Cóm gestionar els viatges a càrrec de la Universitat de Barcelona pdf pdf pdf

cat. cast. english

(Formulari SV/AG) (Travel Request SV/AG)

 

 

La compra dels viatges corporatius és un procés complex tant pel que fa als interlocutors interns i externs que hi intervenen (viatger, gestor SAP, autoritzador, agència, aerolínies, hotels...) com ara per la pròpia naturalesa del servei (opcions de transport, disponibilitat d'hotels, Política de viatges, canvis en l'agenda, etc. )

 

Les següents indicacions pretenen ser una guia pels viatgers i les persones que els donen suport per tal de facilitar-los la gestió dels viatges que hagin de realitzar a càrrec de qualsevol de les partides del pressupost de la Universitat de Barcelona. 


La gestió de viatges s’articula, pel que fa al viatger, en dues fases: la sol·licitud del pressupost a l'agència i l’acceptació i compra del viatge.

 

 

 

Sol·licitud de pressupost a l'agència

El primer pas pel viatger consisteix en demanar un pressupost a una de les agències de viatges de la UB.

 

Als professors, investigadors i personal de suport de la UB se’ls recomana que, com a alternativa, facin ús de l’eina d’autoreserva de viatges, mitjançant la qual poden reservar hotels, bloquejar per un temps determinats bitllets o, si més no, per estalviar-se el temps de consultar a l'agència les diferents alternatives i obtenir al moment els pressupostos corresponents

 

Per obtenir el pressupost heu de contactar amb l'agència escollida mitjançant el formulari S/P  En la comunicació s’ha de fer constar, com a mínim, les dades següents i tenir presents les consideracions que s’hi indiquen: :

 

GENERALS

Nom i cognoms, tal com apareixen escrits al vostre DNI o passaport (1) (2)
Opcionalment (3) : Núm.DNI/Passaport, data de naixement


Origen i destinació del viatge; dates d’anada i tornada; horaris de viatge preferits (matí, tarda...)

 

Dades de contacte, especialment telèfon(s): si no és el propi viatger qui organitza el viatge, nom i cognoms, e-mail i telèfon de l’organitzador.

 

(1) En el cas que pugui haver el mínim equívoc sobre quines paraules formen el nom i quines el(s) cognoms, indiqueu-lo  expressament, especialment però no única als noms estrangers. Per exemple Nom: Maria Cognoms: Montserrat Colom  o bé Nom (First + Middle Name): Patrick Gareth Cognom (Last Name): Johnson

(2) Nota pel personal de suport: al Directori de la UB nom i cognoms apareixen normalment igual que al DNI i separats per una coma.

(3) Algunes d’aquestes dades són obligatòries per determinats viatges o poden facilitar el bloqueig d’un bitllet; p.ex. els trens europeus requereixen ambdues dades, pels viatges intercontinentals i a Rússia es requereixen totes les dades del passaport o una còpia.

SERVEIS DE TRANSPORT

AERI


Facturació de maleta. Pels viatges de fins a 2 nits s’entendrà que no es necessita facturar maleta, i  sí per estades superiors, a menys que indiqueu el contrari.


Selecció de seient. Informeu d’aquesta opció quan pugui representar un increment del pressupost.

 

TRENS (Alta velocitat i distàncies mitges/llargues)

 

L’agència us oferirà la tarifa més econòmica disponible en classe turista, que no permet canvis ni anul·lacions. Si voleu però disposar de flexibilitat en l’hora d’anar i/o tornar o teniu algun dubte sobre l’efectiva realització del viatge podeu demanar a l’agència la tarifa Master-Empresas, dintre la classe turista.


Les preferències sense cost (finestra, “vagó silenci”...) s’han  d’informar al document SV/AG

ALLOTJAMENT

Tarifa-Dieta Mineco. Indiqueu, en el seu cas, que el viatge és a pagar amb fons del Ministeri d’Economia i Competitivitat. Si no s’informa, s’entendran d’aplicació les tarifes-dieta UB


Esmorzar: s’entén inclòs sempre que l’ofereixi l’hotel dintre la tarifa-dieta corresponent


Indiqueu, si en teniu, preferències d’ubicació, de possibles cadenes o hotels...

DESCOMPTES I ALTRES INFORMACIONS CIRCUMSTANCIALS A FACILITAR A L'AGÈNCIA EN SOL·LICITAR EL PRESSUPOST

-Cupons i acords amb descomptes en allotjament o transport facilitats pels congressos:  Indicar el codi o número de cupó i, en el seu cas, l’adreça web on s’ha d’executar.


