En general, la signatura s’alinea a l’esquerra del document. S’ha d’escriure en minúscules, excepte les inicials dels noms propis i dels mots a principi de línia, i en cap cas s’hi ha d’emprar la negreta.  
 
Els elements que la configuren són: la identificació funcional (càrrec o condició en què s’exerceixen les funcions), la identificació nominal (nom i cognoms) i la rúbrica (conjunt personal de traços de qui signa). Aquests tres elements de la signatura sempre segueixen les mateixes pautes.

• La identificació funcional va precedida de l’article determinat corresponent (excepte en la carta i la circular) i no s’hi ha de posar ni punt ni coma al final. Tant els noms i adjectius variables que componen el càrrec com l’article que els precedeix s’han de flexionar d’acord amb el gènere de la persona que ocupa el càrrec.  
   
  

  L’enginyera tècnica delegada     [rúbrica]     Maria Ortoneda Rigau

  
   
   
  

  L’enginyer tècnic delegat     [rúbrica]     Joan Puig Calella

  
  
  En la documentació institucional s’empren capçaleres normalitzades que, entre altra informació, recullen el nom del càrrec o de l’entitat responsable. No hi ha d’haver discrepàncies, doncs, entre la informació orgànica que consti en la capçalera i la de la signatura.  
   
  A més, si el càrrec és llarg, es pot escurçar per mitjà del genèric de l’entitat, és a dir, el primer mot que compon la denominació, atès que el nom complet ja apareix en la capçalera.  
  
  

  La directora del Departament de Psicologia Clínica i Psicobiologia   La directora del Departament

  
  
  En cas que el càrrec ocupi més d’una línia, els articles, preposicions i conjuncions han de passar a la línia següent i és recomanable mantenir junts els elements de sintagmes que vehiculen un únic concepte.  
   
  

  El secretari del Departament de Dret Administratiu,   Dret Processal i Dret Financer   i Tributari

   
  

  El secretari Departament de Dret Administratiu, Dret   Processal i Dret Financer i   Tributari

  
  
  
• La identificació nominal es compon del nom i els cognoms, sense punt final. No ha d’anar mai precedida de la paraula Signat ni de les abreviatures corresponents.
   
  
• La rúbrica ha d’anar sempre entre els dos elements anteriors, tot i que de vegades, si l’estructura del document ja identifica clarament l’emissor, pot aparèixer sola (és el cas del certificat, per exemple). Convé, doncs, deixar un espai d’entre quatre i sis línies en blanc perquè hi càpiga sense problemes

Segons el tipus de document, l’ordre dels elements de la signatura varia.

• En les comunicacions en què la persona que signa ja s’ha identificat, a sota de la datació només hi figura la rúbrica. És el cas del certificat, la sol·licitud, la petició i el recurs.
  
  

  Barcelona, 24 de gener de 2020     [rúbrica]

  
  
  
• En la carta i la circular preval la identificació de la persona. Per això, la rúbrica figura en primer lloc, seguida del nom i cognoms i del càrrec, sense article, que s’escriu en majúscula perquè està en posició inicial. En aquest cas, la signatura precedeix la datació, atès que la fórmula de comiat obliga a invertir l’ordre.
  
  

  [rúbrica]     Maria Ortoneda Rigau   Responsable d’Obres i Manteniment     Barcelona, 24 de gener de 2020

  
  
  
• En el gruix de comunicacions oficials, preval la identificació funcional, que es precedeix de l’article determinat corresponent, per sobre de la identificació nominal. La rúbrica figura al mig de les dues informacions. És el cas de l’ofici, la convocatòria, la citació, la diligència, l’informe, la notificació o la resolució.  
  
  

  Barcelona, 24 de gener de 2020   Per la Universitat de Barcelona     [rúbrica]   Per la Universitat Rovira i Virgili     [rúbrica]

  
  
  En documents com ara el contracte i el conveni, en què intervenen diverses parts, les persones que hi signen s’identifiquen al començament de l’escrit, tant pel que fa al nom com a la representació en què actuen. Per això, en la signatura només hi ha de figurar la fórmula                Per + nom de l’entitat, seguida de la rúbrica.  
  
  Les diverses signatures s’han de col·locar ben distribuïdes en l’espai, seguint l’ordre en què es presenten a l’inici de l’escrit, d’esquerra a dreta i de dalt a baix.
  
  
• En l’acta de reunió, ha d’aparèixer, a l’esquerra, la signatura de qui ha actuat  com a secretari i, a la dreta, la signatura del president, precedida de l’expressió Vist i plau. Només hi ha de constar el càrrec, introduït per l’article, i la rúbrica, perquè els noms i cognoms ja s’han fet constar al començament.  
  
  

  Barcelona, 24 de gener de 2020 El secretari     [rúbrica]       Vist i plau   La presidenta     [rúbrica]

  
  
  
  
• Quan en un document hi ha de figurar el vistiplau, com és el cas d’alguns certificats i de les actes, la signatura que dona la conformitat es col·loca desplaçada a la dreta i en línia amb la rúbrica del primer signant. En general, es fa constar el càrrec, la rúbrica i el nom i cognoms, però hi poden haver variacions en funció del document.  
  
  

  Barcelona, 24 de gener de 2020     [rúbrica]   Vist i plau     El rector   [rúbrica]     Lluís Franquesa i Sils

  
  
  Per donar validesa a les rúbriques, es pot posar el segell de l’òrgan o la unitat que expedeix el document. El segell no s’ha d’estampar damunt les rúbriques, sinó que hi és adjacent.