Primer de tot, la nostra enhorabona perquè has estat seleccionat per a una plaça d’intercanvi i podràs participar, així, en un programa de mobilitat internacional de la UB durant el curs 2007–08.

En aquesta nova etapa acadèmica, has de saber que l’Oficina de Mobilitat i Programes Internacionals de la UB prepara per a tu tot un seguit  d’informació que considerem que és imprescindible: tràmits que cal fer a la universitat estrangera i a la UB, ajuts econòmics que et concedeix la UB, ajuts complementaris d’altres institucions, cursos d’idiomes, etc.

Hem elaborat aquest material per resoldre la majoria dels teus dubtes com a estudiant participant en un programa de mobilitat internacional de la UB, però sempre estem a la teva disposició per a qualsevol altre dubte que aquí no se’t resolgui. També acceptarem de gust els teus suggeriments per a la millora de futures edicions. 

Has estat seleccionat pel teu centre d’estudi, però encara queden moltes coses per fer:

1r pas
Acceptació de la plaça, renúncia a la plaça o baixa definitiva d’un programa internacional de la UB:
- per a ERASMUS o convenis específics
- per a convenis generals de la UB

ACCEPTACIÓ DE LA PLAÇA                                                                              
Presenta a l’oficina d’intercanvis internacionals del teu centre d’estudis dos exemplars del document d’acceptació, una vegada emplenat amb l’ordinador (o amb lletra molt clara), totes i cadascuna de les caselles, signat i datat. És fonamental que les dades personals no s’hagin de modificar entre la data de presentació de l’acceptació i el 30 de juny de 2009 (adreça postal, adreça electrònica de la UB, etc.), tret de casos excepcionals.

Presenta conjuntament una còpia del DNI o passaport/NIE vigent en el cas que no siguis espanyol i una còpia on s’especifiquin les dades bancàries completes en cas de gaudir d’un ajut econòmic ERASMUS.

Per poder gaudir de l’ajut econòmic del programa ERASMUS, caldrà:      

• Tenir la nacionalitat —o la residència permanent— d'un país de la Unió Europea, Islàndia, Liechtenstein, Noruega o Turquia com a estats associats.

• Ser titular o cotitular del compte bancari, que ha de ser d’una entitat i una oficina ubicades a Espanya.

• No haver gaudit mai abans de l’ajut ERASMUS de la Comissió Europea.

Guarda’t una còpia d’aquest document, perquè hauràs de comunicar-nos qualsevol modificació de les dades que inclou (mitjançant un missatge electrònic a modificacions.intercanvis@ub.edu) si vols garantir que t’arribin futurs complements econòmics, informació útil o documentació acadèmica relacionada amb l’intercanvi, abans, durant i també després de la teva participació en el programa de mobilitat internacional de la UB durant el curs 2007–08 (fins al 30 de juny de 2009).
Termini: abans del 31 de març de 2007 (independentment de la durada o de la data d’inici de la futura estada), tret dels casos de canvi de plaça per selecció en dues places diferents. 

RENÚNCIA A LA PLAÇA
En cas de voler renunciar a una determinada plaça d’intercanvi per acceptar-ne una altra, presenta dos exemplars del document de renúncia a l’oficina d’intercanvis internacionals del teu centre d’estudis, una vegada emplenat amb l’ordinador (o amb lletra molt clara), signat i datat, i no deixis de fer el document d’acceptació de la plaça que t’interessi.

BAIXA DEFINITIVA
En cas de voler donar-te de baixa definitivament del programa internacional durant el curs 2007–08, presenta dos exemplars del document de baixa a l’oficina d’intercanvis internacionals del teu centre d’estudis, una vegada emplenat amb l’ordinador (o amb lletra molt clara). Explica i justifica —si és possible— els motius de la baixa, especialment si té implicacions econòmiques o, per exemple, si vols sol·licitar una plaça el curs següent.

