Guía de PowerPoint 365.Guía de PowerPoint 365.Colección: Guías de contenido digital accesible
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Autora: Mireia Ribera
Este documento se ha realizado a partir de la guía de contenido accesible PowerPoint 2010, con autoría de Mireia Alcalá, Jofre Capdevila y Mireia Ribera.
Segunda edición: Barcelona, enero 2026.
En esta segunda edición se han incorporado por primera vez las teclas de acceso para autores que usen teclado exclusivamente. Nos agradará recibir vuestro feedback en relación a su inclusión, podéis enviar vuestros comentarios a adaptabit arroba ub punto edu.
Las teclas de acceso se indican en muchas secciones de las instrucciones paso a paso y describen la combinación de teclas, que siempre empieza por Alt para llegar a dicha opción.
Este documento es una guía de recomendaciones para crear contenido accesible con el programa Microsoft PowerPoint 365 en su versión Desktop.
El seguimiento de estas recomendaciones ayuda a un gran número de personas con diferentes tipos de discapacidades a acceder correctamente al contenido de los documentos. Estas recomendaciones permitirán que los documentos sean más fáciles de leer y entender para todos.
Para describir los pasos de esta guía, hemos utilizado Microsoft PowerPoint 365.
En este apartado se definen las características básicas para crear una presentación para una audiencia lo más amplia posible.
El texto debe ser legible tanto en cuanto a contenido como en cuanto a presentación. Por ello se recomienda seguir las siguientes pautas:
En cualquier presentación de PowerPoint, los colores son un elemento esencial. Para usarlos correctamente, se deben seguir algunas buenas prácticas:
Se recomienda evitar o minimizar el uso de transiciones dentro de las diapositivas, pues son elementos que pueden distorsionar el mensaje de la presentación y afectar a algunos perfiles con alta sensibilidad o hiperactividad. Si es necesario usarlas, las más recomendadas son las de “disolver, aparecer o desaparecer”.
Tanto las transiciones automáticas como los cambios de diapositiva se harán con un tiempo adecuado que permita percibir toda la información antes del cambio, incluso a personas con dificultades de lecto-escritura.
Añadir imágenes y gráficos ayuda a transmitir las ideas principales y sus relaciones, y es muy recomendable cuando creamos material para personas con dislexia, TDAH o con trastornos de lecto-escritura; ahora bien, en el caso de personas con baja visión deberemos tener en cuenta algunos aspectos para garantizar que la información visual se transmite con claridad:
Desde el menú Insertar seleccionaremos el elemento a incluir.
Menú Insertar - Imágenes (Alt B2 - ZI1 - I1)
Figura 21. Opciones para insertar imágenes.
Una vez hayamos insertado la imagen deberemos asociarla a un texto alternativo, que será lo que "veran" las personas ciegas o con muy poco resto de visión en vez de la imagen
Seleccionar la imagen, botón derecho, Ver texto alternativo (seleccionar la imagen, Alt JP AT)
Figura 22. Menú y cajetín del texto alternativo.
El texto alternativo debe ser una descripción breve de la información que nos transmite la imagen (no una descripción de su forma). Debemos ser claros y concisos. Si la imagen tiene una función únicamente decorativa podemos marcarla como decorativa y los lectores de pantalla la obviarán.
La mejor opción para insertar gráficos es crearlos desde Excel según las indicaciones de la Guía de Contenido Accessible Excel para crear gráficos accesibles y luego pegarlos en PowerPoint manteniendo el formato de orígen.
Si se agrupan diversas figuras se puede poner un texto alternativo único al grupo, pero esto puede suponer problemas en la conversión a otros formatos (ver apartado conversión).
Si se usa PowerPoint como lienzo para desarrollar un concepto gráfico se recomienda incluir solo elementos visuales sin texto, pues este ya se puede añadir posteriormente. Una opción muy práctica es:
Las tablas son estructuras rígidas que no responden muy bien a pantallas pequeñas o a zooms muy elevados, por ello es mejor minimizarlas o como mínimo hacerlas bastante simples y sobretodo regulares (sin celdas combinadas ni celdas vacías).
