És el moment, per tant, d’especificar el període de l’estada, el nivell d’estudis i les particularitats (pràcticum, treball experimental, etc.) a l’oficina d’intercanvis internacionals del teu centre d’estudis.
Aleshores, les universitats estrangeres acostumen a enviar documentació i instruccions adreçades a l’estudiant seleccionat per a la seva sol·licitud d’acceptació (Application Form).

El fet d’haver estat seleccionat com a participant en un programa de mobilitat internacional no vol dir que automàticament també hagis estat acceptat a la universitat estrangera. Hi ha un principi de mútua confiança entre les universitats quant a la selecció dels participants, però, de fet, cada institució receptora té dret a acceptar o refusar l’estudiant en funció de factors com ara el currículum adequat, el nivell d’idiomes requerit per seguir les classes, una oferta acadèmica adequada a la demanda, etc.

2n pas
Conèixer la universitat estrangera per poder planificar l’estada

Consulta primer l’oficina d’intercanvis internacionals del teu centre d’estudis, perquè poden tenir instruccions específiques, guies acadèmiques o documentació concreta per a tu sobre la teva futura universitat estrangera (tret dels participants en convenis generals de la UB, en els quals és l’Oficina de Mobilitat i Programes Internacionals qui recull aquesta informació i et farà arribar aquesta informació directament a tu).
No totes les universitats estrangeres envien aquesta documentació publicada o tot el que necessitaries; per tant, cal consultar de tant en tant al web de la futura universitat estrangera la informació que inicialment preparen per als futurs estudiants estrangers participants en programes de mobilitat internacional. Compta que cada universitat estrangera té el seu propi procediment d’acceptació, el seu propi termini i també la seva manera de donar informació pràctica i acadèmica al seu futur estudiant (web, material per correu, etc.).
Si vols estalviar-te problemes com ara la manca de papers a l’arribada, la tramesa fora de termini, la pèrdua de l’opció d’allotjament o de cursos d’idiomes, etc., no deixis d’estudiar-te de cap a peus la guia pràctica (o web) adreçada a l’estudiant estranger de la teva futura universitat estrangera. Algunes d’aquestes guies són tan pràctiques, que et diuen fins i tot què et costarà un cafè!
Recomanem, almenys, estudiar detingudament els tres aspectes següents:

1) Serveis que s’ofereixen específicament als estudiants participants en el programa de mobilitat internacional

ALLOTJAMENT
Les universitats participants en els programes de mobilitat internacional tenim el compromís d’ajudar en la mesura de les nostres possibilitats els estudiants estrangers acollits a trobar un allotjament digne. La realitat varia molt en funció de la universitat i del país d’acollida, des de bones residències universitàries en el mateix campus fins només un telèfon de contacte amb empreses privades que et gestionen l’allotjament sense cap garantia per part de la universitat. La informació, la trobaràs sempre dins la guia pràctica de la teva futura universitat estrangera (o al seu web dins l’apartat adreçat a “estudiants en intercanvi” o similars.
Sovint s’ha d’emplenar i enviar un formulari específic (Accommodation Form) per demanar l’allotjament.
  
CURSOS D’IDIOMES 
La majoria de les universitats participants en els programes de mobilitat internacional ofereixen cursos d’idiomes gratuïts o a preus raonables als estudiants estrangers que acullen (generalment abans de l’inici de les classes). Aquests cursos intenten ajudar-te a seguir les classes de l’idioma de docència o a iniciar-te en l’idioma del país d’acollida quan aquest sigui diferent.
Sovint també s’ha d’emplenar i enviar un formulari específic per demanar la inscripció en aquests cursos d’idiomes.

ALTRES
Algunes de les universitats participants en els programes de mobilitat internacional ofereixen, a més, altres serveis adreçats als estudiants estrangers que acullen com, per exemple:

De vegades s’ha d’emplenar i enviar, igualment, un formulari específic per a algun d’aquests serveis.

