Les eines d’autoreserva de viatges faciliten i agiliten els processos de reserva de vols, hotels, cotxes de lloguer i altres serveis relacionats, tot seguint el model de les webs populars de viatges, però afegint-hi les polítiques de viatge, els diferents rols existents a les institucions (viatgers,  organitzadors, aprovadors) i els fluxos de comunicació entre ells.

• Visualitzar les diferents opcions de viatge afavorint l’autocontrol de la despesa. 
• Simplificar la comunicació entre rols, reduint el temps del procés 
• Minimitzar els desajustos de preus entre el pressupost i la compra, habituals en el sector de viatges, que ocasionen problemes pressupostaris i de gestió.
• Reduir errades a partir d’unes dades úniques i fiables dels viatgers que no s’han de manipular.
• Accedir directament als acords negociats amb els diferents proveïdors, tant els de l’agència de viatges com ara de la UB. 
• En general, facilitar la sol·licitud de reserves induint, al mateix temps, al compliment de les normes i procediments relatius als viatges.

Les eines d'autoreserva no substitueixen totalment les agències de viatge: són aquestes qui emeten finalment els bitllets d'avió i els bons d'hotel reservats amb l'eina, als usuaris de la qual donen suport; al temps que continuen fent-se càrrec de la gestió de les reserves més complexes i poden oferir una atenció més personalitzada.

Què s'hi pot fer

Quan fem una reserva mitjançant una agència de viatges, aquesta ha de consultar en una base de dades les diferents opcions existents: trajectes, línies aèries, categories i preus dels bitllets i disponibilitat de seients. Només hi ha tres o quatre grans bases de dades (GDS) com aquesta a nivell mundial, sent Amadeus la més utilitzada a Europa.

La mateixa informació que Amadeus proporciona a les agències de viatge perquè puguin realitzar la seva feina és la que podem consultar directament mitjançant l’eina d’autoreserva, amb una presentació amigable i un ús senzill, similars als de les webs de viatges tant  populars.

Després de consultar  les diferents opcions fins a trobar la més adient pel client, l’agència pot bloquejar (“reservar”) seients i preu per un temps limitat durant el qual es pot modificar, cancel·lar o confirmar la reserva. El mateix pot fer el propi viatger amb l’autoreserva.

Un cop autoritzada la reserva i activada a l’eina pel Aprovador (gestor SAP), serà l’agència qui emetrà els bitllets electrònics i els trametrà al viatger.

Amb Amadeus es poden fer reserves en línia de vols, trens, hotels i cotxes de lloguer. També es poden sol·licitar, mitjançant formularis, hotels a petició, bitllets de tren no disponibles a l'eina ii altres serveis no connectats en línia.

Amadeus és especialment útil per a planificar i reservar vols punt a punt d'abast estatal i intracontinental

Què no s’hi ha de fer

L’eina d’autoreserva no és adequada per a viatges complexos com ara els que comporten combinació de trajectes o utilització coordinada de diferents línies aèries o mitjans de transport i, en general, pels viatges intercontinentals.

 L’assenyat en aquests casos és sol·licitar el suport directe de l’agència de viatges.

Per altra banda, i pel que fa a l'oferta d'hotels d'Amadeus, cal tenir present que, amb l'excepció dels hotels 'on request' (a petició), negociats per la UB amb una bona relació qualitat-preu, l'aparició o no d'un hotel o una cadena hotelera es basa exclusivament en una relació comercial entre els hotels i Amadeus, sense que ni la UB ni les agències de viatge - El Corte Inglés en el nostre cas - puguin exercir-hi cap control ni, per tant, se'ls pugui demanar responsabilitats. Per aquest motiu, s'aconsella no reservar-hi hotels, especialment en nom de terceres persones, dels quals no puguem obtenir bones refererències.

• Eficiència operativa:

1. Facilita la sol·licitud de reserva de viatges.
2. Simplifica la comunicació entre viatgers, gestors i agència de viatges.
3. Redueix el temps del procés.
4. Minimitza els desajustos de preus entre el pressupost i la compra.
5. Redueix errades: dades úniques i fiables.
    

• Eficiència econòmica:

1. Estalvia costos en els serveis.
2. Facilita el control de les despeses.
    

• Accés directe als acords negociats per la UB i VECI amb els operadors

1. Línies aèries
2. Companyies de tren
3. Allotjament

• Política de viatges de la UB

1. Compliment dels dels procediments d’aprovació de despeses.

L’eina acull tres tipus d’usuaris o rols:

Viatgers: Fan reserves per a ells mateixos. 

Organitzadors: Fan reserves per a altres usuaris.

Aprovadors: Registren al SAP les reserves i les activen amb l'autorització del titular del crèdit. 

Autoritzador: titular del crèdit o pressupost.                        

Un mateix usuari pot desenvolupar més d’un d’aquests rols: un viatger pot organitzar un viatge per a un company, conjuntament amb el seu, i els aprovadors poden fer també d´organitzadors

En construcció