1. Informació turística

La definició d’informació turística pot tenir tot un reguitzell d’accepcions. Però en totes es detecta una importància cabdal tant per l’eficient gestió dels negocis turístics, com pel gaudi real del fet turístic per qualsevol dels turistes que visiten una destinació. Aquesta necessitat d’informació no és nova i està intrínsecament lligada amb l’essència del turista. Com a exemple es pot citar el llibre l’Organització Turística de Catalunya publicat el 1932, en què s’indica: “Al turista, en efecte, li cal informació ja abans d’iniciar el seu desplaçament, i li cal referida, no únicament a l’objectiu o objectius concrets on pensa fer estació, sinó també a les rutes que hi condueixen, als mitjans de transport de què haurà de valer-se per arribar-hi, a les condicions duaneres a què haurà de sotmetre’s, preus, horaris, tarifes de bagatges, etc.” (Muntanyola, 1932).
El turisme és una indústria en què la informació i l’intercanvi d’informació és la base del negoci. Això queda de manifest en la quantitat de fluxos d’informació entre tots els agents turístics. La complexitat dels fluxos i el volum de la informació turística fa que s’hagin de tenir en compte alguns problemes existents i que es busqui en les TIC una solució per a la seva millor optimització.
Els fluxos d’informació són presents entre els actors de la indústria turística i s’estableixen les diferents interrelacions (en forma de fluxos d’informació) entre proveïdors, intermediaris i consumidors, juntament amb la recerca i la gestió pública. Es pot observar també el paper de les oficines de turisme que es converteixen en capitalitzadores del coneixement de recursos i productes turístics.
Però el més important, sens dubte, és la diferenciació entre les diferents accepcions que es poden donar a aquest terme i que depenen en gran mesura del context d’aplicació i de l’objectiu: informació entre empreses, informació entre professionals, informació explicativa del turisme, informació per als turistes, informació per a la comercialització i promoció. Entre aquestes diverses maneres d’observar aquests fluxos d’informació, destaca la que marca la part més important de la informació turística: la que afecta directament el turista.
Per tant, cal considerar “la informació turística com el conjunt de serveis que s’ofereixen al turista amb l’objectiu d’informar-lo i orientar-lo durant la seva estada o, fins i tot, totes aquelles informacions que l’ajudaran a preparar-lo de forma més precisa” (Majó & Galí, 2000). Aquesta definició, d’una banda, limita de manera clara el context de la informació turística (objectiu d’informar-lo i orientar-lo), però, alhora, obre l’espai a considerar com a informació turística elements informatius no dissenyats específicament per a aquesta finalitat.
Aquest tipus d’informació forma part, de fet, de la majoria dels fluxos d’informació interrelacionats, i està molt relacionada amb la definició d’informació de promoció turística. La principal diferència és que aquesta té una finalitat d’atracció dels turistes cap a la destinació, mentre que l’altra té com a principal objectiu ajudar el turista a planificar el seu gaudi de la destinació.
Es poden establir múltiples classificacions d’informació turística: segons el seu format, el canal de transmissió, la seva naturalesa (estàtica-dinàmica), el moment d’utilització, el seu caràcter (comercial o no comercial), pel grau d’objectivitat o subjectivitat, per la funció, pel llenguatge utilitzat... (Sheldon, 1997; Fodness and Murray, 1997; Cornella, 2001).
Diversos autors han relacionat algunes d’aquestes tipologies d’informacions per obtenir classificacions més acurades. Per exemple, s’encreuen les tipologies d’informació segons el moment d’utilització de la informació amb les tipologies classificades segons la voluntat (turística o no) amb què es crea la informació. En aquest cas apareixen catalogats molts mitjans que aporten inputs d’informació als turistes, tot i que es veu clarament que no van ser creats amb aquesta voluntat. Cal destacar la literatura de viatges o el cinema com a molt incentivadors de destinacions turístiques. Però també val la pena plantejar totes les senyalitzacions que s’escampen per les carreteres o a les ciutats com a mitjà d’ajuda als residents i que es converteixen, de cop i volta, en informació turística de primer nivell quan les utilitza un turista.