Por otra parte las tablas tienen la virtud de sintetizar en un espacio reducido mucha información y pueden ser una ayuda de comprensión para los perfiles visuales.
Menú Insertar - Tabla (Alt B2 BA L)
Figura 23. Opciones para insertar contenido en una tabla.
Para indicar el título de la tabla, cuando la tenemos seleccionada debemos ir a diseño de tabla y marcar si queremos que la primera fila sea título (fila de encabezado - Alt JT N) y si también queremos que lo sea la primera columna (primera columna - Alt JT R). Finalmente si no usamos filas con bandas deberemos deshabilitar esta función (Alt JT A). Estas elecciones cambiarán la apariencia de la tabla pero también su estructura interna, indicando a los lectores de pantalla que celdas son encabezado.
Otras elecciones, como última columna (Alt JT U) o fila de totales (Alt JT D), tendrá un efecto a nivel de diseño pero no a nivel de estructura semántica.
Figura 24. Indicación de las celdas de encabezado.
El URL, que es la dirección de una página web, no se tiene que incluir en el enlace, ya que leerlo con un sintetizador de voz resulta muy tedioso. Si creemos que es importante proporcionar la URL de un sitio web, la podemos añadir en un listado numerado en la diapositiva final, sin que sea un enlace. De forma paralela a lo que ocurre con las páginas web, también en las diapositivas se debe usar un texto significativo como enlace.
Ejemplo correcto
El documento digital se puede descargar desde la web del grupo Adaptabit[1]
[1] http://www.ub.edu/adaptabit/
Ejemplo incorrecto
El documento digital se puede descargar desde la web del grupo Adaptabit [http://www.ub.edu/adaptabit/].PowerPoint nos permite también vincular archivos o páginas específicas de la presentación (con marcadores). Esta navegación interna no está muy aconsejada pues es un cambio de contexto para el usuario un poco imprevisto y sin opción de volver atrás.
En el menú Insertar - Vínculos - Vínculo - Insertar vínculo. (Alt B2 ZL I2)
Añadimos información a los siguientes campos:
Consejos: Evitar el texto “haz clic aquí” como texto del enlace, ya que no es informativo y puede confundir a los usuarios de ayudas técnicas que suelen revisar todos los vínculos del documento en una única lista.
En general no se recomienda incluir vídeos ni audios en una presentación pues estos presentan algunas barreras de accesibilidad que es difícil de solucionar dentro de la diapositiva. Siempre será preferible incluir un enlace a un recurso web multimedia, más accesible.
Si se decide incluir elementos multimedia, deben incluirse también alternativas al sonido y alternativas a la imagen.
Menú Insertar - Multimedia (Alt B2 ZM)
Figura 25. Opciones para insertar contenido vídeo o audio.
Para poder encontrar / identificar el documento una vez guardado, se recomienda aplicarle metadatos. Por defecto Microsoft PowerPoint ya añade algunos como el propietario del documento (según se rellenó en el momento de instalación del programa), la fecha de creación y otras, pero deberemos completarlos para hacer el documento más accesible.
MENÚ: Archivo - Información - Propiedades - Propiedades avanzadas. (Alt A F ZC)
Figura 1. Propiedades del documento.
Establecer como mínimo Autor y Título.
Figura 2. Cajetín para rellenar los metadatos.
Aunque normalmente esta información es invisible, puede aparecer en lugares inesperados como por ejemplo el patrón de documentos (ver más adelante). En estos casos, si los metadatos no son correctos se ofrece una imagen muy poco profesional.
PowerPoint ofrece la opción de añadir notas a cada una de las diapositivas si conviene ampliar la información que se presenta en la propia diapositiva. Esta información puede ser útil para el orador y también para el lector en una revisión posterior del material.
Aunque no son estrictamente metadatos es una información de referencia incluida en el archivo no visible por defecto y por ello se han incluido en esta sección.
Para poder acceder a los campos de notas debemos escoger: Vista - Normal (Alt W K). Si aún así no se ven activaremos el botón del menú inferior "Notas" para desplegarlas.
Figura 28. Se destaca el menú de Vistas, Normal y el botón de notas en el menú inferior.
