Criteris lingüístics, bibliogràfics, d'estil i convencions

1. Dades del sol·licitant

Dades personals de qui signa la sol·licitud:

nom i cognoms
població i data de naixement (dades opcionals)
DNI (i el NIF si es tracta de persones jurídiques o entitats)
domicili (adreça completa, que, si escau, pot incloure la comarca o el país)
telèfon (opcional)
altres dades opcionals (professió, lloc de treball, etc.), segons cada cas.

2. Exposició de motius

En aquest apartat s’exposen les circumstàncies i causes que motiven la sol·licitud de manera sistemàtica i esquemàtica.

Si és necessari, es poden dividir en punts diferents que cal marcar en paràgrafs separats per un doble espai mecanogràfic.

L’exposició de motius s’inicia amb la forma EXPOSO, seguida de dos punts.

La referència a possibles documents annexos es pot fer per mitjà de fórmules com ara: [...], cosa que acredito amb la documentació annexa.

3. Exposició de la sol·licitud

Aquest apartat s’introdueix amb la forma DEMANO (o bé SOL·LICITO), seguida de dos punts.

Tot seguit, en el cas que la frase següent s’iniciï amb una forma de verb conjugada, el paràgraf s’ha de començar amb la conjunció que.

4. Datació

La datació del document es compon de:

població, seguida d’una coma
data (el dia del mes i l’any, en xifres; sense cap punt).

Barcelona, 29 de novembre de 1998
L’Hospitalet de Llobregat, 14 de maig de 1999

La població mai no ha d’anar precedida de la preposició a.

5. Signatura

Signatura de qui formula la sol·licitud. No cal repetir en aquest apartat el nom i els cognoms de qui signa la sol·licitud.

6. Organisme al qual s’adreça

El centre o la unitat orgànica (si l’emissor els coneix) i la institució a la qual s’adreça la sol·licitud, escrits amb majúscules al peu del document:

RECTORAT DE LA UNIVERSITAT DE BARCELONA

Tractament personal

Emissor:

1a persona del singular (jo).

Receptor:

impersonal / 3a persona del singular (ell):
Que se’m permeti [...],
Que aquest Rectorat em concedeixi [...]

2a persona del plural (vós), poc habitual.

Remarques

Els mots instància i sol·licitud són sinònims, però és preferible el segon, ja que és el que s’utilitza sistemàticament a la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques.
La sol·licitud es pot substituir per una petició escrita o per una carta quan la matèria de què es parla no és reglada, és a dir, quan no hi ha cap disposició administrativa, decret o convocatòria pública que estableixin la presentació d’una sol·licitud. En la petició solament cal indicar el nom i els cognoms, el domicili i la signatura de la persona interessada, i concretar el que es demana.
Cal utilitzar l’ofici de caràcter intern quan el procediment administratiu l’inicia un òrgan o una unitat de la mateixa Administració.
La sol·licitud no s’ha d’adreçar a una persona concreta, perquè no és un document nominal. Cal adreçar-la a la institució, la unitat o l’òrgan que l’ha d’atendre o tramitar.
El nom i els cognoms de la persona interessada no han d’anar precedits d’articles personals (en o na). Si no es disposa d’un imprès de sol·licitud, les dades personals es poden redactar en un únic paràgraf que, opcionalment, pot estar precedit per les formes El sotasignat o La sotasignada. Cal evitar la traducció literal de l’expressió castellana provisto de (amb què s’introdueix en número del DNI), i utilitzar les formes amb el o bé que tinc el.

El sotasignat, Gerard Rovira Tena, amb el DNI núm. 35426837-J, [...]

Marta Ponce Duran, que tinc el DNI núm. 38035745-M, [...]
En referir-se a l’emissor, cal substituir les formes verbals de 3a persona per les de 1a persona: exposo, sol·licito.
Els tractaments protocol·laris i les formes servils, com ara suplico, prego, imploro, són impropis d’una sol·licitud. Aquest document, d’altra banda, tampoc no té fórmules de salutació i comiat.

Fraseologia

Apartat 1

... amb domicili a..., CP..., comarca d...,
... amb el DNI..., expedit a..., el dia...
... domiciliat/ada a...
... nascut/da a...
... que estudio...
... que sóc...
... que tinc el DNI núm. ...
... que treballo a..., com a...
... que visc a...
..., pl./c. ..., núm. ..., tel. ...

Apartat 2

... circumstàncies que queden provades amb el document annex.
... cosa que acredito amb la documentació annexa.
... d’acord amb el que estableix...
... i, com que compleixo els requisits...
Que compleixo totes les condicions exigides en la convocatòria.
Que, tenint en compte que...

Apartat 3

... La concessió d...
... Que accepteu aquesta petició d...
... Que em sigui concedit...

Sol·licitud d’absència

Cal adaptar la capçalera i la secció del vistiplau amb les dades que corresponguin.

Sol·licitud per organitzar una activitat