Presenta a Serveis i Programes per a l’Estudiant - Beques de Col·laboració el full d’acceptació/renúncia una vegada emplenat a l’ordinador (o amb lletra molt clara), totes i cadascuna de les caselles, signat i datat, en el termini de 10 dies des de l’endemà de la resolució. És fonamental que les dades personals que no s’hagin de modificar entre la data de presentació de l’acceptació i el 30 de juny de 2009 (adreça postal, adreça electrònica de la UB, etc.) tret de casos excepcionals.

Guarda’t una còpia d’aquest document, perquè hauràs de comunicar qualsevol modificació de les seves dades (mitjançant correu electrònic a modificacions.intercanvis@ub.edu) si vols garantir que t’arribin futurs complements econòmics, informació útil o documentació acadèmica relacionada amb l’intercanvi, abans, durant i també després de la teva participació en el programa de mobilitat internacional de la UB durant el curs 2007-2008 (fins el 30 de juny de 2009).

2n pas
L’oficina d’intercanvis internacionals del teu centre d’estudis notifica a la universitat estrangera que participaràs en l’intercanvi (tret dels participants en convenis generals de la UB, en els quals l’Oficina de Mobilitat i Programes Internacionals de la UB és qui ho notifica)

És el moment, per tant, d’especificar el període de l’estada, el nivell d’estudis i les particularitats (pràcticum, treball experimental, etc.) a l’oficina d’intercanvis internacionals del teu centre d’estudis.
Aleshores, les universitats estrangeres acostumen a enviar documentació i instruccions adreçades a l’estudiant seleccionat per a la seva sol·licitud d’acceptació.
El fet d’haver estat seleccionat com a participant en un programa de mobilitat internacional no vol dir que automàticament també hagis estat acceptat a la universitat estrangera. Hi ha un principi de mútua confiança entre les universitats quant a la selecció dels participants, però, de fet, cada institució receptora té dret a acceptar o refusar l’estudiant en funció de factors com ara el currículum adequat, el nivell d’idiomes requerit per seguir les classes, una oferta acadèmica adequada a la demanda, etc.

3r pas
Conèixer la universitat estrangera per poder planificar l’estada

Consulta primer l’oficina d’intercanvis internacionals del teu centre d’estudis, perquè poden tenir instruccions específiques, guies acadèmiques o documentació concreta per a tu sobre la teva futura universitat estrangera (tret dels participants en convenis generals de la UB, en els quals és l’Oficina de Mobilitat i Programes Internacionals qui recull aquesta informació).

No totes les universitats estrangeres envien aquesta documentació publicada o tot el que necessitaries; per tant, cal consultar de tant en tant al web de la futura universitat estrangera la informació que inicialment preparen per als futurs estudiants estrangers participants en programes d’intercanvi internacional. Compta que cada universitat estrangera té el seu propi procediment d’acceptació, el seu propi termini i també la seva manera de donar informació pràctica i acadèmica al seu futur estudiant (web, material per correu, etc.).

Si vols estalviar-te problemes com ara la manca de papers a l’arribada, la tramesa fora de termini, la pèrdua de l’opció d’allotjament o de cursos d’idiomes, etc., no deixis d’estudiar-te de cap a peus la guia pràctica (o web) adreçada a l’estudiant estranger de la teva futura universitat estrangera. Algunes d’aquestes guies són tan pràctiques, que et diuen fins i tot què et costarà un cafè!

Recomanem, almenys, estudiar detingudament els tres aspectes següents:

1) Serveis que s’ofereixen específicament als estudiants participants en el programa de mobilitat internacional

ALLOTJAMENT
Les universitats participants en els programes de mobilitat internacional tenim el compromís d’ajudar en la mesura de les nostres possibilitats els estudiants estrangers acollits a trobar un allotjament digne. La realitat varia molt en funció de la universitat i del país d’acollida, des de bones residències universitàries en el mateix campus fins només un telèfon de contacte amb empreses privades que et gestionen l’allotjament sense cap garantia per part de la universitat. La informació, la trobaràs sempre dins la guia pràctica de la teva futura universitat estrangera (o al seu web).
Sovint s’ha d’emplenar i enviar un formulari específic (Accommodation Form) per demanar l’allotjament.