2) Oferta acadèmica

Hauràs d’estudiar-la a fons per acabar d’establir el teu futur pla d’estudis allà en funció de la teva situació acadèmica (tipus de crèdits pendents, condicions específiques d’equivalència que imposi el teu centre d’estudis, etc.). També és important tenir informació sobre el calendari acadèmic (molt diferent segons el país), en quin semestre/trimestre s’imparteixen les assignatures, requisits per accedir-hi en determinats casos, etc.

3) Documentació  i terminis!!

3r pas
Tràmits amb la universitat estrangera

És molt important fer correctament i dins el termini els tràmits per a l’acceptació específics que et sol·licita la teva futura universitat estrangera. No enviar a temps o degudament emplenada aquesta documentació pot comportar que no siguis acceptat, o que no puguis accedir a cursos de l’idioma, a un bon allotjament o a cursar una determinada assignatura.
   
Una vegada estudiada a consciència la informació de la teva futura universitat estrangera, emplena degudament amb lletra molt clara totes les dades que et demanin en tots els formularis que presentis: sol·licitud d’acceptació (acostuma a anomenar-se Application Form), sol·licitud d’allotjament, si escau, inscripció en un curs d’idioma, si escau, etc.

A la sol·licitud d’acceptació (Application Form) lògicament hauràs d’indicar al més aproximadament possible la relació d’assignatures i el tipus d’estada acadèmica que faràs a la universitat estrangera, així com les dates de l’estada.

Prepara, a més, els documents complementaris que et sol·liciten: fotografies, certificats d’idiomes, portfolio en el cas de Belles Arts, etc. (si tens dubtes, posa’t en contacte amb l’oficina d’intercanvis internacionals del teu centre d’estudis). De vegades hi ha documents que podries considerar ridículs (com ara la partida de naixement traduïda o un certificat mèdic), però pensa que no presentar-los també pot comportar que tinguis problemes: no poder disposar del visat en determinats països o no accedir a una residència universitària en d’altres, per exemple.

4t pas
Certificació de la UB d'haver estat seleccionat en un programa de mobilitat internacional de la UB durant el curs 2008-09

El Document d'Acceptació que pots reimprimir des de la teva Àrea d'Alumne és una acreditació oficial de la teva condició d'estudiant de la UB seleccionat en un programa de mobilitat internacional. Aquest és un document important i convé tenir vàries còpies perquè pots necessitar-les per:

• demanar beques complementàries (l’ajut de l’AGAUR per exemple)
• adjuntar-la a la sol·licitud d’acceptació de la universitat estrangera
• presentar-la a l’arribada a la universitat d’acollida
• obtenir l’assegurança mèdica,
• matricular-te a la UB.
• obtenir visat d’estudis,
• etc.

5è pas
Sol·licitud d’ajuts complementaris

L’Ajut ERASMUS pròpiament, cas de tenir-ne dret és automàtic al haver estat seleccionat, i és proporcional a la durada en mesos de l’estada a la universitat europea d’acollida. L’import d’aquests ajuts depèn de la quantitat establerta per l’Organisme Autònom de Programes Educatius Europeus que gestiona els ajuts de la Comissió Europea a nivell de l’estat espanyol (pendent de resoldre). Orientativament, la quantitat garantida com a ajut mensual ERASMUS per al curs acadèmic 2007-2008 va ser de 130€/mes. Els mesos d’estada són establerts pel centre d’estudis a la UB en funció de les estades, entenent generalment cinc mesos per a estades d’un semestre i deu mesos per a estades que comprenen el curs acadèmic sencer.
Per poder gaudir de l’ajut econòmic del programa ERASMUS, caldrà:      

1. Tenir la nacionalitat —o la residència permanent— d'un país de la Unió Europea, Islàndia, Liechtenstein, Noruega o Turquia com a estats associats.
2. No haver gaudit mai abans de l’ajut ERASMUS de la Comissió Europea

Aportació complementària del Ministeri de Ciència i Innovació (MICINN) per a estudiants ERASMUS amb ajut econòmic. Ordre de bases reguladores
- Una quantitat homogènea de 190€/mes.
- Una quantitat addicional de 420€/mes pels estudiants beneficiaris d'una beca universitària concedida pel Ministeri d'Educació, Política Social i Esport (MEPSYD) durant el curs 2008/09. 

