La convocatòria és el document amb què el secretari d’un òrgan col·legiat, per ordre del president, convoca una persona a assistir a una reunió. S’hi ha d’especificar, doncs, el lloc, la data, l’hora i l’ordre del dia. La persona convocada sol ser membre d’aquest òrgan, tot i que també és possible que sigui una persona aliena que hi assisteix puntualment.

D’acord amb l’article 17.2 de la Llei de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya, la convocatòria de la reunió s’ha de fer preferentment per mitjans electrònics, i ha d’anar acompanyada de la documentació necessària per a la deliberació i l’adopció d’acords. A més, s’ha de fer pública en espais oberts (al web, al tauler d’anuncis, etc.) perquè tothom n’estigui informat.

Tot i que, a efecte de publicitat, pot ser necessari disposar de la convocatòria en format clàssic (en un document amb la capçalera normalitzada des del punt de vista gràfic), és habitual trametre-la directament com a missatge de correu electrònic. Per això, convé fer servir adequadament els camps dels clients de correu, d’acord amb l’estructura de la convocatòria.


Marc normatiu

• Articles 15 i 17  
  Llei 26/2010, de 3 d’agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya
  
  
• Articles 17 i 19  
  Llei 40/2015, d’1 d’octubre, de règim jurídic del sector públic
   
  
• Article 80  
  Estatut de la Universitat de Barcelona

Format

• Correu electrònic
  
  
• ISO A4 ( DIN A4)
  210 mm × 297 mm

Exemples

Convé fer servir l’adreça electrònica funcional de l’òrgan col·legiat, o la personal o la genèrica de càrrec del secretari, independentment d’altres càrrecs i vinculacions que pugui tenir.





En cas que la convocatòria es faci en format de DIN A4, es fa constar únicament la marca institucional corresponent.

Com que el correu s’envia a un col·lectiu, els destinataris han de constar en el camp de còpia oculta (CCO). És interessant fer constar el president en el camp de destinataris secundaris (CC), perquè n’estigui informat.




En cas que la convocatòria es faci en format de DIN A4, el nom i cognoms de la persona convocada i el càrrec pel qual assisteix a la reunió es fan constar, en dues línies, a sota de la capçalera. Atès que la convocatòria és un mer document administratiu, s’obvia qualsevol fórmula de tractament protocol·lari o de cortesia.




Si la persona convocada és externa a la institució, s’hi pot incloure l’adreça postal completa.

L’assumpte descriu de manera breu, clara i precisa l’objecte del missatge, a tall de títol, i especifica el nom de l’òrgan col·legiat que es reuneix.




No es recullen en l’assumpte ni el número de la sessió, ni el caràcter (ordinari o extraordinari), ni la data, informacions que ja s’expressen en el cos del correu.




En cas que la convocatòria es faci en format de DIN A4, el títol pot aparèixer abans de la fórmula de convocatòria, en majúscules i negreta, i alineat a l’esquerra (perquè s’adigui amb la disposició de la capçalera).

La convocatòria i l’acta de reunió són dos documents complementaris, amb una estructura inicial compartida: la identificació de la reunió i l’ordre del dia.

La fórmula de convocatòria té una estructura bàsica que ha d’incloure, de manera esquemàtica i en aquest ordre, les dades següents:

• Referència al càrrec de l’emissor.
  
  
• Referència a l’autoritat que ordena la convocatòria.
  
  
• Indicació del caràcter ordinari o extraordinari de la reunió, si és pertinent.
  
  
• Identificació de l’òrgan col·legiat.
  
  
• Data, hora d’inici i lloc de la reunió.

La disposició esquemàtica de part d’aquesta informació afavoreix la claredat i la llegibilitat.



Això no obstant, també és possible presentar les dades en forma discursiva, en un sol paràgraf.



Més enllà del redactat, més o menys esquemàtic, convé fer algunes precisions sobre com es componen determinats elements:

Les reunions les convoca el secretari, per ordre del president, amb l’antelació que correspongui d’acord amb la normativa aplicable.




Quan la convocatòria de reunió es regeix per una disposició especial, diferent de l’habitual, s’ha de fer constar en aquesta fórmula inicial.

Si no s’especifica el caràcter de la reunió, s’entén que és ordinària. En cas que tingui caràcter extraordinari o constitutiu, aquesta indicació és imperativa.

La data s’escriu de manera desenvolupada, amb totes les preposicions necessàries. No es precedeix ni de l’article ni del dia de la setmana corresponent.







L’article previ és necessari, però, en cas de presentar les dades de manera discursiva.

En les indicacions horàries, es recomana seguir el sistema internacional i fer servir els dos punts per separar les hores dels minuts. No s’hi han d’afegir, per tant, ni el mot hores ni el símbol h. No s’escriu cap zero al davant de les hores d’una sola xifra i els minuts sempre s’expressen amb dues xifres, encara que corresponguin a l’hora en punt.






