Informacions específiques

• Assegurança de viatge de la UB Feu un cop d'ull a les excel·lents cobertures sense cost oferides pel mitjà de pagament de la UB (Diners), demaneu-nos la targeta  per portar a sobre o anoteu-vos al menys el número de telèfon d'assistència + 34 902 538 228 
• Aquesta assegurança és vàlida i adequada també com a "Assegurança mèdica de viatge" quan es requereix l'obtenció d'un visat; en aquest cas s'ha de demanar a Diners una certificació expressa per acompanyar-la a la sol·licitud del visat.
• Recomanacions de viatge generals, per països i serveis consulars  Ministerio de Asuntos Exteriores
• Ajuda i assessorament pels ciutadans de la UE: viatjar, salut, conduir un vehicle, comprar, viure a la UE. Unió Europea
• Targeta sanitària europea. Ministeri de Empleo y Seguridad Social.
• Viajarsano. Precaucions sanitàries necessàries pels viatges, consells pràctics sobre vacunacions i malalties, recomanacions per país de destí. Web privada amb informacions avalades per la Societat Espanyola de Medicina Tropical i Salut Internacional.

• Informació de vols, horaris, terminals en temps real, aeroports espanyols: accessos i transport, pàrquing, mapes …  AENA
• Carta de serveis i drets del passatger. Des que s'accedeix a l'aeroport fins que s'arriba al destí: retards, pèrdues de connexió, problemes amb els equipatges… AENA

• Si heu tingut cap incidència amb l'allotjament, curseu directament la reclamació a la direcció de l'hotel i, si la gravetat del cas ho requereix, també davant l'autoritat de consum o policial de la zona i comuniqueu-lo a l'agència de viatges. Si cregueu que és convenient que la UB en tingui coneixement, utilitzeu aquest formulari.
• Si heu tingut necessitat d'utilitzar l'assegurança de viatge, tramiteu les reclamacions davant l'asseguradora seguint les seves instruccions i aportant la documentació necessària. Informeu també a Compres sobre la satisfacció del servei d'assegurança.

• Requeriments, informació i recomanacions per països ("Fichas País"). Ministerio de Asuntos Exteriores
• Viatges als Estats Units d'Amèrica sense Visat. USA Embassy, Spain Què és ESTA. Unitat de Compres.U.S. Department of Homeland Securiy Enllaç Formulari ESTA

1. Per raons d'economia, seguretat i control els bitllets de transport aeri i de tren han de ser contractats a l'agència de viatges oficial de la UB
2. Els bitllets han de ser de classe turista amb tarifes reduïdes. Queda expressament descartada la utilització de tarifes plenes, molt més cares perquè admeten canvis i cancel·lacions. En trajectes superiors a 6 hores es pot viatjar en una classe superior.
3. És determinant per a l'obtenció de preus òptims la màxima antelació en les reserves, que han d'efectuar-se tan aviat es coneguin les dates de viatge. És important recordar que el preu dels bitllets s'incrementa especialment en les reserves realitzades amb menys de 7 dies d'antelació. Es recomana reservar els viatges amb més de 14 dies d'antelació per a les destinacions nacionals i 30 dies per als internacionals; sempre que es pugui, s'haurà de tancar el bitllet en anada i tornada.
4. Aerolínies de baix cost (low cost). S'han de contractar també per l'agència de viatges la qual procedirà d'una de les dues maneres següents, segons les necessitats del viatger, les característiques de la reserva i els requeriments de l'aerolínia:

    

   a) Si el viatger no necessita facturar maleta i/o quan l'aerolínia no accepta altre procediment de reserva i pagament, l'agència farà la reserva directament a Internet , com ho faria el propi viatger però mitjançant la targeta de pagament de la UB, proporcionant així al viatger una cobertura d'assegurança, excel·lent i gratuïta, que altrament encariria el preu del bitllet. Aquest procediment té, entre d'altres inconvenients, que la reserva i el pagament s'han de fer en el mateix acte i per tant no es pot bloquejar els bitllets mentre es formalitza el procés intern d'autorització del viatge. Aquesta circumstància, unida a l'especial volatilitat dels preus d'aquests vols, a més d'ocasionar-nos disfuncions administratives, pot produir la impressió errònia que l'agència ens ha pujat arbitràriament el preu mentre tramitàvem els documents d'autorització: ni en aquest procediment ni en el que exposem a continuació ens carrega l'agència cap despesa de gestió. 

