El missatge és el contingut pròpiament dit del correu. En general, com la resta de comunicacions escrites, s’estructura en la salutació, el cos, el comiat, la signatura i, si escau, altres informacions addicionals. Les característiques d’aquest mitjà, que combina la cordialitat i naturalitat de la llengua oral amb els trets formals de la llengua escrita, obliguen a prestar al text tanta atenció com si es redactés qualsevol altre tipus de document que s’imprimeix, se signa i s’envia.

El primer pas per escriure un correu electrònic és determinar el model de llengua més adequat a cada situació comunicativa. El to i el registre permeten que el destinatari es faci una composició de la professionalitat de l’emissor, el grau d’amistat o cordialitat, la distància, els sentiments de malestar o crispació, etc. Per tant, l’emissor ha de decidir quin to vol establir en la comunicació i buscar els elements que permeten fixar-lo d’entrada. Per adoptar un model de llengua adequat, s’ha de tenir en compte:

• Quin és l’objectiu del missatge: què es vol aconseguir, què es vol del destinatari.
  
  
• Qui és l’interlocutor: una persona o més d’una, amb més o menys confiança amb l’emissor.
  
  
• Des de quina posició s’escriu: com a professional, com a company, com a amic. En tot cas, els correus institucionals s’escriuen en representació d’una institució.

De la combinació d’aquests elements en resulta una comunicació més o menys formal, que incideix, entre d’altres, en unes formes de tractament personal per a l’emissor i el receptor en comptes d’unes altres.

Per acabar, abans d’enviar un missatge, és important revisar-lo des del punt de vista tant conceptual (d’ordenació de les idees i precisió del text) com ortogràfic i gramatical. Un correu amb errors resta credibilitat. Durant aquesta revisió, es pot aprofitar, a més, per millorar el text i eliminar els elements superflus que en dificultin la comprensió.

Els verificadors són una eina de gran ajuda per detectar errors ortogràfics i mecanogràfics. En general, els clients de correu tenen corrector i la majoria funcionen de la mateixa manera que en els processadors de text. Només cal seleccionar la llengua del missatge i activar el verificador perquè destaqui tot allò que no reconeix.