2. Oficina de Turisme

En el turisme, com que els seus productes/serveis són béns intangibles que necessiten d’una màxima informació, fidedigna, actualitzada, extensa i detallada per a la seva òptima comercialització, apareixen amb molta força les oficines de turisme com a principals agents actius en l’acció de distribuir i facilitar l’accés a aquesta informació. Per tant, les Oficines de Turisme es poden considerar el nexe entre les destinacions i el turista, ja que ofereixen al turista un servei d’informació, orientació i atenció durant el viatge, ja sigui presencialment o bé a través dels mitjans tradicionals de comunicació o, més recentment, a través de les TIC (Tecnologies de la Informació i la Comunicació).
Seguint aquestes premisses es pot dir que “les oficines de turisme són els centres primaris de distribució d’informació, de recerca i de difusió d’una àrea” (Polovitz, 1996), o més detalladament que “les oficines de turisme són dependències creades per l’Administració Pública directament o bé amb la col·laboració d’altres entitats, a fi de gestionar tots els serveis relacionats amb l’acollida dels visitants i d’organitzar els treballs de coordinació, promoció i comercialització de productes turístics de la seva demarcació” (Cals et al., 1997).
Quan s’analitzen les oficines d’informació turística, en la seva definició normalment s’inclouen els òrgans estatals de promoció turística exterior de cada país (Oficina Nacional de Turisme, National Tourist Office-NTO) i les oficines públiques de component més local (Oficina de turisme-OT, Oficina d’Informació Turística-OIT, Visitor Information Office-VIO, Government Tourist Office-GTO...). En el cas de les Oficines Nacionals de Turisme, normalment són d’organismes estatals que solen tenir com a principals objectius (Sheldon, 1997): 1) Promocionar el país com a destinació turística a la resta del món (normalment junt amb el sector privat) i 2) Avaluar la importància i la repercussió econòmica que té el turisme sobre el país.
Però quan es parla d’oficines de turisme, normalment es tracta de l’accepció d’oficina local (en sentit ampli), que són institucions amb una llarga tradició (centenària en alguns casos) en la majoria de països europeus. Com a exemple podem citar el cas d’Holanda, amb un origen relacionat amb associacions i clubs de viatgers, o el de França, agrupades en la Federació Francesa d’Oficines de Turisme i Sindicats d’Iniciatives (FNOTSI), reconeguda d’utilitat pública el 1921. Les oficines de turisme són, també, una eina de desenvolupament turístic local basada en l’oferta turística local i la coordinació dels actors locals. En molts casos, a més, es converteixen en autèntiques centrals de destinacions locals que permeten una gran comercialització de la seva oferta turística (Darve, 1998).
A Catalunya, la primera oficina de turisme (en termes reals) data de 1929 i es va implantar a l’aeroport de Barcelona. Abans ja s’havien posat en marxa diferents iniciatives per a facilitar l’atenció als turistes: la creació de la Comisión Nacional de Turismo el 1905 i la creació de la Sociedad de Atracción de Forasteros el 1908 són dos dels principals exemples.

3. Recorregut històric i normatiu

Entre les primeres normatives que articulen les activitats de les oficines de turisme a Espanya cal citar l’Ordre de 31 de gener de 1964 que en el seu Títol III regula les activitats turisticoinformatives, en què destaca l’article 38 sobre les Agències d’Informació Turística. La denominació d’Oficina d’Informació Turística la trobem per primera vegada en el Decret 2481/1974 de 9 d’agost sobre Ordenació de centres d’iniciatives turístiques. És en aquest entorn en el qual es comencen a desenvolupar tal com les coneixem actualment. Oficines com les de Tossa de Mar, Malgrat de Mar, Castell-Platja d’Aro, Roses, Figueres, Llança i la Jonquera (Porta Catalana) daten d’aquesta dècada dels anys setanta.
Amb la transferència de competències de turisme que marca el Real Decret 2115/1978 de 26 de juliol es transfereixen les oficines de turisme de l’aeroport de Barcelona i les de Tarragona i Girona (Article 9.1).
La primera normativa catalana sobre oficines de turisme arriba amb el Decret 94/1994, de 22 de març, amb el qual es crea la Xarxa d’Oficines de Turisme de Catalunya amb l’objectiu “d’unificar i homogeneïtzar aquest ens, per així afavorir la potenciació de Catalunya com una marca turística i proporcionar unes línies que determinin les tasques necessàries a desenvolupar”. Tant públiques com privades, les oficines de turisme tenen accés a aquesta xarxa, la integració a la qual proporciona un seguit de beneficis com la disposició de material, publicacions i estudis editats per la Generalitat, accés a cursos de formació i reciclatge, obtenció de subvencions, etc.
