Recull d'instruccions, normes i procediments relatius a gestió i realització de viatges

El cos més important de normes i procediments sobre  gestió i realització de viatges és la  Política de viatges de la UB, aprovada l’any 2013; per altra banda, en aquesta web de viatges  http://www.ub.edu/viatges es recull prou informació al respecte.  Finalment, hi ha d’altres instruccions plenament vigents a la web de Gestió econòmica, que aquí es presenten agrupades per tal de facilitar la seva consulta.

 

Cóm gestionar els viatges a càrrec de la Universitat de Barcelona

  • La compra dels viatges corporatius és un procés complex tant pel que fa als interlocutors interns i externs que hi intervenen (viatger, gestor SAP, autoritzador, agència, aerolínies, hotels...) com ara per la pròpia naturalesa del servei (opcions de transport, disponibilitat d'hotels, Política de viatges, canvis en l'agenda, etc. )

     

    Les següents indicacions pretenen ser una guia pels viatgers i les persones que els donen suport per tal de facilitar-los la gestió dels viatges que hagin de realitzar a càrrec de qualsevol de les partides del pressupost de la Universitat de Barcelona. 

     

    La gestió de viatges s’articula, pel que fa al viatger, en dues fases: la sol·licitud del pressupost a l'agència i l'acceptació i compra del viatge.

 

Compra directa de bitllets de transport i reserva d’allotjament amb pagament per avançat per part del viatger amb ulterior rescabalament a càrrec de pressupostos de la UB

  • La Política de viatges de la Universitat de Barcelona va ser aprovada pel Consell de Govern del 13 de desembre de 2013, i ha estat objecte de modificacions els anys 2013 i 2017.

     

    La Universitat de Barcelona disposa d’agències de viatges contractades mitjançant licitació pública, d’acord amb les normes vigents de la Llei de Contractes del Sector Públic.

     

    Atesos els resultats de l’enquesta de satisfacció dels serveis prestats per l’agència de viatges contractada, realitzada el mes de juliol de 2017, que fan palès, entre d’altres, problemes de saturació en determinats períodes d’acumulació d’operacions.

     

    Atès que, en ocasions, mitjançant la gestió directa sense intermediació de l’agència, es poden donar casos de captura d’oportunitats d’estalvi, de disponibilitat d’habitació, etc., mitjançant  una major agilitat en el procediment de reserva.

     

    El Consell de Govern, en la seva reunió de data 5 de desembre de 2017, va acordar que, en el marc de les competències delegades, que el Vicerector d’Economia i el Gerent dictin una instrucció respecte a la possibilitat de compra directa de bitllets de transport i reserva d’allotjament amb pagament per avançat. La Comissió Econòmica del Consell Social, en la seva reunió de data 12 de desembre de 2017, va aprovar la proposta d’Instrucció.

     

    En compliment i desenvolupament d’aquest acord i la proposta d’instrucció, s’ha dictat  el 22 de gener de 2018 la següent Instrucció conjunta del Vicerector d’Economia i del Gerent, sobre compra directa de bitllets de transport i reserva d’allotjament mitjançant pagament avançat per part del viatger amb ulterior rescabalament a càrrec de pressupostos de la UB.

Inscripció a congressos i altres esdeveniments mitjançant l'agència de viatges El Corte Inglés

  • A partir de 2017, la inscripció a congressos es pot tramitar mitjançant l'agència de viatges, la qual es fa càrrec també del pagament, que després factura a la UB com un servei més. Si la inscripció inclou serveis d'allotjament i/o manutenció (dinars, sopars de clausura, etc), l'agència s'en fa càrrec també de la reserva i el pagament avançat, si cal.


    Per a la gestió d’aquest servei, que és voluntari per als usuaris.

     

    El procediment és similar al de sol·licitud dels altres serveis de l'agència: s'ha d'omplir en aquests cas el formulari SV/IC,

Manual de Gestió de factures/abonaments derivats de la compra de Viatges a l'agència Contractada i amb eFactura

Aclariment sobre les factures emeses per les agencies de viatges avançats per Diners Clubs

  • Indicacions de com procedir referent a incidències sobre la gestió de viatges, concretament en la gestió de les factures emeses per les agències de viatges i que tenen el pagament avançat a través de  Diners Club.Aclariment sobre la gestió de viatges

Noves dietes d'allotjament (2017)

Nous conceptes pressupostaris de viatges 2017 (CRA)

  • A causa  l’obligació de la UB d’informar el fitxer anomenat CRA, que mensualment s’ha de lliurar a la Tresoreria General de la Seguridad Social amb un desglossament de dades fixat per aquesta, s’implementen a partir del dia 1 de gener 2017 nous conceptes pressupostaris pels quals, d’una banda, es desagreguen les despeses de viatge dels projectes de recerca i dels Postgraus  en els seus components (allotjament, locomoció i manutenció)  i,  d’altra, es diferencia, a tots els capítols pressupostaris, entre les dietes de manutenció dintre i fora d’Espanya, i si estan associades o no a pernoctació en el lloc de desplaçament.