CURSOS D’IDIOMES
La majoria de les universitats participants en els programes de mobilitat internacional ofereixen cursos d’idiomes gratuïts o a preus raonables als estudiants estrangers que acullen (generalment abans de l’inici de les classes). Aquests cursos intenten ajudar-te a seguir les classes de l’idioma de docència o a iniciar-te en l’idioma del país d’acollida quan aquest sigui diferent.
Sovint també s’ha d’emplenar i enviar un formulari específic per demanar la inscripció en aquests cursos d’idiomes.

ALTRES
Algunes de les universitats participants en els programes de mobilitat internacional ofereixen, a més, altres serveis adreçats als estudiants estrangers que acullen com, per exemple: 

• servei d’acollida a l’aeroport

• sessió de benvinguda

• xarxa d’estudiants de la universitat estrangera

• preus especials en serveis d’esports, compra de material, etc.

• possibilitat de beques complementàries

De vegades s’ha d’emplenar i enviar, igualment, un formulari específic per a algun d’aquests serveis.

2) Oferta acadèmica

Hauràs d’estudiar-la a fons per acabar d’establir el teu futur pla d’estudis allà en funció de la teva situació acadèmica (tipus de crèdits pendents, condicions específiques d’equivalència que imposi el teu centre d’estudis, etc.). També és important tenir informació sobre el calendari acadèmic (molt diferent segons el país), en quin semestre/trimestre s’imparteixen les assignatures, requisits per accedir-hi en determinats casos, etc. 

3) Documentació  i terminis

Recull, també, tota la informació sobre els diferents formularis que cal emplenar i, més important encara, els documents que cal afegir-hi (fotos, expedient acadèmic, certificat d’idiomes, etc.) i els terminis.
Prepara’t un calendari de presentació de documents, però també de previsió de dates d’inici i final de l’estada en funció del calendari acadèmic, possibilitat de fer cursos d’idiomes, per exemple, i circumstàncies personals.

4t pas
Tràmits amb la universitat estrangera

És molt important fer correctament i dins el termini els tràmits per a l’acceptació específics que et sol·licita la teva futura universitat estrangera. No enviar a temps o degudament emplenada aquesta documentació pot comportar que no siguis acceptat, o que no puguis accedir a cursos de l’idioma, a un bon allotjament o a cursar una determinada assignatura.

Una vegada estudiada a consciència la informació de la teva futura universitat estrangera, emplena degudament amb lletra molt clara totes les dades que et demanin en tots els formularis que presentis: sol·licitud d’acceptació (acostuma a anomenar-se Application Form), sol·licitud d’allotjament, si escau, inscripció en un curs d’idioma, si escau, etc.

A la sol·licitud d’acceptació (Application Form) lògicament hauràs d’indicar al més aproximadament possible la relació d’assignatures i el tipus d’estada acadèmica que faràs a la universitat estrangera, així com les dates de l’estada. Si alguna d’aquestes dates d’inici o de final de l’estada varia més d’un mes respecte de la indicada inicialment al teu document d’acceptació i gaudeixes d’un ajut econòmic en el marc del programa ERASMUS, hauràs de comunicar a l’Oficina de Mobilitat i Programes Internacionals de la UB les teves noves dates mitjançant un missatge electrònic a modificacions.intercanvis@ub.edu. 

Prepara, a més, els documents complementaris que et sol·liciten: fotografies, certificats d’idiomes, portfolio en el cas de Belles Arts, etc. (si tens dubtes, posa’t en contacte amb l’oficina d’intercanvis internacionals del teu centre d’estudis). De vegades hi ha documents que podries considerar ridículs (com ara la partida de naixement traduïda o un certificat mèdic), però pensa que no presentar-los també pot comportar que tinguis problemes: no poder disposar del visat en determinats països o no accedir a una residència universitària en d’altres, per exemple.

