sota del menú de la fase del procés de reserva en què ens trobem.
En alguna d’aquestes fases també trobarem un Mini itinerario, un panell a l’esquerra de la pantalla amb els detalls de la reserva.
Un cop enviat el viatge a aprovació podem fer-ne el seguiment des de la pestanya Revisar del menú principal.
El sistema ens informa sobre l’estat del viatge, en aquest cas de dos viatges que tenim pendents d’aprovació.
Quan el viatge sigui aprovat (o rebutjat) el sistema ens enviarà un e-mail informatiu, tot indicant-nos l’aprovador el motiu en cas de rebuig (inconsistència de dades, manca de crèdit al pressupost, etc).
En qualsevol moment els viatges planificats, realitzats o rebuts es poden visualitzar mitjançant la pestanya Revisar > Viajes Planificados – pasados- recibidos (un a triar) > Opcions > Visualitzar i també es poden ordenar per qualsevol de les columnes.
A més, existeix la possibilitat, des de la finestra Búsqueda directa, de recuperar les reserves efectuades introduint la clau del localitzador.
En revisar els viatges pendents per qualsevol motiu l’eina comprova automàticament si la tarifa ha canviat i ho notifica a l’usuari. El mateix succeeix quan l’aprovador revisa un viatge pendent d’activació.
Des de la pestanya Revisar es poden realitzar també les següents accions
A la pestanya Revisió podem veure tots els viatges que haguem reservat. Aquesta opció pot ser útil per a recordar el nom d’un hotel al qual desitgem tornar, obtenir dades sobre les despeses, etc.
Modificació i cancel·lació d’ un viatge
Per modificar un viatge cal visualitzar-lo, si no ho està, i clicar a Modificar
- Per modificar un tracte, a la pantalla que ens apareixerà
seleccionarem el trajecte, farem Continuar i ens apareixerà l’oferta de vols, de la qual seleccionarem un altre el qual agregarem al pla de viatge.
- Si el que volem és afegir un trajecte ho farem des de l’enllaç Agregar segmento, al peu d’aquesta mateixa pantalla
- - Per cancel·lar un viatge cal visualitzar-lo i clicar a Eliminar Viaje
- - Visualitzant primer el viatge que ens interessi entre els planificats, passats o rebuts i clicant el botó Repetir
Quan cancel·lem un viatge, aquest desapareix de Revisar >Viajes planificados i s’envia un correu de cancel·lació a l’adreça inclosa en el perfil.
Quan es modifica la reserva, s’emet també un correu amb la modificació.
Les reserves només es poden modificar o cancel·lar des de l’eina d’autoreserva si l’agència no ha emès encara el bitllet corresponent.
Els viatges web (low cost) no es poden cancel·lar i la seva modificació comporta de vegades costs significatius
Viatges favorits: repetir un viatge
Quan hom viatja amb freqüència als mateixos destins es poden repetir viatges (“Viatges favorits”), utilitzant com a plantilla altres viatges als quals només cal canviar les dates; la plantilla pot ser un viatge anterior propi o un altre enviat per altre viatger, que s’anomena un Viaje Recibido
Independentment del nombre de viatgers del viatge original, un viatger –o el seu organitzador de viatges- pot repetir el viatge per a sí mateix, des de la pantalla corresponent::
A aquest pantalla es pot arribar per dues vies:
- Directament, fent Revisar > Viajes Planificados – pasados- recibidos ( a triar un) > Opcions > Repetir
En el cas que la reserva inclogui un lloguer de cotxe, l’equipament especial d’aquest, si en té, no passa al viatge nou.
Enviar un viatge a altre viatger
Es pot enviar el viatge actual o un altre ja realitzat a un col·lega que assisteix a la mateixa conferencia perquè li resulti més fàcil fer una reserva. Aquest el trobarà a la llista de Viajes recibidos i podrà repetir el viatge directament des de la llista o després de visualitzar-lo.
Per enviar el viatge s’han de seguir els mateixos passos descrits a l’apartat anterior Repetir Viatge però seleccionant l’opció Enviar a un compañero
Aquesta opció ens obrirà un quadre de diàleg de cerca de viatgers i un cop haguem seleccionat un d’ells, li trametrem directament el viatge fent Enviar
Autoreserva
Més informació
-
Àrea de Finances
Compres - Balmes, 18, 2n 2a
- 08007 Barcelona
934 037 074
compres@ub.edu
- Universitat de Barcelona - Compres UB
- Telèfon: 934 037 074
- Contacte