La creación de documentos accesibles puede hacerse documento a documento o se pueden establecer diseños de base que faciliten la creación de un gran número de documentos.
En algunas ocasiones nos interesa trabajar una presentación en concreto o tenemos unos condicionantes de tiempo y contenido impuesto que hacen difícil trabajar con los diseños preestablecidos.
Aunque esta situación no es la deseada, y en general perjudicará la accesibilidad final, si se aplican las pautas anteriores de contenido y las posteriores de estructuración, y se revisas la accesibilidad final de la presentación, el resultado puede ser bastante accesible.
La peor consecuencia de esta opción es que la usuaria lectora no podrá aplicar otro diseño o tema con garantías, u otras personalizaciones de tamaño de fuente o colores.
En esta opción estamos garantizando máxima flexibilidad y adaptación de nuestros contenidos. Los diseños de base a tener en cuenta son:
Recomendaciones generales sobre la personalizacion del diseño en Microsoft Office
El tema es el elemento superior en la configuración del diseño de un documento. A través del tema podemos personalizar los colores, las dos familias de fuentes principales (títulos y cuerpo), el fondo de las diapositivas y algunos efectos.
Debemos tener en cuenta que los temas deben instalarse en el ordenador de la usuaria final, por lo que en muchos contextos, los patrones y las plantillas son más transportables.
En el menú principal de diseño (ver Figura 3) seleccionaremos los colores (ver Figura 4 y 5). (Alt S V C)
Figura 3. Menú principal de diseño. Junto a las variaciones de diseños se encuentra un desplegable con las opciones de personalización del tema.
Figura 4. Opciones existentes de configuración del tema.
Figura 5. Combinaciones de colores existentes. Al final se ofrece la opción de personalizarlos.
Escogeremos la opción de personalizar colores e iremos escogiendo los colores deseados.
Figura 6. Caja de diálogo para personalizar el color dentro de un tema.
En PowerPoint hay 4 variantes para cada diseño:
Los colores de Énfasis 1 y 7 se usarán para los elementos gráficos del documento. Y los colores de hipervínculo se aplican automáticamente cuando un texto es un hipervínculo y cuando este se ha visitado. En los colores elegidos se vigilará que las parejas Oscuro-Claro tengan suficiente contraste entre sí, y diferenciar al máximo los colores de énfasis.
Especialmente complejo es elegir los colores de hipervínculo pues se usarán los mismos tanto si el fondo es claro como si es oscuro. Para elegirlos podemos usar el modelo de colores HSL (en vez de RGB) y jugar con el atributo de luminancia (L) para ajustar un contraste de 4.5 con ambos colores de fondo.
Figura 7. Menú de selección personalizada de un color, según el modelo HSL.
Una vez definidos todos los colores guardamos la combinación con un nombre reconocible.
En el menú principal de diseño (ver Figura 8) seleccionaremos las familias tipográficas. (Alt S V F)
Figura 8. Menú para la elección o personalizacion de una combinación de familias tipográficas.
Escogeremos la opción de Personalizar fuentes y elegiremos una familia para títulos y otra para el cuerpo. Se recomienda usar tipografías de diferente gran familia para facilitar que se distingan (por ejemplo Romana para el título, más breve, y Palo Seco para el texto), y seguir las pautas de diseño tipográfico accesible (letras distinguibles, evitar decorativas…).
En el menú principal de diseño (ver Figura 9) seleccionaremos los estilos de fondo. (Alt S ZB F).
Figura 9. Menú para la elección o personalizacion del fondo, si se quieren personalizar más detalles se deberá seleccionar la opcion "Formato del fondo...".
Una vez realizados todos los pasos anteriores podemos guardar el tema con nuestra configuración para recuperarlo siempre que nos interese. (Alt S T G).
Iremos a la opción de diseño, desplegaremos el cajetín de temas y seleccionaremos guardar tema actual... para asignarle una denominación reconocible.
Figura 10. Menú de temas.
El tema se guardará en la carpeta que configuramos al instalar MS Office, que seguramente será algo como: C:\Users\Usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Document Themes
Si queremos que este tema sea extensible en nuestra organización deberemos desplegarlo con la instalación de MS Office, pues de lo contrario los lectores de las diapositivas no podrán usarlo o se lo tendrán que descargar exprofeso.
