Gestione dell'informazione nei progetti di collaborazione universitaria

Jordan, Elizabeth; Hunter, Andrew; Seale, Becky; Thomas, Andrew; Levitt, Ruth (2011). Information handling in collaborative research: an exploration of five case studies: a Research Information Network report. Research Information Network: British Library. [60] p. <http://www.rin.ac.uk/system/files/attachments/Collaborative_research_report.pdf>. [Consulta: 13/02/2012]. 

Le proprietà e caratteristiche dei sistemi informativi sono state ampiamente studiate e le relative applicazioni nei vari settori hanno portato alla specializzazione di molti professionisti dell'informazione, nonché l'emergere di nuove nicchie di lavoro. I principi che dovrebbero presiedere l'attività e l'organizzazione di un sistema informativo sono ben definiti nell'opera di Vickery "Information Science in Theory and Practice". Efficiente applicazione di questi concetti in diversi settori quali le aziende, gruppi di ricerca, pubblica amministrazione, ecc., hanno portato ad un'abbondante bibliografia dove è diventata evidente la necessità di una gestione efficiente delle informazioni per rafforzare il sistema e permettere di raggiungere con meno sforzo gli obiettivi prefissati.

La presente relazione dal titolo "Gestione delle informazioni nella ricerca collaborativa. Studio di cinque casi" è l'opera di TNS-BMRB e Ruth Levitt. Fu commissionato dalla rete di informazione scientifica britannica (Research Information Network, RIN) e dalla British Library per raccogliere prove empiriche sulle sfide nella gestione delle informazioni, quando si lavora a progetti di ricerca collaborativa. Si evidenzia con la logica del tempo ed il frutto delle relazioni scientifiche che si verificano e vanno aumentando nel contesto di contributi di organismi pubblici di ricerca (soprattutto Università) e aziende private. Con questo fine si sono studiati cinque diversi progetti in diversi centri di ricerca del Regno Unito.

La relazione si concentra sull'uso e sulla gestione condivisa d' informazione di ricerca tra centri collaboratori. Questa unione di centri tanto diversi, sia nella forma di lavorare che rispetto agli obiettivi perseguiti, genera grandi sfide a diversi livelli:

1. sfide per l'utilizzo di procedure di lavoro
2. politiche culturali e del lavoro
3. distinti obiettivi

I cinque studi di caso sono progetti in cui almeno uno dei partner partecipanti è una scuola privata che collabora con uno o più enti pubblici, principalmente università. Il campione esamina i diversi casi rispetto alla tipologia dei centri di collaborazione e tematiche di studio. Si analizzano imprese ed organismi tanto diversi come multinazionali, università, spin-out universitarie, PMI ed anche un museo; mentre i problemi che toccano sono molto eterogenei: tecnologia, ingegneria, salute pubblica, biologia, arte e tecnologia.

L'obiettivo dello studio è quello di analizzare come i diversi sistemi di lavoro, con obiettivi diversi, esperienze e dimensioni, generino la propria forma gestionale delle informazioni con ogni partner progettuale, al fine di raggiungere obiettivi comuni. Questo studio è particolarmente interessato alle caratteristiche dei sistemi, agli elementi di configurazione dell'attività documentale, cosí come al grado d'utilizzo degli strumenti e in quale misura la gestione delle informazioni serve al raggiungimento degli obiettivi nei diversi progetti.

I risultati sono fortemente influenzati dalla tipologia progettuale ed una semplice divisione li vedrebbe differenziati secondo l'appartenenza a procetti di ricerca applicata o ricerca pura.

I progetti di ricerca applicata, il cui scopo principale è quello di creare o migliorare i prodotti commerciali, sono influenzati soprattutto dai processi di lavoro delle aziende private a scapito di quelli accademici, dando priorità agli approcci commerciali rispetto gli approcci scientifici. Questi approcci incidono direttamente sull'accesso e sulle restrizioni alle informazioni, ritardi in pubblicazioni scientifiche, gestione dei brevetti, ecc. La priorità è la creazione del prodotto e la sua protezione contro la concorrenza, pertanto è comune limitare l'accesso e la diffusione dei dati del progetto.

I progetti di ricerca pura, d'altra parte, hanno un'influenza più accademica e politica, che consiste nell'analizzare lo stato dei sistemi imprenditoriali o dei sistemi sociali, attraverso l'uso dell'analisi scientifica, per descriverne le caratteristiche, per rafforzarli, per metterli in evidenza e migliorarne le debolezze. Predominano i criteri accademici e di trasparenza ed una delle priorità è la diffusione dei risultati del progetto. In entrambi i tipi di ricerca, l'informazione si fa eco della comunicazione aziendale, soprattutto negli aspetti formali, e prova di ciò è l'estetica accurata della citato rapporto, con un formato più vicino alla pubblicità che al mondo scientifico.

I risultati complessivi indicano un cattivo utilizzo della funzione di gestione delle informazioni. Vengono raramente utilizzati i centri di riferimento classici come le biblioteche universitarie o centri di documentazione scientifica. Raramente si utilizzano gli strumenti virtuali di condivisione dati, di lavoro congiunto e di diffusione delle informazioni. Prevalgono le comunicazioni informali, via telefono ed e-mail, rispetto alle formali, principalmente a causa della mancanza di protocolli di comunicazione. Inoltre, generalmente, la documentazione scientifica utilizzata dai progetti veniva fornita dai ricercatori appartenenti a università, che, condividendo queste informazioni con i propri partners, inconsapevolmente violavano le sottoscrizioni che le loro università aveva con le banche dati scientifiche.

La relazione conclude raccomandando l'inserimento di professionisti che siano in grado di creare e mantenere strutture di scambio e di creazione della conoscenza, in grado di correggere le cattive pratiche e di aiutare nel raggiungimento degli obiettivi in modo efficace. Il profilo proposto è molto interessante, un professionista in grado di gestire le informazioni, inserito in progetti con diversi gruppi, che sappia formare i diversi membri del gruppo con le informazioni necessarie al raggiungimento dei rispettivi obiettivi, peraltro mantenendo diverse politiche d'accesso alle informazioni secondo le necessità dei singoli progetti. È un profilo da documentalista, simile a quello del "bibliotecario integrato", con la complicazione che deve integrarsi in un complesso mix di gruppi con diversi flussi di lavoro e con informazioni di tipo diverso.