    Instrucció Gerent 30 novembre 2016

Nota: Instrucció ampliant l'aplicació al personal extern

 

Procediment de dotació d'IVA europeu en projectes de recerca subvencionats

A partir d’ara caldrà presentar el Formulari de sol·licitud d'Iva europeu adjunt, d’acord amb les instruccions que s’acompanyen

 

Formularis SV/AG actualitzat amb CEGE

Com tramitar un viatge al SAP

Quina documentació hem d'annexar al SAP

  • L'element bàsic de documentació que s’ha d’annexar a SAP és la sol·licitud de viatge  (SV) en les seves dues variants, SV-AG i SV-UB,  on s’han d’omplir tots els camps que siguin aplicables i sempre el  motiu o esdeveniment. Quan es tracti d’una excepció autoritzada o contemplada a la Política de viatges, s’hi ha de fer constar la documentació i justificació pertinents. Junt amb el document SV s’han d’annexar els tiquets de taxis i transports públics corresponents als desplaçaments relacionats.Registre i documentació a SAP de les despeses de viatge.
  • Instrucció Gerència-OCI 2015 sobre determinades compres de productes i serveis que no requereixen comanda, sobre la comanda excepcional i sobre el registre i la documentació de les compres a l’aplicatiu SAP.(Punt 6)

Tramitació d'autoritzacions d'excepció

Viatges no gestionats per agència (2016)

Procediment especial compra vols low cost (2016)

Variació de preus per part de l'agència

  • Variació de preus per part de l’agència. Quan existeixi una discrepància de preus entre el document d’autorització de viatge i el  preu efectiu del servei, imputable exclusivament a una variació de preus pròpia  del sector, esdevinguda en el temps transcorregut entre l’emissió del pressupost i l’autorització del servei, i no havent estat a l’abast de l’agència de viatges bloquejar el preu o perllongar-ne el bloqueig,  l’agència  podrà  emetre  el  bitllet  de transport  i/o  el  bo  d’hotel corresponents sense obligació per a l’agència de  realitzar  un  nou pressupost  ni  pel  gestor  de  tramitar  una nova autorització,  sempre  que  la  diferència  de  preu  no  sigui  superior  en  un 10%  al  del  pressupost autoritzat, amb un límit màxim absolut de 30€.  Tot i així, l’agència comunicarà al gestor del viatge la variació de preu perquè aquest pugui  realitzar l’ajust comptable corresponent. (Política de viatges, apartat B.2.6, modificació 2014)

 

Utilització del vehicle particular

  • La utilització de vehicle particular- quan estigui contemplada a la Política de viatges- s’haurà de documentar, pel rescabalament del quilometratge, en una SV amb les dades del vehicle i del trajecte, acompanyades d’algun element acreditatiu com ara tiquets de benzina, d’aparcament o de peatge, factura d’un restaurant o servei en ruta o altres d’anàlegs que evidenciïn l’efectiva utilització del vehicle com a mitjà de locomoció del viatge.Instrucció 1/2016, apartat 5

 

Comanda excepcional (viatges)

Taxis i despeses d'aparcament

Dispensa de l'ús de l'agència de viatges

Excepció forma de justificació de crèdits afectats derivats de grans projectes (segons Bases d'Execució)

  • En relació a aquesta tipologia de despeses [viatges], quan  vagin a càrrec de crèdits afectats derivats de grans projectes, es podrà sol·licitar al gerent l’excepció  de  l’aplicació  de  la  política  de  viatges  mitjançant  memòria  explicativa i  justificativa  de   l’adequació  de  la  forma  de  justificació plantejada  pel  responsable  als  compromisos  derivats   del  mateix.  Aquesta  memòria  explicativa  haurà  de  ser  validada  prèviament  per l’Interventor a l’aprovació del Gerent. Bases d’execució del pressupost 2016, art. 44.4

 

Fons afectats (diferents als del Mineco)

Taxa turística

Fiscalitat dietes i quilometratge

Programa d'acollida professors o investigadors visitants

 

  • Universitat de Barcelona - Compres UB
  • Telèfon: 934 037 074
  • Contacte