    

   b) Altres aerolínies de baix cost, com ara Vueling, permeten, a més de per 'Internet, fer també reserves pel sistema Amadeus, procediment de reserves habitual de les agències de viatge . En cas de poder triar, l'agència utilitzarà aquesta via si el bitllet resulta més econòmic, per exemple quan s'han de facturar maletes, i també per a gaudir d'un temps de bloqueig que tot i que curt – no traspassa normalment el mateix dia en què s'ha fet el bloqueig- assegura l'estabilitat del preu i la disponibilitat del bitllet si es formalitza l'autorització el mateix dia. 

     

   S'ha tenir present que en cap cas aquestes companyies permeten el reemborsament del bitllet i que les modificacions ulteriors de nom, dates i altres dades són objecte de forts penalitzacions. Per aquest motiu, és especialment important que, des de la primera sol·licitud de pressupost, es facilitin les dades del viatger tal com apareixen en el seu D.N.I. o passaport

Es recomana que sempre es doni prioritat a l'alternativa de viatge més econòmica tenint en compte el cost del mitjà de transport (AVE o avió), el transport urbà fins a l'aeroport/estació i el cost de gestió de l'agència ( fee ). Les dues alternatives més eficients son l'avió en vol tancat (Vueling, Air Europa i Iberia), i l'AVE. El pont aeri queda exclòs, limitant-se als casos excepcionals, quan sigui l'única opció de viatge.

A les següents taules es mostren el costos associats a les diferents maneres de viatjar i també en funció de l'antelació de la reserva: 

Barcelona - París

Actualment existeixen vols a París tant en companyies low cost com ara convencionals; per tant, en cada viatge és recomanable fer una prospecció de preus, ja que en funció de l'ocupació i les dates del viatge, la companyia més econòmica pot ser diferent. 

Habitualment les opcions més econòmiques solen ser amb les companyies low cost Vueling e Easyjet, però s'ha de consultar preus amb Air France perquè pot tenir ofertes més econòmiques. En el cas d'Easyjet i Vueling no es necessari que l'anada i la tornada sigui amb la mateixa companyia i es pot consultar el preu per trajecte per si ocasionalment resultés més avantatjós. En el cas d'Air France, les seves millors tarifes sempre són d'anada i tornada en un mateix bitllet. 

L'aeroport d' Orly-Paris és a 22km del centre de París, mentre que l'aeroport de Charles de Gaulle és a 31km del centre

Barcelona-Lisboa

Es recomana la utilització preferent de Vueling, que permet l'anada i tornada el mateix dia. 

Barcelona-Milà 

És aconsellable la utilització de Vueling o Easyjet, que volen a l'aeroport de Malpensa. Alitalia opera només a Linate amb unes menors freqüències, i uns preus significativament superiors. Malgrat això sempre es recomana consulta preus en totes les companyies per cada viatge 

Barcelona-Brussel·les

Per a aquesta destinació es recomana l'ús de Vueling sempre que la seva disponibilitat horària ho permeti. En cas contrari, es recomana seleccionar l'alternativa més econòmica entre combinar companyies (Vueling-Brussels Airlines) o l'anada i la tornada amb Brussels Airlines.

Barcelona - Ámsterdam 

L'ús de Vueling o Transavia o combinació entre ambdues, són les millors alternatives de vol. 

Barcelona - Londres 

Es recomana la utilització de  Vueling i Easyjet com a companyies de baix cost. Per l'elecció de les millors alternatives als preus més econòmics, s'ha de tenir en compte l'aeroport al que es vol arribar ( Heathrow a 28km del centre de Londres, Gatwick a 50km del centre de Londres, accés al centre de ciutat amb Tren Express). La compra es pot fer per bitllets d'anada i tornada o per trajecte, en funció de les ofertes més econòmiques, i s'ha de tenir en compte que l'aeroport d'arribada pot ser diferent de l'aeroport de tornada.