Hay tres tipos de patrones, el patrón de diapositivas, el patrón de documentos y el patrón de notas. El más relevante para la presentación es el patron de diapositivas, y este lo veremos en detalle. A todos ellos se accede a través del menú principal Vista.
El patrón de documentos es el que se usará si queremos imprimir las diapositivas en miniatura como recordatorio o como entregable tras una presentación (ver Figura 11). En él solo podremos establecer elementos básicos como encabezado, fecha, pie de página y numeración, y la orientación del documento, el tamaño de la diapositiva y el número de diapositivas a incluir por hoja.
Figura 11. Patrón de documentos.
El patrón de notas es aún menos relevante pues es de uso interno para recordar aquellos puntos a resaltar, o el diálogo asociado a cada diapositiva.
El patrón de diapositivas en cambio es muy importante, pues va a definir la apariencia general de nuestra presentación. Será importante definir un patrón para nuestra organización, para un evento, para un tipo de presentaciones...
¡Atención!: En el menú principal de PowerPoint se confunden un poco los temas y los patrones, pues lo que se muestra por defecto son patrones existentes. De hecho cuando guardamos el tema también guardamos los patrones activos en ese momento.
En el menú principal de Vista seleccionaremos la opción Patrón de diapositivas y se nos presentará la pantalla principal del patron. (Alt W P).
Figura 12. Pantalla principal del patrón.
Un patrón está compuesto de un diseño maestro o principal y de diversos diseños "hijos" de este. Los cambios de diseño se realizarán principalmente en el diseño maestro, pues así afectarán de manera coherente a todos los diseños hijos.
¡Atención!: Los elementos incluidos en los patrones de diapositivas que no sean cajas para contenido, serán invisibles a los lectores de pantalla, pues se consideran elementos de maquetación.
El diseño maestro nunca se usará directamente, sino que solo sirve para pautar las características de los demás diseños, estos sí, aplicables directamente. En él podemos definir elementos de imagen, logotipos, ... si nuestra intencion es compartir un tema, sería deseable que no se redefinieran aquí colores ni tipografías básicas pues si lo hacemos estamos obviando las decisiones de los temas. Por el contrario, si lo que vamos a difundir es el patrón (sin instalar nuevos temas) es en el patrón donde se definiran colores y tipografías.
Ahora bien, en el patrón decidiremos el tamaño de los diferentes niveles dentro del contenido, y la ubicación de pie de página, fecha y número.
Para cada patrón maestro suele haber los siguientes diseños hijos: diapositiva de título (para usar como primera diapositiva de la presentación), encabezado de sección (para usar como título de las diferentes partes de la presención), título y objetos, el diseño más común, para el contenido base de todas las diapositivas que tiene variantes como dos objetos (título y dos columnas), comparación (muy similar a dos objetos pero con encabezado de columna) y pueden aparecer otros (ver Figura 13).
Figura 13. Al crear una nueva diapositiva (Alt B2 P1) elegimos qué diseño usaremos.
Desde la vista de patrón podremos crear nuevos diseños hijos (ver Figura 14) e insertarles nuevos elementos (ver Figura 15). Aún así, si queremos dar flexibilidad a nuestra audiencia para que cambie a temas propios o queremos publicar la diapositiva en más de un patrón, no es aconsejable salirse de los diseños más comunes que encontraremos en todos los casos.
Figura 14. Opciones existentes para crear y definir nuevos diseños hijos.
Figura 15. Los marcadores son los diferentes tipos de elementos a incluir en una diapositiva.
¡Curiosidad!: El elemento cameo sirve para incluir la imagen en vivo de una webcam durante una presentación, y puede dar un toque de dinamismo a la presentación online. Si se usa esta opción en la presentación en directo, pero a la vez se distribuyen copias de la presentación, será mejor retocar la presentación distribuida para que no contenga este elemento.
Intentaremos respetar el diseño del tema y los diferentes diseños ofrecidos por los patrones pues los cambios en la plantilla dificultaran que nuestros usuarios puedan personalizar el diseño aplicando otros temas o patrones.