Si es decideix, però, presentar la informació de manera discursiva, en un únic paràgraf, és preferible escriure l’hora amb lletres.

Quant al lloc de la reunió, que s’ha d’indicar amb precisió suficient, convé tenir present que els noms genèrics d’espais (edificis i dependències) s’acostumen a escriure en minúscula.




Si la reunió es convoca en un lloc extern o poc habitual, que pot generar confusió, convé detallar l’adreça exacta perquè tothom hi pugui arribar.



En cas que la informació es presenti de manera discursiva, en un sol paràgraf, cal emprar tots els nexes necessaris.

L’ordre del dia, que ha de figurar obligatòriament en les convocatòries, és la llista numerada dels temes que s’han de tractar en la reunió. Els assumptes que no hi figurin només es poden debatre si hi assisteixen tots els membres i la majoria hi està d’acord.

En qualsevol cas, els temes de l’ordre del dia s’han de redactar de manera breu i concisa, preferiblement en forma substantiva i sense punt final, atès que solen reproduir-se després, a tall de títol, en les actes. A més, s’han d’obviar expressions supèrflues i gratuïtes, com ara si escau o si pertoca.

L’epígraf ordre del dia, que encapçala aquest apartat, es consigna en negreta, majúscula inicial absoluta i alineat a l’esquerra.



Si s’opta per una redacció menys esquemàtica, aquest epígraf queda integrat en el paràgraf de la fórmula de convocatòria.



Excepcionalment, si l’ordre del dia és llarg, es pot presentar com a adjunt.

• En format esquemàtic:
  
  

  Com a secretari, per ordre de la presidenta, us convoco […]. Data: 10 de gener de 2020 Hora: 14:00 Lloc: sala de juntes Us adjunto l’ordre del dia de la convocatòria.

  
  
  
• En format discursiu, en un sol paràgraf:
  
  

  Com a secretari, per ordre de la presidenta, us convoco […], amb l’ordre del dia adjunt.

El nombre i el contingut dels punts és decisió del president, però n’hi ha tres que solen ser fixos: el primer i els dos darrers. Les reunions solen iniciar-se, doncs, amb l’aprovació de l’acta de la reunió anterior i acabar amb un punt d’assumptes de tràmit per tractar qüestions reglamentades d’importància menor i un torn obert de paraules perquè les persones que hi assisteixin puguin intervenir lliurement amb preguntes i comentaris.

Especialment en el primer punt de l’ordre del dia, relatiu a l’aprovació de l’acta de la sessió anterior, no s’han d’afegir expressions retòriques del tipus si escau o si pertoca, atès que l’acta de la reunió anterior sempre s’ha d’aprovar, amb les modificacions que corresponguin.




A més, convé adaptar a la realitat la redacció, de manera que:

• Si l’acta s’envia als assistents després de la reunió, a fi que recordin els temes tractats i els acords presos, cosa que en fa innecessària la lectura en la sessió següent, es recull únicament la indicació aprovació.
  
  

  Aprovació de l’acta de la reunió anterior

  
  

  Lectura i aprovació de l’acta de la reunió anterior

  
  
• Si l’acta no s’envia i se n’ha de llegir l’esborrany perquè els assistents hi donin la conformitat, es recull l’expressió lectura i aprovació.
  
  

  Lectura i aprovació de l’acta de la reunió anterior

  
  

  Aprovació de l’acta de la reunió anterior

En cas que hi hagi un únic punt en l’ordre del dia, s’obvia la numeració.

• En format esquemàtic:
  
  

  Com a secretari, per ordre de la presidenta, us convoco a la reunió extraordinària, de caràcter urgent, de la Junta de la Facultat de Química. Data: 10 de gener de 2020 Hora: 14:00 Lloc: sala de juntes Ordre del dia Punt únic. Aprovació i execució del pressupost

  
  
  
• En format discursiu, en un únic paràgraf:
  
  

  Com a secretari, per ordre de la presidenta, us convoco a la reunió extraordinària, de caràcter urgent, de la Junta de la Facultat de Química, que es farà el 10 de gener de 2020, a les dues de la tarda, a la sala de juntes, amb el punt únic de l’ordre del dia: «Aprovació i execució del pressupost».

En les sessions constitutives d’un òrgan, el primer punt de l’ordre del dia, relatiu a l’aprovació de l’acta de la sessió anterior, no apareix, perquè no hi ha hagut una reunió prèvia, però es respecten els dos darrers: assumptes de tràmit i torn obert de paraules.

Quan es convoca una reunió extraordinària —per tractar temes urgents— no es fa constar mai cap d’aquests punts fixos de l’ordre del dia, però sí els motius que originen la convocatòria.