A més, els estudiants ERASMUS (sempre que tinguin dret a ajut econòmic) poden sol·licitar:

6è pas
Tràmits acadèmics a la UB abans de marxar: matrícula a la UB, equivalència acadèmica i contracte d'estudis

MOLT IMPORTANT: abans de marxar a la universitat estrangera, els documents següents s’han de deixar tancats (o haver previst el tràmit de la seva signatura posterior). A més, cal haver fet la matrícula a la UB durant el període i el curs acadèmic en què duus a terme el programa de mobilitat internacional:

EQUIVALÈNCIA ACADÈMICA. Més informació i documents

CONTRACTE D’ESTUDIS (o Learning Agreement). Només adreçat a estudiants ERASMUS amb ajut econòmic. Més informació i documents

MATRÍCULA A LA UB
D’acord amb l’article 24 i següents del capítol III de la Normativa de mobilitat internacional d’estudiants a la UB que regula els intercanvis internacionals dels estudiants de la UB, és  responsabilitat teva  matricular-te convenientment a la UB, durant el període indicat, a la secretaria del teu centre d’estudis, de totes aquelles assignatures recollides en el document d’equivalència acadèmica (i les modificacions posteriors) durant el curs acadèmic en què duus a terme el programa de mobilitat internacional en què participes.

Pensa sempre que qualsevol modificació del teu document d’equivalència acadèmica inicial, especialment si afecta el nombre de crèdits matriculats a la UB, requerirà una gestió amb la secretaria del teu centre d’estudis per adequar la teva matrícula i la posterior equivalència acadèmica.

7è pas
Sol·licitud de cursos d’idiomes abans de l’estada

La nostra Oficina vol insistir en la conveniència de tenir uns coneixements bàsics de la llengua del país d'acollida abans de l'estada a la universitat estrangera per tal d'aprofitar al màxim la teva estada, independentment de la llengua de docència a la universitat estrangera.
Et volem informar de les tres possibilitats següents, compatibles entre si perquè milloris aquests coneixements lingüístics:

1) Cursos a l'Escola d'Idiomes Moderns de la UB (EIM). L’EIM organitza cursos de capacitació perquè els estudiants que participen en un programa de mobilitat internacional completin la seva competència lingüística abans de l’estada a la universitat estrangera d’acollida.

Més informació

2) Cursos intensius d’idioma al país d'acollida abans de l'estada a la universitat europea EILC (amb ajut econòmic de 225€ la Comissió Europea). Només adreçat a estudiants ERASMUS amb ajut econòmic. Aquests cursos són finançats per la Comissió Europea.

Més informació
    Sol·licitud

• Termini cursos d’estiu: TANCAT
• Termini cursos d’hivern: TANCAT
  

3) Cursos d'idiomes a la universitat d'acollida.
Cursos oferts a la mateixa universitat europea d’acollida. La majoria d’universitats europees ofereixen cursos adreçats als estudiants acollits en programes de mobilitat internacional a l’inici de l’estada, però hi ha una enorme varietat quant a nombre d’hores, preus, nivells oferts, etc. en funció de quina sigui la universitat. No deixis de consultar la guia pràctica de la teva futura universitat estrangera (o el web).

8è pas
Altres informacions útils: assegurança mèdica, préstecs bancaris, informació pràctica del país, etc.

ASSISTÈNCIA MÈDICA
A la guia pràctica (o web) que la teva futura universitat estrangera adreça a l’estudiant internacional o, conjuntament amb la documentació rebuda amb l’acceptació (recorda pas 3er i pas 4t), tindràs segurament un apartat amb instruccions sobre aquest aspecte.

