El compte de correu que ofereix l'Àrea de Tecnologies de la Universitat de Barcelona als usuaris té la capacitat de 100 Mb. Aquest espai s'ha d'administrar correctament posant en marxa una sèrie de tasques de manera habitual. Les tasques que es poden portar a terme per un bon manteniment de l'espai de correu son les següents:

GESTIÓ DEL CORREU AMB WEBMAIL

1.- Lo més bàsic, és repasar la llista de correus de l'inbox i fer una neteja d'aquells mails que no ens interessen tenir al nostre compte.

2.- En l'apartat “carpetes” revisar quines carpetes hi ha i el contingut de cada una, netejant el mails que no interessen mantenir. Moltes vegades se'ns oblida que tenim les carpetes “sentmail”, “trash” i l'acumulació de mails en aquestes pot arribar a ser important.

3.- Revisar regularment la carpeta de quarantena i netejar, encara que aquesta carpeta es neteja sola cada 40 dies si hi ha problemes d'espai es pot fer manualment.

(Link per llegir la notícia sobre el filtre anti-spam: http://www.ub.edu/noticies/cgi/event.pl?id=24035&noticiaub=IUB )

4.- Es poden utilitzar els filtres per organitzar el correu entrant de tal manera que automàticament el correu que entra al nostre compte es distribueixi en carpetes que hem definit. Quant més organitzat tenim el compte de correu més bona administració de l'espai farem. En aquest punt hem de recordar que ara tenim els filtres anti-spam automàtics que l'àrea de tecnologies va posar en marxa, amb lo qual una part del treball està fet.

5.- Utilització de l'opció de buidar paperera : l'usuari ha de tenir present que té aquest botó en el webmail molt útil amb el que farà una neteja ràpida dels mails que un dia va decidir que no li interessaven. Es tenen dos opcions:

a. Que els mails que s'esborrin passin directament a la paperera (carpeta trash)

b. Que els mails que es vulguin eliminar es quedin senyalats com a esborrats a l'inbox sense ser enviats a la paperera (carpeta trash).

Per configurar una d'aquestes opcions s'ha de fer des "d'opcions"; " Esborrar i moure missatges"; desmarcar o marcar la següent opció, " En esborrar missatges, mou-los a la paperera en lloc de senyalar-los com a esborrats"

RECOMANEM LA SEGONA OPCIÓ, perquè d'aquesta manera els usuaris tindràn presents els mails esborrats que no han netejat encara, de l'altre manera es poden quedar oblidats a la carpeta "trash".

6.- S'ha de tenir en compte les tasques de manteniment, fent-les servir en benefici del manteniment de l'espai.

GESTIÓ DEL CORREU AMB UN CLIENT (outlook express, thunderbird, etc...)  

1.- En el cas que l'usuari gestionés el seu correu amb un client, hauría de tenir els mateixos suggeriments que s'han explicat pels usuaris que utilitzen webmail: el manteniment més bàsic es tractar de controlar el correu que ens interessa o no i anar fent neteja continuament. La revisió i neteja de mails s'ha de fer a totes les carpetes creades.

2.- S'ha de comprovar que l'usuari veu totes les carpetes imap que té creadesen el seu compte de correu al servidor (desde webmail es poden consultar). Sovint l'usuari no té correctament configurat el seu client de correu i no veu totes les carpetes imap. Per a persones que no acostumen a consultar el correu amb webmail pot ser un problema quan s'acumulen mails i no té consciència. S'ha de revisar la configuració del nostre client de correu per assegurar que podem veure totes les carpetes imap. (Es pot consultar les ajudes per al correu que es troben a l'espai personal, per la gestió de diferents clients de correu)

3.- Crear carpetes locals en el client de correu i guardar en elles els mails que no ens interessen esborrar. Hi ha usuaris que tenen la necessitat de guardar una quantitat important de mails que no poden esborrar i que al final esgoten la quota del compte de correu. Una solució seria crear carpetes locals en el client de correu i traspassar els mails a aquestes carpetes. D'aquesta manera els mails que interessin romandrien enmagatzemats per consultar sempre que es necessiti i alliberariem espai al compte de correu.