Característiques del contracte amb l'agència Atlanta Agencia de Viajes

A partir del dia 1 de febrer de 2019, s'ha incorporat a la UB, Atlanta Agenia de Viatges SA, com a agència de homologada.

Les característiques principals del contracte, derivades de la seva oferta, presentada a l'Acord Marc de la Generalitat de Catalunya, són les següents:

 

Novetats

  1. 0,50 € de càrrec de gestió (fee) en totes les reserves de transport, inclosos els serveis de Renfe.

    .  

  2. 0,50 € de càrrec de gestió (fee) en les reserves dels acompanyants dels viatgers corporatius.

    .  

  3. 0,50 € de càrrec de gestió (fee) en els viatges particulars del PDI/PAS. Les reserves s’han de realitzar exclusivament a l’oficina que ens presta serveis.

  4. Les reserves d'allotjament no comporten cap càrrec de gestió.

    Reversibilitat dels pagaments particulars

    En ocasions, el personal o els visitants de la UB han de pagar ells mateixos l’import del viatge, que probablement –però no necessàriament- els serà rescabalat ulteriorment per la UB. És d’interès pels viatgers i també per la UB que aquests viatges, que altrament es comprarien lliurement, els gestioni també l’agència. D’una banda, aquesta els aplicarà el càrrec de gestió UB i d’altra podran gaudir, en determinades circumstàncies, de l’assegurança de viatge Diners o, com a mínim, els serà més fàcil rescabalar-se de l’import del viatge.


    Un cop pagat el viatge mitjançant targeta de crèdit particular, l’agència lliurarà al viatger una factura emesa a nom de la UB. Si l’interessat però aporta l’autorització de viatge a càrrec de la UB (formularis SV/AG i/o SV/IC) abans de la realització del viatge, l’agència revertirà el procés realitzat, carregant la despesa a la targeta Diners UB i abonant-la a la targeta particular.

     

    D’aquesta manera el viatger estarà cobert per l’assegurança Diners i quedarà normalitzat el procés de gestió del viatge.
    En cas contrari, si el finançament li arriba després de la realització del viatge, disposarà ja d’una factura correcta  per rescabalar-se davant l’administració UB

    .

    Gestió de la inscripció a congressos.

    La inscripció a congressos es pot tramitar mitjançant l'agència de viatges, la qual es fa càrrec també del pagament, que després factura a la UB com un servei més. Si la inscripció inclou serveis d'allotjament i/o manutenció (dinars, sopars de clausura, etc), l'agència s'hi fa càrrec també de la reserva i el pagament avançat, si cal.

     

    Per a la gestió d'aquest servei, que és voluntari pels usuaris, s'aplica un càrrec de 0,50 € per la inscripció i un 0,50% de la quota si es tramita el pagament. Aquests càrrec s'inclouran a la factura del servei.

     

    El procediment és similar al de sol·licitud dels altres serveis de l'agència: s'ha d'omplir en aquests cas el formulari SV/IC i lliurar-lo al gestor departamental, oficina de recerca, etc. amb suficient antelació a la finalització dels diferents terminis i de la realització de l'esdeveniment.

     

    La política de viatges de la UB contempla en el seu apartat D.5 excepcions que amplien amb caràcter general el límite de les dietes d'allojament amb ocasió de l'assistència a congressos; en tramitar però aquest formulari, s'han de conéixer i tenir presents les restriccions específiques (dietes d'allotjament, sopars de gala, visites culturals, etc.) que pugui establir la font de finançament, especialment el Ministeri d'Economia i Competitivitat respecte els projectes de recerca.

    Aquest tipus d'activitat i/o el possible excés sobre l'assignació pressupostàrìa es poden pagar mitjançant tarjeta de crèdit particular a facilitar a l'agència, tot indicant aquesta circumstància a l'apartat d'observacions del formulari.

    Quan s'omplen sobre pantalla d'ordinador, els camps numèrics de l'apartat "Resum de serveis sol·licitats" efectuen els càlculs aritmètics de forma automàtica, tot prement la techa F9 sobre les casella de resultats, sempre que no s'esborrin les fòrmules incorporades al document word.

     

     

    1. Gestió gratuïta de la targeta d’embarcament, a instància del viatger, quan aquest manifesta dificultat en obtenir-la.

     

    1. 3 persones (agents de viatge) dedicades exclusivament a la UB.

      .

    2. Temps de resposta.

      Sol•licituds d’informació o pressupostos de serveis simples com ara de transport o allotjament o combinades de transport més allotjament que no impliquin especial complexitat o dificultat: 6 hores hàbils.


      Sol•licituds de pressupostos de reserves complexes com ara viatges intercontinentals amb escales, reserves de grups o altres de complicades que requereixen especial atenció o dedicació o tràmits especials: 12 hores hàbils.


      Compra o reserva efectives, un cop rebuda l’autorització, de serveis no bloquejats: 2 hores des de la recepció de l’autorització, offline o mitjançant l’autoreserva; els bloquejats prèviament, dintre del mateix dia i sempre dintre del període de bloqueig.


      Si la sol•licitud de serveis o consultes es realitzen per telèfon, les trucades han de ser ateses en un màxim de 15 segons, en un 90% de les ocasions.

     

       

        Hotels

        Gestió i pagament avançat  de la taxa turística dels hotels.


        Davant la sol·licitud d’un hotel concret, si la proposta de l’agència no inclou l’hotel sol·licitat i els altres hotels ofertats no reuneixen condicions adequades a criteri de l’usuari, aquest  pot requerir de l’agència que li reservi  l’hotel sol·licitat, sempre que el seu preu es trobi dintre dels límits de la política de viatges de la UB i tingui disponibilitat; per fer efectiva aquesta opció, l’usuari haurà de documentar davant l’agència el canal de distribució, la disponibilitat i el preu actuals de l’hotel sol·licitat..


        Quan es tracta d’un hotel negociat o ofert per l’organització d’un congrés per facilitar-hi l’assistència, el límit de preu es pot incrementar en la proporció i condicions establertes a l’apartat D.5 de la política de viatges

        .

         

       

      1. Gestió per part de l’agència davant l’asseguradora, en nom de la UB, d’incidències cobertes per l’assegurança Diners.

        .  

      2. Disponibilitat gratuïta per a la UB de l’eina de localització de viatger en cas d’emergències Tripcare.

       

      1. Facturació electrònica dels serveis de l’agència, servei a servei, que comporta dos avantatges importants: la disponibilitat de la factura pels gestors en un termini molt curt, que els ha de facilitar la detecció i correcció d’errades i desajustos i la no imputació de l’IVA dels hotels (10%) i del transport dintre d’Espanya als projectes de recerca, amb la consegüent ampliació del límit de la dieta d’allojtament, de 65,97 a 72,57 €
         

     

     

     

     

    Unitat de compres
    26 de gener de 2019

     

     

  • Universitat de Barcelona - Compres UB
  • Telèfon: 934 037 074
  • Contacte