S’exigeix que tinguis coberta l’assistència mèdica durant tot el període de la teva estada a la universitat estrangera. En aquest sentit, llegeix detingudament la següent informació: estudiants de la UB que surt a l‘estranger. Per regla general, en el cas de la Unió Europea i països associats, si gaudeixes d’assistència sanitària pública a Espanya, es cobreix mitjançant la Targeta Sanitària Europea, sempre sota les condicions del sistema públic sanitari d’aquell país (pagament anticipat, retorn d’un percentatge només, etc.) i quan es fora d’Europa amb una assegurança privada que estipula cadascuna la cobertura d’acord tres components bàsics: cobertura màxima, llocs d’atenció i sistema de pagament abans o després. En el cas de la Targeta Sanitària Europea es recomana portar a terme el tràmit poc abans de marxar donat que es concedeix per un any, d’aquesta manera cobrirà tot el període de l’estada i no es necessitarà renovar en cas de cursar un curs acadèmic sencer.

No està de més estudiar la possibilitat de concertar també una assegurança d’accidents, especialment si realitzes estudis amb perill d’accidents o pràctiques a laboratoris o si tens  per exemple previst moure’t en bicicleta. En aquest cas, consulta-ho a l’arribada a la universitat d’acollida, perquè ells coneixen quins són els mínims requerits per cobrir i tindran els millors preus.

Recorda: eventualment algunes universitats estrangeres podrien exigir el pagament de petites taxes obligatòries corresponents a assegurances obligatòries per a tots els seus estudiants que no venen cobertes a la UB (per exemple, responsabilitat civil a França).

PRÉSTECS BANCARIS
Si compleixes les condicions establertes en cada préstec, el Ministeri d’Educació i Ciència convoca cada any un programa de préstecs per facilitar als estudiants universitaris espanyols dels últims cursos que s’incorporin al mercat laboral, i l’Agència de Gestió d’Ajuts Universitaris i de Recerca de la Generalitat de Catalunya convoca cada any diferents tipus de préstecs per als estudiants universitaris.  Més informació aquí .
A més, algunes entitats bancàries tenen ofertes de préstecs bancaris amb condicions avantatjoses adreçades a estudiants participants en programes de mobilitat internacional com ara els crèdits MUEVETE de BANCAJA

CARNETS INTERNACIONALS
Hi ha una sèrie de carnets d’estudiant internacional que et permetran obtenir descomptes a l’hora de comprar bitllets d’avió, autobús o tren, entrades a museus, etc., i també per a botigues, cinemes, etc. Més informació.

INFORMACIÓ PRÀCTICA DEL PAÍS D’ACOLLIDA
A part de la informació que rebis de la universitat estrangera d’acollida, també pots informar-te sobre el sistema educatiu, la moneda, l’allotjament, el sistema sanitari, el cost de la vida, el carnet de conduir, etc. al país d’acollida en diferents webs. En el cas dels països de la Unió Europea, destaquem sobretot el web: Viajar por Europa 2008 i també PLOTEUS (webs de la Comissió Europea). També pots consultar les recomanacions del Ministeri d’Afers Estrangers espanyol (selecciona un país); i la “Guía de ciudades” d’UNIVERSIA.
Es recomana, especialment en el cas de mobilitat fora d’Europa, que l’estudiant s’informi abans de la sortida de la necessitat o no de gestionar un visat d’estudiant amb l’Ambaixada o Consolat corresponent. S’aconsella inscriure’s com a "no resident" en el Consolat corresponent. Aquesta inscripció permetrà facilitar la substitució de la documentació si es produís un robatori o pèrdua de passaport o documentació, perquè a l’estar prèviament identificats i constar la documentació que tenies a l’arribada, el Consolat pot documentar-te més fàcilment (sempre haurà de fer-se la denúncia del robatori o pèrdua davant la policia local del país on ets trobis). També convé estudiar la necessitat (o exigència) de vacunar-se abans de sortir si tens previst fer turisme per la regió en determinats casos (especialment Amèrica Llatina i Xina). Més informació.
Es important tenir en compte que la legislació d’altres països pot diferir de la nostra i que es consideri delicte actes que a casa no ho són.