5è pas
Certificació de la UB en què consti que has estat seleccionat en un programa de mobilitat internacional de la UB durant el curs 2007-08

L’Oficina de Mobilitat i Programes Internacionals de la UB, a partir de les teves dades del Document d’Acceptació t’enviarà al domicili indicat durant el mes de maig de 2007 una  acreditació oficial de la teva condició d’estudiant de la UB seleccionat en un programa de mobilitat internacional. Aquest és un document important i convé tenir vàries còpies perquè pots necessitar-les per:

• demanar beques complementàries (l’ajut de l’AGAUR per exemple)

• adjuntar-la a la sol·licitud d’acceptació

• l’arribada a la universitat d’acollida

• obtenir l’assegurança mèdica,

• matricular-te a la UB.

• obtenir visat d’estudis,

• etc.
  

6è pas
Sol·licitud d’ajuts

L’Ajut ERASMUS pròpiament és proporcional a la durada en mesos de l’estada a la universitat europea d’acollida, entenent normalment cinc mesos per a estades d'un semestre i deu mesos per a estades que comprenen el curs acadèmic sencer.     

Aportació complementària del Ministeri d'Educació i Ciència espanyol per a estudiants ERASMUS amb ajut econòmic. Resolució

• Una quantitat homogènea de 100€/mes. Resolució
• Una quantitat addicional de 350€/mes pels estudiants beneficiaris d'una beca concedida pel MEC. Resolució

Per poder gaudir de l’ajut econòmic del programa ERASMUS i l'aportació complementària del MEC, caldrà: 

A més, els estudiants ERASMUS poden gaudir de:

• Ajuts per a estudiants ERASMUS amb necessitats especials per discapacitat de l’Agència ERASMUS Espanyola. TANCADA. Més informació:Convocatòria i Sol·licitud

• Ajuts per a la preparació lingüística de llengües minoritàries (EILC) de la Comissió Europea per donar la possibilitat d’estudiar l’idioma del país d’acollida. TANCADA. Text de la convocatòria 2007-2008 / Sol·licitud

En el cas dels estudiants participants a convenis amb Suïssa, és el govern suís qui concedeix l’ajut econòmic i una vegada seleccionat, es gestionarà directament aquest amb la universitat suïssa d’acollida si acompliu els requisits que demanen. Aquesta informació s’inclou a les guies pràctiques de la futura universitat suïssa adreçada als estudiants estrangers.

Ajuts per a la participació en programes de mobilitat internacional per a estudiants de la UB (convocatòria 2007/2008); les bases aprovades pel vicerectorat d’Estudiants i el vicerectorat de Política Internacional i Mobilitat de la UB. TANCADA.
Text de la convocatòria 2007-2008 / Sol·licitud / Declaració promesa / Resolució

Ajuts de la convocatòria programa de beques internacionals Bancaja; les bases aprovades pel vicerectorat de Política Internacional i Mobilitat de conformitat amb el conveni específic de col·laboració entre la Universitat de Barcelona i l’entitat Bancaja. TANCADA.
Text de la convocatòria 2007-2008 / Sol·licitud /Resolució

Ajuts de l'Agència de Gestió d'Ajuts Universitaris i de Recerca (AGAUR) de la Generalitat de en el marc del programa europeu Erasmus i altres programes de mobilitat amb reconeixement acadèmic en què participin les universitats catalanes. TANCADA.
Text de la convocatòria 2007-2008 / Sol·licitud / Declaració promesa /
sol·licitants que han d'esmenar la documentació / Resolució

Més informació

Ajuts econòmics al país d'acollida. En algunes ocasions, al país d’acollida es concedeixen ajuts complementaris per a l’allotjament per exemple. Aquesta informació s’inclou a les guies pràctiques de la futura universitat europea adreçada als estudiants estrangers.