La funció bàsica que han d’exercir les oficines de turisme segons aquest decret és informar el turista sobre totes les qüestions que siguin del seu interès valent-se del material informatiu referent al seu territori i a l’oferta turística. D’altra banda, estan autoritzades a oferir assistència tècnica per a la reserva de places en qualsevol establiment turístic i a realitzar activitats de promoció, investigació i animació.
Quatre anys més tard es va veure que el Decret que va crear la Xarxa d’Oficines de Turisme requeria una concreció en certs aspectes, impulsada, sobretot, pel desenvolupament desigual que s’ha produït en el territori català, tal com manifesta el Decret 300/1998, de 17 de novembre. La modificació més important que aporta aquesta nova normativa consisteix en el següent: “3.2 Les oficines de turisme de la xarxa creades i regides per l’Administració pública poden realitzar reserves d’allotjament, exclusivament, per a la primera nit d’estada, en establiments turístics de la comarca, prèvia sol·licitud de la persona usuària que es personi en els locals de l’oficina, mantenint en tot cas una estricta neutralitat en la seva relació amb el turista, sense fer prevaler cap establiment i respectant en tot moment l’interès de la persona viatgera.” Paral·lelament, es dóna la possibilitat a les agències de viatges de la comarca a ubicar punts de venda a les oficines de turisme i distribuir serveis turístics inclosos en paquets o forfets d’àmbit comarcal.
En la Llei de Turisme de Catalunya 13/2002 de 21 de juny, les oficines de turisme, principals ens d’informació i promoció del país, tenen un paper decisiu en la projecció de la imatge turística de Catalunya, i es requereix la cooperació i la coordinació entre les oficines (de les diverses administracions i les de caràcter privat) més que la competència territorial en matèria de turisme. Amb aquesta llei s’afavoreix el creixement de les oficines de turisme, que esdevenen ens d’obligada creació pels municipis i comarques que siguin declarats d’interès turístic. Paral·lelament, la cessió de competències en turisme a les administracions locals pot beneficiar també el seu creixement, promogut pels ajuntaments, tot i que alhora pot consolidar la individualització de les accions turístiques a nivell municipal.
Fent referència a aspectes més concrets d’aquesta normativa i en relació al servei de reserves, la nova llei amplia els límits d’actuació de les oficines d’informació turística que depenen d’administracions públiques inserides a la xarxa. A l’hora de proporcionar aquests serveis, condicionats fins ara a ser realitzats per a la primera nit, es permet efectuar-los per a qualsevol establiment d’allotjament i servei turístic sense incorporar un límit temporal.
La qualitat en la prestació dels serveis, la bona atenció al visitant, la formació especialitzada o l’ús de les noves tecnologies són alguns dels aspectes promoguts per la nova llei i que vinculen directament les oficines d’informació turística; són aspectes generals per a totes les empreses del sector turístic, i és la normativa específica de cada sector turístic la que ha de concretar les accions necessàries per a assolir aquests objectius.

4. Les oficines de turisme catalanes: creixement i expansió en el territori

És evident l’espectacular creixement, tant a nivell quantitatiu com qualitatiu, que han experimentat les oficines de turisme en les últimes dècades. A nivell quantitatiu, en la darrera dècada han quasi duplicat el seu nombre i han arribat a les 197 actuals. A nivell qualitatiu, la millora es preflecteix indubtablement en la incorporació de l’ús de les TIC i en una major formació del personal de contacte (Majó, 2005).
La distribució d’aquestes oficines de turisme és molt variada, tant pel que fa a la seva representació per comarques com per marques turístiques. El Baix Empordà i l’Alt Empordà són les dues comarques amb més oficines de turisme (14 cada comarca), seguides de la Selva (amb 10), el Berguedà,
el Baix Ebre i el Tarragonès (amb 9 cada una) i el Maresme i el Baix Camp (amb 8 cada una). D’altra banda, les comarques que només tenen una oficina de turisme són el Pla de l’Estany, el Solsonès i les Garrigues.
