Administració - Oficina d’Afers Generals

Àrea econòmica

Resum per a la gestió econòmica dels cursos de postgrau

Gestió de les despeses:

Cal tenir en compte que la forma de pagament habitual de la Universitat de Barcelona és mitjançant una transferència bancària i que, per aquest motiu, no es poden fer pagaments al comptat. Ara bé, si necessiteu fer front a una despesa específica que no permeti la transferència bancària, per raons degudament justificades, cal que ho sol·liciteu.

Les compres per un import superior a 12.020,24 € s’han de tramitar mitjançant un expedient de contractació. Per aquest motiu, cal que ho consulteu abans de realitzar una despesa superior a aquest import.

Els documents per al tràmit de qualsevol despesa s’han de fer o comunicar immediatament després que aquesta s’hagi produït.

Tenim a la vostra disposició en suport informàtic, a la pàgina de l’Oficina d’Afers Generals del web de la Facultat, els impresos necessaris per si us són d’utilitat.

Tipus de despesa i documentació necessària per procedir al pagament:

• Factures de proveïdors:

— Factura amb el segell SICUB on consti la signatura del responsable del curs, l’aplicació pressupostària i el NIF del proveïdor.

— Fitxa d’alta de proveïdor (model 1) i una fotocòpia de l’alta de l’IAE o model 036 de declaració censal en cas d’exempció de l’IAE (si és el primer cop que aquest proveïdor treballa amb la Universitat).

— En el cas de proveïdors estrangers (material divers): factura proforma amb el corresponent segell del SICUB i degudament signada, que haurà d’indicar el número de VAT en cas que pertanyi a la Unió Europea.

• Pagament a personal de plantilla de la UB:

— Imprès de nòmina per al professorat (model 2) i per al PAS (model 3). Pel que fa al PAS (us recordem que no poden realitzar tasques administratives), les hores que s’abonin per altres conceptes hauran de ser justificades amb un certificat en què s’indiquin els dies i les hores en què s’han efectuat, tenint en compte que les hores s’han de realitzar fora de l’horari laboral i que s’ha de consultar a l’Oficina d’Afers Generals la forma de marcatge.

En ambdós casos, però, podeu comunicar-nos per escrit el nom de les persones, i indicar si són professorat o PAS, l’aplicació pressupostària i la quantitat que cal satisfer per poder confeccionar les nòmines.

• Despeses de representació:

— A les despeses de restauració, a la memòria (model 4) que ha d’acompanyar la factura, s’hi han d’incloure, a més de la justificació, el nom de cadascun dels comensals i la condició en virtut de la qual hi assisteixen. D’acord amb les mesures d’optimització de la UB, en aquest tipus de despesa s’ha de tenir present el caràcter estricte de representació de la institució.

• Pagament a personal extern:

Des de l’Oficina d’Afers Generals s’elaborarà per a cada professor/a que realitzi docència en el postgrau un contracte de consultoria i assistència que es lliurarà a les persones interessades, amb la presentació prèvia, per part dels responsables dels cursos, dels documents següents o de la seva formalització a l’Oficina en el cas de la diligència (faig constar):

— Diligència (faig constar): document pel qual el responsable del curs declara que s’han prestat els serveis contractats i el perceptor emplena i signa l’apartat de pagament per transferència (model 5).

— Declaració jurada de no-incompatibilitat. Aquest document ha d’estar signat per la persona que col·labora amb la Universitat (s’ha de deixar en blanc la data de l’acceptació). (model 6).

Tots els professors dels cursos que treballin per primera vegada amb la Universitat hauran de presentar una fotocòpia del seu DNI o NIE o passaport i la fitxa d’alta de sol·licitud de transferència bancària per a pagaments de la UB (model 1). Si cal fer el pagament per transferència internacional, cal indicar en tots els casos el codi SWIFT. Si la transferència és a un país de la Unió Europea, cal, a més del codi SWIFT, el codi IBAN.