Altres tipus d'ajuts econòmics puntuals. Són ajuts pels estudiants que acompleixin els requisits específics de les entitats que els concedeixen. Actualment tenim coneixement de:

• Ajuts de la Conselleria d’Educació i Cultura del Govern de les Illes Balears Pendent de publicació de la convocatòria 2007-2008. OBERTA
  Termini: 31 de gener de 2008

• Ajuts de la Fundació Ciutat de Valls, TANCADA

• Ajuts de la KUTXA, TANCADA

• Ajuts de la Bilbao Bizcaia Kutxa (BBK), TANCADA

7è pas
Sol·licitud de cursos d’idiomes abans de l’estada

La nostra Oficina vol insistir en la conveniència de tenir uns coneixements bàsics de la llengua del país d'acollida abans de l'estada a la universitat estrangera per tal d'aprofitar al màxim la teva estada, independentment de la llengua de docència a la universitat estrangera.

Et volem informar de les tres possibilitats següents, compatibles entre si perquè milloris aquests coneixements lingüístics:

1) Cursos a l'Escola d'Idiomes Moderns de la UB (EIM).

Pots tenir accés gratuït o subvencionat a dos tipus de cursos de l’EIM:

§ Cursos específics (anomenats “Erasmus”), de 40 h. Aquests cursos s’ofereixen de manera intensiva durant el mes de juliol i de manera extensiva d’octubre a desembre. Si el nivell d’aquests cursos específics és inicial, l’accés és gratuït; altrament, s’aplica el preu subvencionat de 140€.

§ Cursos ordinaris, tant els que s’imparteixen durant l’estiu com els que s’imparteixen durant el primer o el segon quadrimestre. Els estudiants de la UB s’hi poden inscriure gratuïtament dels nivells inicials i gaudir d’un preu especial subvencionat de 140€ per als altres nivells a un curs ordinari (4 hores/setmana) durant un màxim d’un quadrimestre (55 hores), sempre, òbviament, que hi hagi places disponibles. Només es pot cursar una llengua.

Termini inscripció cursos d’estiu: entre el 26 de juny i el 6 de juliol de 2007
Termini cursos de tardor (estudiants de segon semestre): entre el 26/09/2007 i 17/10/2007

Més informació

2) Cursos intensius d’idioma al país d'acollida abans de l'estada a la universitat europea (amb ajut econòmic de 225€ la Comissió Europea). Només adreçat a estudiants ERASMUS amb ajut econòmic. Aquests cursos són finançats per la Comissió Europea.

Més informació i sol·licitud

Oferta de cursos intensius d'idiomes hivern 2008
Termini cursos d'hivern (estudiants de segon semestre): 24 d’octubre de 2007. TANCADA

3) Cursos d'idiomes a la universitat d'acollida.

Cursos oferts a la mateixa universitat europea d’acollida. La majoria d’universitats europees ofereixen cursos adreçats als estudiants acollits en programes de mobilitat internacional a l’inici de l’estada, però hi ha una enorme varietat quant a nombre d’hores, preus, nivells oferts, etc. en funció de quina sigui la universitat. No deixis de consultar la guia pràctica de la teva futura universitat estrangera (o el web).

8è pas
Altres informacions útils: assegurança mèdica, préstecs bancaris, etc.

ASSISTÈNCIA MÈDICA
A la guia pràctica (o web) adreçada a l’estudiant estranger de la teva futura universitat estrangera o,  conjuntament amb l’acceptació que rebis (recorda pas 3er i pas 4t), tindràs segurament un apartat amb instruccions sobre aquest aspecte. Generalment, s’exigeix que tinguis coberta l’assistència mèdica en aquell país. En el cas de la Unió Europea i països associats, generalment, es cobreix mitjançant la targeta sanitària europea, si gaudeixes d’assistència sanitària pública a Espanya i fora d’Europa amb una assegurança privada. En aquest sentit, llegeix detingudament l’apartat següent.

