TREBALLAR LLISTATS A L’EXCEL
Tots els llistats SICUB poden ser treballats a l’Excel.
El procediment a seguir és el següent:
1) Copiar llistat en el PC
Accedim a Control Llistats del menú del subsistema de despeses, com si volguéssim imprimir un llistat.
Podrem copiar únicament els llistats en estat FINALITZAT o CÒPIA.
Ens col·loquem a sobre del llistat que ens interessa, i premem l’opció F9 RESULTATS, obtenint la següent pantalla:
SICUB ** GESTIÓ DE PETICIONS BATCH ** zmpb22p1 GESTIÓ DE RESULTATS ------------------------------------------------------------------------ Petició: DXD03 | Entorn 900010802*******650011999010119991231 | Usuari : S1080245 Subsistema Data / Hora Exercici Estat | Impres.: REMOTA kyoco00 D DESPESES 01-06 / 13-26 1999 C CÒPIA +--------------------------- Resultat Descripció -E- Tipus -O- Pàg/Lin Imp./Pl./N.Pc -------------------------------------------------------------------------------- - >DILL03L1 OPS. DESPESA DE L´EXERCICI C. C LLISTAT /U H 2 -------------------------------------------------------------------------------- F2 =Cancel·lar F5 =Imprimir-R F6 =Suprimir F13=Copiar Pc. F17=Canviar I. F18=Canviar R. F12=Ajut
El llistat podrà processar-se tipus:
- CAS A: "fitxer". Està preparat per convertir-se a l’excel. No tots els llistats de SICUB es processen com a fitxer.
CAS B: "llistat". També es poden treballar a l’excel, però el procés de depuració serà més llarg.
Utilitzem l’opció F13, Copiar Pc.
Apareix la següent finestra:
Còpia de fitxers al Pc* F5 per confirmar la còpia. * F12 Per cancel.lar la còpia.
Fem F5 per confirmar la còpia. Ens tornarà a la pàgina anterior.
2) Recuperar el fitxer des de Microsoft Excel
Per accedir al fitxer que hem copiat al PC, hem d’entrar en el Microsoft Excel.
Seleccionem l’opció d’obrir arxiu:
On s’ha gravat el llistat?C:/CIUB/ Sicub/ Sicubt/
El fitxer té normalment un nom DILL seguit del número del llistat.Quan l’obrim ens apareix un missatge:
"Archivo de formato no reconocido"
Premem "Aceptar"
S’obre la finestra d’un assistent per importar text. Hi ha 3 passos:
Pas 1:
Tipus d'arxiu:
CAS A: Tipus fitxer: "Delimitado"
CAS B: Tipus llistat: "De ancho fijo"
Origen de l’arxiu: Windows
"Siguiente"
Pas 2:
CAS A: marcar "punt i coma", les columnes quedaran delimitades.
CAS B: Fent un "clic" a sobre del regle, delimitem les columnes
Consells:
Si hi ha una ratlla a sota del títol de la columna, aquesta serà la millor delimitació.
En cas contrari:
Inici de la columna: en el primer camp
Final de la columna: el primer camp del número o text posterior (poden haver números grans o text ampli que no observem a primera vista)
"Siguiente"
Pas 3:
Hem d’indicar el format de les dades de cada columna.
El més útil és el general, ja que converteix els números en números, els texts en texts i les dates en dates.
Si hi ha alguna columna que no necessitem, ens podem situar a sobre i seleccionar l’opció "no importar columna". De totes maneres, sempre es podrà suprimir un cop estem treballant amb l’excel.
"Terminar"
Ens trobem amb un full de l’Excel, el qual haurem de treballar per tal de deixar únicament la informació que ens interessa.
Cal no desanimar-se amb el primer aspecte del full, ja que els llistats no preparats com a fitxer, tots els encapçalaments queden desconfigurats, i per tant, ofereixen una imatge caòtica.
Cal eliminar totes les files que no són purament les dades del llistat, per tal de convertir-lo en una base de dades que es pugui treballar. Aquesta base la podrem ordenar, fer sumatoris, etc, d’acord amb les necessitats d’informació que tinguem en cada moment.
3) Guardar el fitxer
És important, tan aviat com sigui possible, guardar el fitxer d’excel. Ens sortirà una finestra on haurem de:
Seleccionar la unitat i el directori on volem guardar el fitxer
Donar un nom al fitxer
Guardar com a tipus: s’obre la pestanya i se selecciona l’opció Llibre de Microsoft Excel