Per marques turístiques destaca principalment la Costa Brava, tant pel nombre total d’oficines com per la mitjana d’oficines per comarca (per sobre de 8). En valor absolut les dues marques turístiques que la segueixen són el Pirineu-Prepirineu i la Costa Daurada. Cal destacar també el nombre d’oficines de la marca Costa del Maresme que són nombroses, tractant-se d’una marca unicomarcal, però concentrades majoritàriament a la zona nord del seu litoral, el més proper a la Costa Brava.
Finalment, l’elevat nombre d’oficines de turisme repartides per tota la franja del litoral ens dibuixa una intensificació clara, tot i que només s’hi concentren el 40% del total d’oficines de turisme.

4.1 Trets distintius de les oficines de turisme catalanes

La informació turística és la base de qualsevol oficina de turisme, no obstant això, aquestes entitats es converteixen en un engranatge essencial en el procés de dinamització dels espais turístics i, per tant, en les tasques que aquest mateix procés desencadena, tals com la creació de nous productes i serveis.
Aquesta funció de dinamització turística, finalitat de la nova Llei de Turisme, és desenvolupada pel 88,4% de les oficines de turisme que pertanyen a la xarxa. La resta d’entitats dediquen exclusivament la seva activitat a informar. En alguns casos aquestes oficines estan condicionades per la seva ubicació (aeroports, carretera, punts d’interès...), per tractar-se de municipis petits o perquè la magnitud de la destinació a què donen servei justifica un ens superior de promoció i, per tant, es delega exclusivament la funció d’informació a l’oficina de turisme.
Les tasques que realitzen les oficines de turisme són molt diverses i, a la pràctica, s’estableixen fluxos d’interacció. Com a tasques principals cal destacar les següents: tasques de taulell, tasques de gestió interna (back office) i tasques DMO (de gestió de la destinació).
Analitzant el conjunt de tasques que desenvolupa el personal de les oficines de turisme, agrupades en 18 tasques principals, s’observen quatre clústers diferenciats d’oficines de turisme marcats essencialment pel volum de tasques assignades.
Així, el primer clúster (el 13,8%) agrupa les oficines que més tasques tenen assignades entre el seu personal. En totes les variables la seva mitjana està molt per sobre de la mitjana total i es redueix sensiblement la desviació tipus. A la banda contrària existeix un segon clúster (el 36,7%) clarament oposat a l’anterior, ja que en totes les variables la seva mitjana està per sota de la mitjana total. Els altres dos clústers ocupen posicions intermèdies, per bé que el tercer (el 28,4%) és clarament proper al primer (cap de les mitjanes de les variables està per sota de la mitjana total, però moltes estan molt properes) i en el quart (el 21,1%) poques variables estan per sobre d’aquesta mitjana. El comportament d’aquest clúster es veu reflectit en el diagrama de caixes que es presenta a la figura 8, on es reprodueixen les variables més significatives.
Les oficines de turisme reben consultes de turistes i d’altres persones que viuen en la localitat on estan ubicades. La majoria provenen de turistes de pas (45%), seguides dels turistes que efectuen una estada en el lloc on està situada l’oficina, amb una mitjana del 36,87%; mentre que les consultes efectuades per la població local tenen una importància relativa molt baixa en la majoria de les oficines, amb una mitjana del 18,80%. Tot i que algunes, com és el cas de l’Oficina Comarcal de Turisme de l’Anoia, reben un molt alt nombre de consultes de la població local. L’Oficina de Turisme situada a l’aeroport de Girona, evidentment, informa majoritàriament turistes de pas, i l’Oficina de Turisme de la Vall d’Aran informa en una major proporció turistes que efectuen una estada a la seva zona d’influència.
Observant les consultes que reben les diferents oficines de turisme per marques turístiques es pot veure que la mitjana de consultes rebudes dels turistes de pas és força semblant en totes, amb un resultat que ronda el 40% de les consultes que reben, tot i que Pirineus-Prepirineus i Catalunya Central reben un percentatge de consultes d’aquests turistes per sobre la mitjana establerta, ja que els diferents municipis situats en aquestes zones, sobretot a la Catalunya Central, reben un gran nombre de consultes que corresponen a visitants d’un sol dia.