-Descompte targeta dorada (Renfe): Indicar el número de targeta


-Descompte per família nombrosa: indicar categoria i número d’acreditació


-Descompte per insularitat (aeri): indicar municipi d’empadronament i núm. DNI

 

Les targetes de fidelització personals : Renfe (Tempo), línies aèries, hotels... es poden informar al document SV/AG si no les té registrades prèviament l’agència

NÚMERO DE PRESSUPOST

En la  resposta a la vostra sol·licitud, l’agencia consignarà a l’apartat anomenat “Tema” o “Assumpte” de l’e-mail un codi alfanumèric de sis dígits  com ara els d’aquest exemple:


0529 * PRES * JV3MJV * VUELOS, TREN & HOTEL CAMBRIDGE * EMILI

 

que haureu de mantenir a totes les comunicacions amb l’agència i consignar també al camp NÚM. PRESSUPOST del document SV/AG

 

Formulari SV/AG: Acceptació i compra del viatge

El pressupost resultat de la interacció del viatger amb l’agència s’ha de plasmar, en el  cas que no s’hagi fet la reserva mitjançant l’eina d’autoreserva, en el document SV/AG. El número de pressupost que el viatger ha de consignar-hi és el nexe d’unió entre la fase anterior i aquesta.


El formulari SV/AG (sol·licitud de viatge a l’agència) és el document en què s’han de reunir i confirmar els principals components i dades del viatge, necessàries perquè, d’una banda, l’agència pugui emetre el bitllet de transport i/o el bo d’hotel d’acord amb les condicions concretades i trametre’ls als interessats, i d’altra, els gestors puguin configurar l’expedient administratiu de despesa.

 

El viatger ha de lliurar aquest document al gestor corresponent després d’omplir els camps que li pertoquen, entre els quals el número de pressupost assignat per l´agència. El gestor, un cop registrada i autoritzada la despesa, enviarà el document a l’agència, la qual emetrà i trametrà als viatgers els bitllets electrònics i els bons d’hotel corresponents.
Al camp “Observacions” s’hi poden consignar o reiterar requeriments o preferències  que no impliquin un augment del cost establert a la SV, com ara el vagó silenci, seient amb finestreta...  També s’hi poden indicar –si l’agència no les té ja registrades-  les targetes personals de fidelització (Tempo de Renfe i les de companyies aèries i/o hotels) i els seus codis (*).
No cal omplir la casella de signatures quan el document es tramet per correu electrònic. En el cas que el formulari s’ompli a mà, tant el text com ara les xifres han de ser clars, inequívocs i perceptibles pels escàners


És convenient que, juntament amb la SV/AG omplerta, es lliuri al gestor el fil dels e-mails intercanviats amb l’agència.

 

(*) En el cas de Vueling, també l’adreça e-mail que consta al compte dels punts.

 

Informació específica per als gestors

Quan trameteu a l’agència la SV, aprofitant, si el teniu a l’abast, el fil dels e-mails previs, heu de consignar-hi al principi de  l’Assumpte o Tema de l’e-mail l’expressió SV per tal que es prioritzi l’emissió del bitllet o bo sobre d’altres tipus de sol·licituds.


Com sabeu, una gran part dels nostres viatgers són ocasionals (no freqüents) i prop de la meitat no pertanyen a la UB. Per tant, tot i que se’ls requereix que omplin la major part dels camps de la SV, haureu de revisar i, en ocasions, contrastar i completar les dades de la SV - amb les del pressupost (entre les quals el número del pressupost); el CEGE, obligatori fins ara, ja no s’hi ha de fer constar

 

El document SV/AG té el valor d’una comanda i preval, en cas d’informació contradictòria, sobre el pressupost, tant pel que fa a l’import com ara a les diferents característiques del servei a contractar.

Rescabalament de despeses. Dietes de manutenció

Un cop realitzat el viatge, si s’han generat despeses- taxis, transport públic, etc - diferents a les tramitades per l’agència, de les quals hom pugui rescabalar-se, s’ha de contactar de nou amb el gestor per lliurar-li el document SV/UB. A partir d’aquest document  el gestor realitzarà també, si s’escau,  el càlcul de les dietes de manutenció.

 

  • Universitat de Barcelona - Compres UB
  • Telèfon: 934 037 074
  • Contacte