Tramitació de viatges:

Els viatges i les estades que es contractin a càrrec dels pressupostos de la Universitat de Barcelona han de tramitar-se obligatòriament per alguna de les seves agències homologades. Aquestes agències són les següents:

Nom de l’agència	Adreça	Telèfon i fax	Persones de contacte	Adreça electrònica	Horaris
VIAJES EL CORTE INGLÉS, SA	Casp, 56-58 08010 Barcelona	Tel.: 933 161 507 Fax: 934 126 246	Sra. Gemma Camps Sra. Àfrica Torcal Sra. Xènia Rosciano Sra. Pilar Guitart	cseeixample@viajeseci.es	De dilluns a divendres, de 8.30 a 19.30 h Dissabtes (guàrdia telefònica), de 9 a 13 h
VIAJES BARCELÓ, SL	Ronda Sant Antoni, 27 08011 Barcelona	Tel.: 934 234 000 Fax: 934 261 191	Sra. Ana Maria Novo Sra. Gemma Carranza Sra. Sònia Berti Rble. oficina: Sra. Anabel Blanco	bcn-ronda@barceloviajes.com	De dilluns a divendres, de 9 a 14 i de 15 a 19 h Dissabtes, de 10 a 13.30 h
BCD TRAVEL LOGISTICS SPAIN, SL	Pallars, 73 08018 Barcelona	Tel.: 934 857 902 / 903 Fax: 934 857 970	Sr. Xavier Marín Sr. Albert Rubau Sra. Glòria Moreno Sra. Ana Corbatín Sr. Joan Cedó Sr. José García	reserva902@bcdtravel.es	De dilluns a divendres, de 8.30 a 19.30 h

Si es vol fer la gestió prèvia del viatge des del postgrau, cal que se segueixin les indicacions següents:

• La persona que gestiona el viatge parla amb alguna de les agències establertes per concretar les dades del viatge (dia, hora, mitjà de transport, allotjament i import).
• Amb antelació suficient al desplaçament es lliura l’imprès d’autorització de viatge a nom de la persona que realitza el desplaçament (cal indicar, sota el núm. de l’autorització de viatge, el nom de l’empresa amb la qual es contracta el servei) a l’Oficina d’Afers Generals per a l’oportuna confirmació a l’agència.

Heu de demanar aquest imprès, atès que està numerat i és autocopiatiu. En el cas de persones amb nacionalitat estrangera cal adjuntar la fotocòpia del passaport. Per al professorat espanyol: una fotocòpia del DNI o NIF, si es tracta de professors externs a la Universitat que cobrin per primera vegada, i la fitxa d’alta de proveïdor (model 1). Només en el cas que haguessin variat les dades bancàries, cal adjuntar una fotocòpia de la primera pàgina de la llibreta d’estalvis.

En el cas que vulgueu que la gestió es faci des de l’Oficina d’Afers Generals, ens heu d’indicar per escrit totes les dades necessàries per al viatge (dies de sortida i de tornada previstos, interval de les hores per a la reserva de vol, hotel, etc.) com a mínim una setmana abans del dia de sortida previst.

Als bitllets (avió, vaixell o tren) abonats amb moneda estrangera, se’ls aplicarà el canvi d’acord amb la taula oficial del Banc d’Espanya publicada al BOE de la setmana en què es realitzi el viatge. En aquest cas caldrà aportar l’original del bitllet.

En els desplaçaments amb cotxe cal anotar la matrícula en l’imprès d’autorització de viatge (es calcula a 0,19 €/km). Segons les mesures d’optimització de la UB, en els trajectes coberts per línia aèria, l’import abonat en concepte de quilometratge per utilització de vehicle propi més peatges no podrà ser superior a l’import d’un bitllet d’avió.

Pel que fa a l’allotjament, caldrà la factura original de l’hotel. Les tarifes de l’hotel han de respectar els límits establerts oficialment en el BOE de 03-01-2002 per a dietes a Espanya i a l’estranger, modificat pel BOE de 03-12-2005, que actualitza els imports de les dietes en territori nacional i l’import de la indemnització per l’ús d’un vehicle particular.

Manutenció: s’ha de calcular segons les tarifes oficials. En cas que no es presenti un bitllet tancat, caldrà una declaració de la persona interessada en la qual s’expressin els dies i les hores d’arribada i de sortida.

Per a la gestió econòmica podeu posar-vos en contacte amb les persones següents:

Conxita Serrano (34429; cserrano@ub.edu)
Núria Caymari (34429; caymari@ub.edu)
Marta Ollé (21840; molle@ub.edu)

Barcelona, 25 de gener de 2006