Les marques turístiques situades al litoral proporcionen més informació a turistes d’estada que la resta de marques situades a l’interior, entre altres factors perquè són zones que atrauen un tipus de turisme que passa part de les seves vacances en aquestes zones, entre les quals destaca la Costa Brava, amb un 48,53%, i el Maresme, amb un 55%. D’altra banda, Terres de Lleida i Barcelona destaquen pel nombre de consultes que reben de la població local, amb un 39 i un 40% respectivament, en contraposició amb el Maresme que només atén consultes d’aquest tipus en un 5% dels casos.
Les diferents oficines de turisme repartides per tota la geografia catalana disposen principalment d’informació local i de la zona d’influència i també de la comarca on estan ubicades. Com a exemple d’oficina que només disposa d’informació local i de la zona d’influència es pot destacar l’Oficina d’Informació Turística de Turisme de Barcelona. Cal remarcar, però, tres casos concrets en els quals les oficines no tenen informació local i són plenament justificables, ja que corresponen a aeroports i oficines en ruta.
D’altra banda, la informació més genèrica està disponible en menys oficines. Així, només un 76,1% disposa d’informació genèrica de Catalunya i un 48,7% disposa d’informació genèrica d’Espanya.
Els turistes que es dirigeixen a les oficines de turisme sol·liciten principalment informació local, de la zona d’influència i de la comarca. D’altra banda, la proporció de turistes que sol·liciten informació de la província, de Catalunya i d’Espanya té un menor pes. Tal com s’ha comentat en l’apartat referent al tipus de consultes, aquestes, majoritàriament, es realitzen al taulell, la qual cosa es relaciona amb el fet que els turistes es dirigeixen directament a l’oficina de turisme, per tal d’obtenir informació sobre què poden visitar o quines activitats poden realitzar a la zona o població on estan, ja sigui per a un sol dia o per a una estada més llarga.
Paral·lelament, les oficines de turisme també manifesten la mancança d’informació en alguns aspectes, sobretot, pel que fa a informació de la província, de Catalunya i d’Espanya.
El que realment preocupa d’aquesta situació és que algunes oficines han manifestat que els manca informació local, de la zona d’influència i de la comarca, la qual cosa és un fet negatiu que pot perjudicar la promoció turística del lloc on estan ubicades. Altres oficines que no en disposen és pel fet de ser oficines impulsades per la Generalitat, com l’Oficina del Palau Robert, que s’encarreguen de distribuir una informació més generalista de Catalunya i no fan èmfasi en la informació local.
Observant els resultats obtinguts per marques turístiques, cal fer referència al fet que les mancances d’informació dels diferents àmbits analitzats provenen majoritàriament de la Costa Daurada i Pirineus-Prepirineus. Tot i que aquestes marques concentren un nombre més gran d’oficines, en nombres relatius s’aprecia com a principal problema el no disposar de totes les tipologies d’informació possibles i, especialment, de les relacionades amb l’entorn local, la zona d’influència i la comarca; a aquest dèficit d’informació s’afegeix també la Catalunya Central que, tot i el menor nombre d’oficines, en nombres relatius té una manca d’informació equiparable a l’observada en les marques mencionades anteriorment.
A la Costa Brava, les oficines opinen que no es presenta una manca d’informació local, però sí que es manifesta una manca en la resta de tipologies d’informació. El Maresme destaca per la manca d’informació provincial per damunt de la resta de marques turístiques, tot i que, en nombres absoluts, la importància generada és menor, a causa del seu reduït nombre d’oficines. És preocupant la situació que presenten totes les marques turístiques, excepte Barcelona, en referència a la manca d’informació general sobre Catalunya, amb valors que ronden el 50%.
Havent observat la manca d’informació dels diferents àmbits estudiats, és important manifestar la necessitat de coordinació entre les diferents oficines de turisme, per tal de generar un flux d’informació que pugui respondre més eficientment les demandes dels turistes, encara que, com ja s’ha dit anteriorment, la petició d’informació genèrica té un menor pes respecte a la informació específica de la zona en qüestió.
Respecte a l’ús de les TIC a les oficines de turisme, l’eina més utilitzada és el correu electrònic seguit de la pàgina web per recercar informació (ja sigui a petició d’un turista o per millorar el banc d’informació dels recursos turístics de l’oficina). En un estudi sobre l’ús de les TIC es van definir dues variables sintètiques: una que valorava el grau d’aprofitament de les TIC per a la promoció de la destinació turística de l’oficina de turisme i l’altra sobre el grau d’aprofitament de les TIC en les tasques de gestió de la informació en el si de l’oficina de turisme. El resultat gràfic d’aquestes variables es pot veure en la figura següent, en què es visualitza el camí que han de recórrer la majoria de les oficines de turisme.

