Caracteres externos e internos de los documentos

Para estudiar cualquier documento escrito es necesario analizar todos los elementos que pueden aportar información. Se trata de prestar atención a los caracteres externos y a los internos de los documentos.

A.- Los caracteres externos son los que configuran la apariencia externa de los documentos, y son los siguientes:

- Materia escriptoria: Los soportes pueden ser duros (piedra, metal, vidrio, marfil, barro...) o blandos (papiro, pergamino y papel).

    Las tintas son el medio a través del cual se fija la información (el texto y su contenido) sobre el soporte. El instrumento por el cual se fija el texto ha sido la pluma de ave, pero también el cálamo, una caña cortada de forma adecuada que permite escribir.

    En el mundo occidental se ha utilizado el pergamino (piel de animal tratada de forma especial) y el papel (inventado en China en el  siglo II d.C. y traído a Europa a través d’al-Andalus y de Italia en el siglo XII).

-Tipos de escritura:La ciencia que estudia la escritura es la Paleografía

Hará falta utilizar todos los medios de esta ciencia para analizar las características de la escritura de los textos que se trabajan. Se observará la forma (a través del ductus, trazado de las letras, peso y módulo de las grafías, enlaces...) pero también la puntuación, la disposición de la escritura y el pautado del texto.

-Signos especiales:

En los documentos pueden haber unos signos que escapan del puro análisis paleográfico y que tienen una función administrativa (referencias y números de registro, anotaciones marginales) o decorativa (orlas, logotipos, membretes...).

Dentro de este grupo destacan las rúbricas que acompañan las firmas y que en épocas como la Edad Media han tenido un significado especial (se denominaban signum)

- Signos de validación:


Sello de Alfonso I,
rey de Cataluña-Aragón

Sello de Jaume II,
rey de Cataluña-Aragón

Sello de papel y cera de Enrique IV, rei de Castilla y Lleón

 

Aunque se pueden considerar signos especiales, su importancia hace que la Diplomática los trate a parte. Incluso hay una ciencia que tiene como objeto de estudio su análisis; es la Sigilografía.

Los sellos sirven para validar y autentificar el contenido de los documentos y tienen varias formas, materias y maneras de aplicarse sobre el soporte del documento. Son de cera o de plomo y cuelgan de una cinta de la parte inferior del pergamino; o son de papel (sello de placa) aplicado sobre el documento mediante una matriz; y también pueden ser de tinta aplicada directamente sobre el papel (papel sellado, habitual a partir del siglo XVII).

- notes en los margenes.


Archivo universitario de Salamanca, en Riesco, A., Introducción a la Paleografía y la Diplomática general, Madrid, 1999

Los documentos reflejan casi siempre actos de tipo administrativo. Éstos quedan indicados en el soporte mediante la incorporación de unas notas que pueden ser resúmenes del contenido del documento, o resoluciones, menciones de documentos anteriores, notas de registro, diligencias, providencias...

Este tipo de notas son muy habituales en los expedientes administrativos que ya se crean en la época moderna, sufren un cambio importante en la época de los Borbones y se transforman radicalmente a mediados del siglo XIX, momento en que cambia el funcionamiento de la Administración del Estado español.

 

 

 

 

B-Los caracteres internos se refieren al contenido de los documentos, a la lengua en que están escritos, al estilo y al léxico, y también al procedimiento jurídico-administrativo de validación que utilizan. Además de éstos se considera fundamental la estructura como se organiza el texto.

-La estructura de los documentos:

Es importante tener en cuenta que, para la redacción de los documentos, siempre se han seguido unas pautas que muchas veces vienen dadas por unos formularios. De esta manera las oficinas que han generado los documentos han tenido una guía para organizar de forma lógica y coherente el contenido de cada uno de los actos jurídicos o administrativos que han querido reflejar en los documentos. La estructura de los documentos forma parte de estos formularios y se compone de tres partes esenciales: Protocolo inicial, parte central y escatocolo o protocolo final.

A la vez, cada una de estas partes pueden tener unos subapartados, pero es necesario tener en cuenta que no siempre los encontraremos en todos los documentos, como tampoco siempre aparecerán en el mismo orden.

Protocolo inicial. Invocación (verbal o simbólica -Crismón-), intitulación (nombre del autor del documento), dirección (nombre del destinatario del documento), saludo (fórmula de cortesía).

Parte central. Preámbulo (sólo en documentos muy solemnes), notificación (advertencia para el destinatario), exposición (motivos por los cuales se hace el documento), dispositivo (objetivo por el cual se expide un documento; es la acción jurídica que incluye el documento y que se identifica con un verbo. Este apartado puede incluir también las características del objeto relacionado con el contrato jurídico); sanción y corroboración (conjunto de fórmulas y cláusulas que sirven para garantizar el contenido jurídico del documento; pueden ser cláusulas preceptivas, derogativas, prohibitivas, reservativas, obligatorias, renunciativas, penales, corroborativas, de emplazamiento o de cumplimiento).

Escatocolo o Protocolo final. Aprecación (saludo protocolario, muy habitual en las cartas misivas); fecha (tópica, es decir, del lugar donde se ha redactado el documento, y cronológica); validación (formalidades que garantizan la autenticidad del documento; son las firmas de los autores del documento, del escribano y de los testigos.