A partir del segle XII hi ha novetats importants que afecten la forma de redactar la documentació generada per particulars i la qualitat de les persones encarregades de dur-la a terme. En els segles altmedievals els documents atorgats per persones privades eren escrits per escrivans de lliure professió, laics o eclesiàstics, que no dotaven de fe pública els contractes que redactaven; pel contrari, els corrents de renovació jurídica sorgits a la Universitat de Bolonya, que comportaren la recuperació del dret romà, van influir en la transformació d’aquests escrivans en notaris públics, dipositaris de la fe pública perquè una autoritat superior els hi havia concedit.

Aquests notaris, al redactar els instruments els dotaven d’aquesta fe pública tot posant el seu signum com a validació dels contractes. Al mateix temps, sota l’empara d'aquest renaixement jurídic, la forma de redactar els documents evoluciona i s'imposa un sistema de registre per a aquesta documentació. Els canvis respecte als documents d'època anterior seran molt evidents a partir d'ara, però, sobretot, destaca la redacció prèvia del negoci jurídic abans de plasmar-lo sobre el pergamí en net –in mundum- i amb tots els requisits legals –in publicam formam confectum-.

El lloc on apareixen per primera vegada aquestes novetats és a la ciutat de Gènova. Allí, fins a mitjan segle xi, els escrivans prenien una breu nota, al dors del pergamí, que contenia les dades principals del contracte (notitia dorsalis), però a partir de mitjan segle XII (1154) inicien la pràctica d’escriure unes notes (imbreviaturæ) en fulls solts de paper. Aquests fulls solts, cap a finals d’aquest mateix segle, es comencen a junta i relligar, donant lloc al naixement dels registres o protocols notarials.

En l’àmbit hispà, Catalunya va tenir un paper important en l’assimilació dels nous corrents jurídics itàlics i en l’elaboració i redacció dels primers registres notarials. En són una bona prova els exemplars de Vic (1222 i 1230), Manresa (1222-1225), Alcover (1228) o Ciurana (1229), entre altres. Tots ells, de dates primerenques del segle xiii, responen a les característiques dels llibres notarials dels primers temps, redactats segons la renovació jurídica operada a Bolonya. Es tracta de llibres on es copiava un breu resum del document que s’havia autoritzat; resum que, en el futur, podia servir per elaborar noves còpies.

Aquesta pràctica, però, ben aviat evidencià la seva imperfecció: una còpia elaborada a partir d'aquest resum podia introduir errors, involuntaris o no, respecte al text original. Amb la intenció d'evitar situacions d'aquesta mena, les Cort de Perpinyà de 1351 varen legislar tot obligant els notaris a redactar en un llibre, íntegrament, sense etceterar i en el termini de dos mesos, els contractes que havien autoritzat. Aquesta legislació va donar lloc, en moltes notaries, a l'aparició d'un nou llibre per copiar íntegrament els documents autoritzats, sense que la seva presència signifiqués la desaparició dels antics. S'inicià, així, el que coneixem com sistema de doble registre, format pels manuals i els llibres o capbreus.

Aquest sistema s'amplià al finals del segle xv i principis del xvi amb l'aparició del manual petit o llibre d'aprísies, intent de reunir en un volum les cèdules que fins aleshores es redactaven en troços de paper o pergamí. S'inaugurà, així, el sistema de triple registre. Aquesta pràctica, amb variacions d'una notaria a una altra o d'un lloc a un altre, es va mantenir fins al segle XVIII, moment en què s'instaura el sistema de registre únic.

Per altra part, els notaris, molt aviat, comencen a redactar llibres especials dedicats a tipologies documentals concretes, de manera que del nucli originari del llibre comú comencen a sorgir llibres especials de testaments, de vendes, de capítols matrimonials, d’assegurances marítimes, etc.

Per a redactar els llibres i saber les clàusules que calia afegir en cadascun dels contractes que autoritzaven, els notaris se servien dels formularis i, també, de les obres de l’Ars Dictandi i de les de l’Ars Notariae.

El procés de redacció del document notarial és complex i segueix uns passos molt ben definits. En el sistema de registre únic la mecànica era la següent:

• rogatio: el client, per escrit o oralment, demana al notari que redacti el document

• cèdula: el notari redacta en un full de paper solt o en una tira de pergamí els principals elements del contracte (noms dels contractants, bé transmès, preu ...). Els contractants fermen el document assentint, prèvia lectura per part del notari, al seu contingut.

• minuta: redacció breu del contracte, molt similar a la cèdula, que el notari insereix en el manual.

• original (redacció in mundum) i lliurament als interessat: el notari redacta el document complet, amb totes les clàusules i sense etceteracions, i el lliura als clients.

Aquest procés varia amb el temps, sobretot amb l’aparició de nous llibres o registres intermedis on el document va prenent forma.

En el sistema de doble registre es prenia nota en el manual, breument, dels punts substancials del contracte, donant lloc a la minuta; en el llibre el contracte es copiava íntegrament, a partir de la minuta, amb excepció de les formalitats de la clausura, i amb millor cal·ligrafia, donant lloc a la nota.

En el sistema de triple registre el notari se servia de l'aprisie per prendre una breu nota del contracte davant el client. Posteriorment, aquest resum de l'aprisie o de la cèdula, si la rogatio s'havia pres en un troç de paper o de pergamí, es copiava, amb poques variacions en el manual (minuta) i a continuació es redactava el text íntegre en el llibre (nota).

En època medieval i bona part de la moderna, el document original era el que s’enduia el client a casa. Al segle XVIII s’inverteix aquesta pràctica i és el document que resta a la notaria el que es considerarà original, mentre que el que pren el client és una còpia. Aquesta situació es manté encara actualment.      

Com a resultat de l’activitat escripturària dels notaris sorgeixen les sèries de protocols notarials conservades als arxius. Aquesta nomenclatura unifica les que tradicionalment havien rebut els registres notarials des del mateix moment de la seva aparició, entre les quals les de Liber notularum (Llibre de notes) i Capibrevium notularum (Capbreu de notes) varen ser les més comunes.

Exemples