Una vez definido el tema y el patrón de diapositivas, podemos ya pensar en la distribución de contenidos y en elementos importantes a incluir para un tipo determinado de diapositivas. Crearemos entonces una plantilla.
Es habitual cuando se crea una plantilla definir una serie de iconos o recursos que se ofrecen a los futuros autores de presentaciones que usen la plantilla. Debemos cuidar especialmente que cada uno de ellos sea accesible para facilitar su uso posterior.
Una vez finalizada la plantilla procederemos a guardarla con la opción "Plantilla de PowerPoint (*.potx). (Alt A V Y9)
Figura 16. Desplegable de guardado.
En Internet se pueden localizar muchas plantillas ya prediseñadas, en general a no ser que claramente expliciten ser accesibles, la mayoría tienen muchos errores de accesibilidad y no es recomendable usarlas sin antes haber realizado un rediseño importante.
Cuando creamos una presentación podemos optar por usar una plantilla que hayamos creado anteriormente o empezar con una presentación en blanco. En el caso de optar por una presentación en blanco elegiremos un tema/patrón entre los disponibles.
Es muy importante diseñar cada diapositiva a partir de los diseños que ofrece nuestro patrón (ver Figura 13) pues es la única manera de dar estructura semántica al contenido. De hecho en una diapositiva lo único que indicamos a nivel de estructura es el título y las listas.
En concreto el título del diseño "Diapositiva de título" y del diseño "Encabezado de sección" corresponden a un nivel de encabezado 1 (h1), y los títulos en el resto de diseños corresponden a un nivel de encabezado 2 (h2). En las comparaciones los encabezados corresponden a párrafos, no tienen jerarquía.
¿Un único titulo de nivel 1 o más de uno? según diversas fuentes y según la normativa PDF/UA en los documentos, a diferencia de la web, se permite más de un título de nivel 1. Siempre debe haber uno al principio, pero si el documento es muy extenso, puede haber más de uno, para indicar el inicio de una gran sección.
La autora de esta guía considera que este criterio sería solo recomendable para documentos muy extensos (más de 50 diapositivas), y aún así sería cuestionable pues se rompe la equivalencia entre el contenido y los metadatos.
Se recomienda numerar todas las diapositivas para facilitar la navegación por la presentación.
MENÚ:Insertar - Encabez. pie pág (Alt B2 EN)
Figura 17. Cuadro de diálogo para establecer el encabezado y el pie de cada diapositiva.
La ubicación y presentación de estos elementos en cada diapositiva dependerá del diseño del patrón.
Es necesario estructurar los idiomas en los que está escrito el documento.
Eso quiere decir que tendremos que establecer, primero, el idioma de revisión en la opción Revisar, y después, si hubiera secciones en otros idiomas, tendríamos que indicar el idioma de aquella parte concreta.
Ejemplo correcto
Por ejemplo, si tenemos esta frase: Saludó al estudiante inglés diciendo hello
, la palabra hello no pertenece al idioma español y tenemos que identificarla como idioma inglés
Tanto para seleccionar el idioma principal del documento como para indicar el idioma de una parte, seguiremos el mismo procedimiento. En primer lugar, sin ningún texto ni imagen seleccionados, y antes de introducir ningún contenido, estableceremos el idioma general del documento.
Podemos establecer el idioma general del documento desde la opción "Establecer idioma de revisión" del menú del Editor (Alt R ID D):
Figura 18. Submenú de Revisar para establecer idioma.
Para indicar que un texto está escrito en otro idioma, en primer lugar seleccionaremos el texto en idioma distinto y luego estableceremos un idioma de revisión diferente, siguiendo los pasos indicados más arriba.
Figura 19. Selección del idioma inglés para el texto "hello".
Siempre podremos ver el idioma asignado al texto en la barra inferior del documento.
Figura20. Información del idioma del documento o del texto seleccionado.
Cuando en una diapositiva insertamos contenido que no encaja exactamente en los elementos previstos y se convierte en elementos flotantes que podemos mover libremente, debemos establecer un orden lógico de tabulación con tal de que la diapositiva se lea tal y como el autor lo ha previsto.