últim pas :
Llista de comprovació

.

Abans de l’estada a la universitat estrangera

• He llegit l’apartat “abans de l’estada a l’estranger” en la seva totalitat.
• He concretat amb l’oficina d’intercanvis internacionals del meu centre d’estudis a la UB el període d’estudis i característiques de la meva estada i la universitat estrangera ha estat informada de la meva selecció.
• He llegit detingudament la documentació que la meva futura universitat estrangera té a disposició dels estudiants internacionals (tant al seu WEB com als documents rebuts) i conec les dates d’inici i final de la meva estada així com tota la resta d’informació que em cal per preparar la meva estada: dates d’inscripció, consells, etc.
• He sol·licitat la meva acceptació a la universitat estrangera d’acord les seves específiques indicacions i terminis (Application Form),
• He sol·licitat accés a altres serveis de la universitat estrangera que m’interessen, cas d’oferir-se, d’acord les seves específiques indicacions i terminis, com ara allotjament (Accommodation Form), cursos d’idioma, sessió de benvinguda, programa Mentor, etc (depèn de cada universitat)
• He consultat a fons l’oferta acadèmica de la meva futura universitat estrangera i concretat amb l’oficina d’intercanvis internacionals del meu centre d’estudis a la UB les assignatures a cursar en la universitat estrangera d’una banda, i els crèdits a matricular a la UB. D’acord amb allò, he formalitzat el DOCUMENT D’EQUIVALÈNCIA ACADÈMICA (o rebut instruccions per formalitzar-lo a la meva arribada) i el LEARNING AGREEMENT (en el cas de ser estudiant ERASMUS amb dret a ajut econòmic)
• He realitzat la meva matrícula a la UB del curs 2008/09 o deixat la documentació i les indicacions cas que algú altre la realitzi si no hi sóc en el moment de fer-se d’acord les instruccions del meu centre d’estudi a la UB.
• He gestionat la meva Tarjeta Sanitaria Europea o contractat una assegurança mèdica privada, segons la meva circumstància personal i el país de destí.
• He consultat la necessitat de concertar altres tipus d’assegurances: accidents, responsabilitat civil, viatge en funció dels requeriments de la meva futura universitat estrangera.
• He estat informat de la possibilitat d’inscriure’m a cursos d’idiomes i sol·licitar ajuts econòmics complementaris tant ofertes per la UB com per entitats diferents.
• He comprovat que els meus documents d’identificació necessaris  (DNI i/o passaport segons el país) estaran vigents durant tot el període de la meva estada a l’estranger i he tramitat el meu visat d’estudiant amb el Consolat corresponent si així es requereix.
• Tinc les dades de contacte a la UB de l’oficina d’intercanvis internacionals del meu centre d’estudi i així com de l’Oficina de Mobilitat i Programes Internacionals de la UB per si necessito consultar alguna cosa i les similars de la meva universitat estrangera (oficina del centre d’estudis, i oficina central).
• He deixat fotocòpies de documents que he de portar-me i que poden ser necessaris per alguna gestió a Barcelona: DNI o passaport, document d’equivalència acadèmica, matrícula a la UB, etc.
• Consulto periòdicament el web adreçat als estudiants participants en programes de mobilitat internacional (curs 2008/09) així com l’adreça de correu electrònic que consta a la meva ÀREA D’ALUMNE. Si vario qualsevol de les dades de la meva plaça (renuncia, canvi de semestre, o variació de més d’un mes de les dates d’inici o de final de l’estada per exemple ho comunicaré mitjançant un missatge electrònic a modificacions.intercanvis@ub.edu o un escrit a l’Oficina d’intercanvis internacionals del meu centre d’estudis

DOCUMENTS ASSOCIATS ALS TRÀMITS DE L'INTERCANVI