5. Necessitats d’avui i de futur

La gestió de la informació és una gran responsabilitat que tota destinació ha d’assumir, tant per a una millor promoció turística com per a millorar-ne la seva qualitat. Són moltes les accions que cal realitzar i en molts casos no s’entreveu una millora evident. Per a millorar la informació turística d’una destinació és inevitable que tots els agents propietaris de la informació assumeixin la seva responsabilitat conjunta i ajuntin esforços per tal que aquesta es presenti de manera transparent i neutral. La millora de la imatge turística de Catalunya vindrà en bona mesura condicionada per la capacitat de col·laboració entre oficines de la xarxa a fi de promoure el territori català. S’ha de prioritzar no limitar l’experiència turística als atractius d’un marc local, comercialitzant globalment el país i ampliant l’oferta que s’ofereix al visitant.
Les oficines de turisme catalanes, com passa en moltes altres zones turístiques, estan marcades per una gran diferència entre les seves formes d’actuar. En molts casos, els esforços del personal van per davant de les limitacions amb les quals es poden trobar en realitzar les tasques quotidianes. La principal característica que es copsa en parlar amb els informadors turístics és el seu alt grau de dinamisme i la seva predisposició de servei al turista (òbviament en general i deixant de banda poques excepcions).
Però cal fer un pas endavant, perquè, sense desmerèixer la important tasca individual i professional dels treballadors i treballadores de les oficines de turisme, cal professionalitzar aquestes oficines. Aquesta “professionalització” ha de venir, sobretot, per replantejar l’operativa i els processos de les oficines de turisme i adequar-los a les noves possibilitats que ofereixen les Tecnologies de la Informació i les Comunicacions. A aquest fet poden ajudar també els nous professionals que s’estan formant a les universitats en aspectes més lligats a la gestió de les destinacions. Per citar un exemple es pot fer esment del Llibre Blanc del Grau en Turisme (ANECA, 2004) que planteja per primer cop competències directament lligades a aquests perfils professionals en els estudis universitaris.
A mode esquemàtic, perquè no és l’objectiu d’aquest document, es proposen diferents accions que poden permetre millorar l’evolució de les oficines de turisme, la seva xarxa i alhora oferir noves possibilitats d’us de les tecnologies de la informació i les comunicacions.
Sens dubte una de les principals mancances de les oficines de turisme és poder disposar d’informació el màxim d’actualitzada i molt accessible. A les diverses oficines de turisme es realitzen sovint les mateixes tasques d’actualització dels recursos turístics que, amb una bona planificació, podrien beneficiar tothom. S’han realitzat múltiples propostes per tal que, a través de l’Intranet de la xarxa, s’estableixin intercanvis d’informació, però sovint el treball individual actual de les oficines no és compatible amb el fet de compartir informació.
Per això es considera que la creació d’un sistema d’informació turística de destinació és absolutament vital. Un sistema que, nodrint-se de les informacions de les diferents oficines de turisme, globalitzi tota la informació de Catalunya i, per tant, aquesta pugui ser utilitzada pels usuaris finals i per les pròpies oficines de turisme. En aquesta tasca s’han d’implicar tots els agents turístics, tant públics (Direcció General de Turisme, Turisme de Catalunya, Patronats Turístics de les Diputacions, Consells Comarcals i totes les oficines de turisme) com privats, i conjuntament aportar aquesta eina estratègica per a la promoció, però també per a la gestió de la destinació.
Si es disposés d’aquesta informació estandarditzada, les tasques recurrents de mantenir una pàgina web es podrien simplificar i es podria posar molt més èmfasi a donar la visió global de la destinació i, amb les mateixes dades, personalitzar una pàgina directament entramada amb les particularitats de la seva zona.
Això lliga amb la necessitat de potenciar i dinamitzar la Intraxarxa (espai de treball conjunt de tots els membres de la xarxa). Entre les accions que seria bo consolidar dins d’aquest espai col·laboratiu podríem enunciar-ne dues de significatives: 1) La identificació, la catalogació i la gestió dels fulletons turístics i 2) la gestió d’agenda d’esdeveniments.