D’acord amb la normativa, la convocatòria s’ha d’acompanyar de tota la documentació necessària per deliberar i prendre acords. Cal assegurar-se, doncs, que s’adjunten els documents pertinents i especificar en el cos del correu, després de l’ordre del dia, que hi ha fitxers adjunts, perquè no passin desapercebuts.

La datació no és pertinent si la convocatòria es fa per correu electrònic, en què es pren com a data d’emissió la de l’enviament del missatge, que els gestors mostren automàticament. Si la convocatòria es fa en format de DIN A4, el lloc i la data en què es redacta la convocatòria s’ha d’escriure just abans de la signatura.

Els elements que configuren la signatura varien segons el format de sortida.

• Si la convocatòria es fa per correu electrònic, hi consten la identificació nominal (nom i cognoms, sense punt final) i la informació corporativa (altres dades de contacte de l’emissor) pròpia dels clients de correu, en aquest ordre i alineats a l’esquerra.
  
  

  Ramon Pou Seguí --- Facultat de Dret Universitat de Barcelona Diagonal, 684 08034 Barcelona 933 556 000 ub.edu/dret

  
  
  La informació corporativa que consta al peu del correu se sol compondre en un cos de lletra més petit que la resta de text (en general, dos punts menys). Pel que fa al contingut, ha de correspondre’s amb les dades relatives a l’òrgan col·legiat, independentment d’altres càrrecs i vinculacions que pugui tenir el secretari.
  
  

  Vegeu la informació completa sobre la signatura dels correus electrònics.

  
  
  
  
• Si la convocatòria es presenta en format de DIN A4, hi consten la rúbrica del secretari (conjunt personal de traços de qui signa) i la identificació nominal (nom i cognoms, sense punt final), en aquest ordre i alineats a l’esquerra.
  
  

  Ramon Pou Seguí

Atès que la indicació funcional ja s’esmenta en la fórmula de convocatòria (com a secretari), no ha de tornar a aparèixer en el bloc de la signatura.

Al peu del document, just després del nom i cognoms del secretari, habitualment en un cos de lletra més petit que la resta de text (en general, dos punts menys), es pot fer referència a aspectes addicionals que no tenen cabuda en els apartats anteriors, com ara la durada prevista de la reunió, la petició que les persones que no hi puguin assistir justifiquin la seva absència, la indicació d’una segona convocatòria, etc.

Aquestes anotacions opcionals es precedeixen de la paraula nota, escrita amb majúscula inicial absoluta i seguida de punt.



En cas que s’incloguin informacions de diverses menes, s’escriuen totes en un mateix paràgraf, separades per punt i seguit.

Si s’adjunten molts documents, és convenient llistar-los després de la informació addicional, si n’hi ha, ordenats i numerats seguint, en la mesura que sigui possible, l’ordre del dia de la convocatòria. Si els documents són electrònics, després del nom de cada annex, convé especificar entre claudàtors i en lletra rodona el nom del fitxer corresponent, per facilitar-ne la identificació.

L’epígraf annexos, que encapçala aquest apartat, es consigna en rodona, majúscula inicial absoluta i alineat a l’esquerra. Aquest bloc d’informació se sol compondre en un cos de lletra més petit que la resta de text (en general, dos punts menys).

Pel que fa al tractament personal:

• La convocatòria es redacta en primera persona del singular (jo). No hi apareixen mai explícits ni el pronom personal jo, ni cap fórmula de tractament, atès que la convocatòria de reunió no és un document protocol·lari.
  
  

  Per ordre de la presidenta, us convoco […]

  
  

  Per ordre de la presidenta, us convoquem […]

  
  

  Per ordre de la presidenta, jo us convoco […]

  
  
  
• El document s’adreça a un col·lectiu de persones determinades, que reben el tractament de segona personal del plural (vós).
  
  

  Us convoco a la reunió de […]

  
  

  Els convoco a la reunió de […]

  
  

  Et convoco a la reunió de […]

  
  
  

  En cas que no hi pugueu assistir, […]

  
  

  En cas que no hi pugui assistir, […]

  
  

  En cas que no hi puguis assistir, […]

Pel que fa al temps verbal:

• En general, es fa servir el present d’indicatiu, tant per indicar la fórmula de convocatòria com per referir-se a la documentació adjunta.
  
  

  […] us convoco a la reunió […]

  
  

  Us adjunto l’informe de l’estat dels plans d’estudis, corresponent al punt 2 de l’ordre del dia.

  
  
  
• Per indicar la data, l’hora d’inici i el lloc de la reunió, quan s’opta per un estil discursiu, s’usa el futur simple.
  
  

  […], que es farà el 22 de novembre de 2019, a dos quarts de deu del matí, a la sala de juntes de l’edifici Tomàs i Valiente.