Més informació de la targeta sanitària europea a: http://europa.eu/abc/travel/healthy/index_es.htm.

PRÉSTECS BANCARIS
Si compleixes les condicions establertes en cada préstec, el Ministeri d’Educació i Ciència convoca cada any un programa de préstecs per facilitar als estudiants universitaris espanyols dels últims cursos que s’incorporin al mercat laboral, i l’Agència de Gestió d’Ajuts Universitaris i de Recerca de la Generalitat de Catalunya convoca cada any diferents tipus de préstecs per als estudiants universitaris.  Més informació aquí .

Moltes entitats bancàries tenen ofertes de crèdits bancaris amb condicions avantatjoses adreçades a estudiants participants en programes de mobilitat internacional o només programa ERASMUS.

CARNETS INTERNACIONALS
Hi ha una sèrie de carnets d’estudiant internacional que et permetran d’obtenir descomptes a l’hora de comprar bitllets d’avió, d’autobús o de tren, entrades de museus, etc., i també per a botigues, cinemes, etc. Més informació aquí

INFORMACIÓ PRÀCTICA DEL PAÍS D’ACOLLIDA
A part de la informació que rebis de la universitat estrangera d’acollida, també pots informar-te sobre el sistema educatiu, la moneda, l’allotjament, el sistema sanitari, el cost de la vida, el carnet de conduir, etc. al país d’acollida en diferents webs.

En el cas dels països de la Unió Europea, destaquem sobretot el web: Viajar por Europa 2007 i també PLOTEUS (webs de la Comissió Europea).

A més, t’interessa també consultar:

— les recomanacions del Ministeri d’Afers Estrangers espanyol (selecciona un país);
— la “Guía de ciudades” d’UNIVERSIA.

9è pas
Tràmits acadèmics a la UB abans de marxar: matrícula a la UB, equivalència acadèmica i contracte d'estudis

Abans de marxar a la universitat estrangera, els documents següents s’han de deixar tancats (o haver previst el tràmit de la seva signatura posterior). A més, cal haver fet la matrícula a la UB durant el període i el curs acadèmic en què duus a terme el programa de mobilitat internacional:

EQUIVALÈNCIA ACADÈMICA. Més informació i documents

CONTRACTE D’ESTUDIS (o Learning Agreement). Només adreçat a estudiants ERASMUS amb ajut econòmic. Més informació i documents

MATRÍCULA A LA UB
D’acord amb l’article 24 i següents del capítol III de la Normativa de mobilitat internacional d’estudiants a la UB que regula els intercanvis internacionals dels estudiants de la UB, és  responsabilitat teva  matricular-te convenientment a la UB, durant el període indicat, a la secretaria del teu centre d’estudis, de totes aquelles assignatures recollides en el document d’equivalència acadèmica (i les modificacions posteriors) durant el curs acadèmic en què duus a terme el programa de mobilitat internacional en què participes.

Pensa sempre que qualsevol modificació del teu document d’equivalència acadèmica inicial, especialment si afecta el nombre de crèdits matriculats a la UB, requerirà una gestió amb la secretaria del teu centre d’estudis per adequar la teva matrícula i la posterior equivalència acadèmica.

10è pas
Tràmits per a l'ampliació de la durada de l'estada

1) Abans del pròxim 15 de desembre de 2007 has de fer arribar al responsable d’intercanvis internacionals del teu centre d’estudis a la UB la documentació següent:

2) El responsable d’intercanvis internacionals del teu centre d’estudis a la UB s’estudiarà la sol·licitud i et comunicarà la resolució per escrit abans del 15 de gener de 2008 i, en cas d’acceptació, hi especificarà:

DOCUMENTS ASSOCIATS ALS TRÀMITS DE L'INTERCANVI