La catalogació i la gestió dels fulletons i els documents informatius és potenciada per la necessitat de conèixer tots els documents informatius editats per una o altra institució i la seva divulgació a tots les òrgans informatius. En aquest espai es podria disposar tant del document amb format digital com d’informació de com aconseguir exemplars en paper. Actualment no es realitza de manera coordinada un bon control dels fulletons editats, ni de la seva finalitat, ni de les oficines que en tenen estoc (l’usin o no). Sovint molta informació que es troba en els fulletons no està disponible a la xarxa i això comporta una tasca de totes les oficines de turisme de recopilació i catalogació de tot aquest material.
Per això, cal establir millors mecanismes per tal de fer arribar tots els documents informatius a totes les oficines de turisme, i facilitar-ne la seva distribució i fins i tot la seva redistribució. Per a simplificar-ho, seria convenient crear un registre-catàleg de fulletons amb un inventari per a cada oficina de turisme, des d’on, telemàticament, es poguessin gestionar les peticions i els traspassos. Cada fulletó que creés qualsevol institució s’incorporaria al catàleg identificant la manera d’obtenir-lo. Això, a més, permetria la redistribució de fulletons que no s’utilitzen en una determinada zona a altres on s’estan esgotant.
Com a part molt important d’aquest “registre” s’incorporaria una imatge digital de cada document que permetés consultar-lo, i, si fos el cas, imprimir-lo, si és que s’ha exhaurit el document físic. Així es podrien substituir la majoria d’arxius històrics de cada oficina i s’estalviaria la feina de mantenir-los. D’aquesta manera s’aconseguirien dos aspectes importants: d’una banda, donar a conèixer tota la documentació disponible i, de l’altra, la gestió tant de la manca d’estoc com de la seva redistribució en cas d’excedents.
Mentre no es realitzi aquesta base de dades de recursos que es demana, hi ha un aspecte molt important que cal impulsar des de les oficines de turisme: la creació d’un gestor d’esdeveniments que permeti realitzar tot tipus de consultes d’actes, actuacions i concerts que envaeixen les temporades turístiques. A la recerca d’aquestes dades puntuals (a quina hora és?, on es poden comprar les entrades?, què puc fer demà?...) és al que els agents de les oficines de turisme sovint dediquen més temps.
A més, seria convenient dotar-nos d’una classificació de les oficines de turisme, ja que resulta difícil saber si l’oficina de turisme ofereix el que ha d’oferir. Aquest fet fa que resulti difícil comparar una oficina de turisme com la del Palau Robert de Barcelona, que té un plantejament general de Catalunya, amb una oficina de turisme d’un municipi d’interior o amb una oficina de turisme d’un important nucli turístic del litoral. Els objectius de cada una d’aquestes oficines de turisme són essencialment diferents i, probablement, també ho és el tipus d’informació que es pot subministrar. La classificació que s’hauria de proposar s’hauria de basar en l’abast territorial al qual pot fer referència l’oficina de turisme i en la informació que pot subministrar. Finalment, un aspecte que s’ha de millorar és la necessitat de disposar de dades comparables de les gestions de cada una de les oficines de turisme. Perquè, tot i que a la majoria de les oficines es recull aquest tipus d’informació, no s’ha estandarditzat la metodologia que cal emprar. A part d’aquesta estandardització de metodologia, es pot aportar a les oficines de turisme un programari que faciliti tant la recollida d’aquesta informació com el seu processament. Disposar d’aquesta informació comparable i estandarditzada, a més de donar informació a cada oficina de turisme, permetrà un coneixement més aprofundit de les necessitats dels nostres turistes i, si s’escau, una informació diària actualitzada.
Moltes d’aquestes propostes s’han recollit al Pla Estratègic de Turisme de Catalunya que en el seu programa 5 planteja la modernització i millora de la informació turística. Cal, però, que la informació turística agafi un protagonisme que sovint no se li dóna. Això comportarà canvis en l’operativa de processos, però aquesta nova reenginyeria serà beneficiosa per al nou model turístic que es perfila. Les administracions turístiques han de vetllar per a incentivar aquestes activitats, ja que serà amb el fruit d’aquesta conjunció que la destinació podrà obtenir l’avantatge competitiu que ens augura, si es fa correctament, l’ús de les Tecnologies de la Informació i les Comunicacions.