¡Atención!: Algunas ayudas técnicas como el lector de pantalla JAWS, que usan las personas ciegas, o ClaroRead, que usan las personas con dislexia, no procesan los objetos en el orden visual, sino según el orden de lectura.
Idealmente añadimos los diferentes elementos ya en el orden de lectura.
Menú Revisar - Comprobar accesibilidad - Panel de orden de lectura (Alt R A1 P)
Figura 26. Orden de lectura.
Este orden se puede cambiar desde el propio panel de orden de lectura "subiendo" o "bajando" los diferentes objetos. Hay que tener en cuenta que se pueden crear oclusiones de objetos al cambiar el orden, pues el orden en PowerPoint funciona como capas superpuestas.
Ejemplo incorrecto:
Figura 27. Orden de lectura visual y estructural diferentes.
Desde la versión de Office 2010 Microsoft ha incorporado opciones para comprobar y corregir problemas de accesibilidad en las diapositivas, a partir de un validador propio.
Menú: Revisar - Comprobar accesibilidad. (Alt R A1 B)
Figura 29. Menú Comprobar accesibilidad.
Desde aquí accedemos al panel de orden, como hemos visto antes, y también al texto alternativo de las imágenes.
Es recomendable trabajar siempre con el comprobador de accesibilidad activo.
Figura 30. Opciones de accesibilidad. Las dos casillas de verificación "Mostrar el estado de accesibilidad..." deben estar activada; la casilla "Generar automáticamente texto alternativo" debe estar desactivada.
Consejo: Los textos alternativos automáticos no son muy fiables y es mejor evitarlos.
Cuando seleccionamos la subopción Comprobar accesibilidad, el validador identifica los errores de accesibilidad de las diapositivas, y ofrece información adicional para corregirlos. También proporciona advertencias sobre posibles errores que no puede validar automáticamente.
Imagen 31. Comprobador de accesibilidad con los errores de las diapositivas.
Consejo: Debemos corregir todos los errores. Debemos revisar las advertencias, pero no siempre será necesario corregirlas.
Debemos tener siempre presente que esta revisión no es completa, y que siempre debemos tener en cuenta temas de contenido, estructura... tratados en esta guía.
Resulta habitual compartir las diapositivas en otros formatos como PDF. En este caso se recomienda seguir las pautas de la guía de accesibilidad de MS Word 365 para la conversión a PDF y una vez hecha la conversión revisar jerarquía, orden y textos alternativos dentro del PDF, pues podrían variar respecto al original por el proceso de conversión.
Algunos elementos que pueden presentar problemas son las figuras agrupadas, los encabezados y los gráficos.
Si las diapositivas se comparten en formatos diferentes al PDF será necesario aplicar las pautas de accesibilidad en el formato destino una vez hecha la conversión.
Aunque el foco de este documento son las presentaciones en sí, en este apartado se ofrecen referencias y algunos consejos a tener en cuenta en la realización de la presentación.
Realizar una presentación totalmente accesible no es solo una materia técnica ni de contenido sino también de actitud, y debe basarse en un conocimiento profundo de los diferentes perfiles de la audiencia.
Algunos consejos de Boudreau en su libro (ver referencia a continuación) son proveer de los materiales de la presentación de antemano y en diversos formatos, evitar contenido que sobrecargue sensorialmente (perfil de trastornos de espectro autista), evitar promover la participación de la audiencia con actividades que pueden ser excluyentes (levantar la mano, levantarse...), y en general ofrecer el contenido por varias vías (subtítulos, descripción de las imágenes por voz, evitar referencias "como dice aquí").
De alguna manera, lo que plantea Boudreau es repensar el acto con una mentalidad inclusiva: cual es mi objetivo y como este objetivo es relevante para mi audiencia, cuales son los conceptos claves, y como la haré llegar a mi audiencia (por ejemplo puedo usar diversos medios como videos, transparencias, un documento de apoyo...), para finalmente grupo por grupo de público, ir pensando las estrategias de inclusión. También nos tenemos que plantear qué obtendrá nuestro público de nuestra presentación y cómo podré medir el impacto.