S'aconsella la utilització de British Airways excepcionalment i limitat als viatges d'anada i tornada . Si l'única tarifa disponible fos plena, sol·licitar una alternativa econòmica un dia abans o després de la data sol·licitada.

L'obtenció d'un preu òptim depèn de la combinació d'aquests tres factors: 

1. L'antelació en la reserva, que permet accedir a tarifes promocionals 
2. Flexibilitat en les dates d'arribada i sortida. A major flexibilitat, major possibilitat d'aprofitar les ofertes de les companyies
3. La possibilitat de passar el cap de setmana a la destinació amplia el ventall de tarifes aplicables, abaratint el preu. 

S' autoritza la reserva en classe business per als viatges d'una durada superior a 6 hores

• Tarifes Plenes transport aeri : Aquelles que admeten canvis i cancel·lacions sense cap cost associat
• Tarifes Reduïdes transport aeri: Aquelles que tenen despeses associades a canvis i cancel·lacions. Les tarifes plenes poden resultar fins a 5 vegades més cares que les reduïdes. 
• Tarifes Renfe: Estrella : requereix la reserva amb un mínim de 7 dies d'antelació respecte de la data de sortida. Suposa un 40% de descompte respecte de la tarifa General. Web: Requereix la reserva amb una antelació de més de 14 dies. Suposa un 60% de descompte respecte de la tarifa General.

A desenvolupar JAP

Els límits màxims de les dietes d’allotjament en viatges pagats amb fons de la UB  han estat modificats  per acord del Consell de Govern de 4 d’abril de 2017 i  de la Comissió Econòmica del Consell Social de 5 d’abril de 2017. (Atenció: les dietes de manutenció no han estat modificades)
En conseqüència, les dietes d’allotjament a aplicar són les següents, en funció  de la font de finançament:

Les taxes turístiques són elegibles pel Mineco però sempre dintre de la tarifa-dieta;  per exemple, a Espanya, l’import de l’hotel més la taxa turística més l’IVA d’un i de l’altra no pot ser superior als 72,57 €.  Quan el finançament és a càrrec de la UB, la dieta d’allotjament es considera incrementada, si cal, en el mateix import de la taxa turística més l’IVA d’aquesta (10%).

És responsabilitat dels titulars dels crèdits, principalment, i també dels gestors que els donen suport, quan tramiten viatges subjectes a la restricció del Mineco o d’altres, informar expressament a l’agència de viatges d’aquesta circumstància. En cas contrari, l’agència inclourà entre les seves propostes hotels de diferents preus dintre del límit de la tarifa-dieta més alta.

En el mateix sentit, a les consultes i reserves realitzades mitjançant l’eina d’autoreserva  s’ha de tenir present que aquesta està parametritzada per mostrar els hotels disponibles dintre dels límits màxims de les tarifes-dietes (per exemple, 120 € a Barcelona i Madrid) i, per tant, pot incloure hotels amb preus superiors als acceptats pel Mineco, que, si és el cas, s’han d’ignorar.

Formulari intern SV/UB

Aquestes dietes no han estat objecte de modificació i no varien en funció  dels fons de finançament:

Tramitació de les dietes i rescabalament de despeses:

• Aquest formulari té per objecte vehicular el tràmit de rescabalament de dietes de manutenció i d’altres despeses, relacionades amb la mobilitat, que hagin estat avançades. 

   

  En els casos previstos a la Política de viatges de no utilització dels serveis de l’agència, i quan es sol·licita una autorització d’excepció, aquest formulari s’utilitza, a més, per consignar-hi el detall dels serveis de transports i/o allotjament, recolzats en els corresponents pressupostos o, en el seu cas, les factures que es pretén rescabalar.

   

  Un cop omplerts els camps obligatoris i els que corresponguin segons el tipus de despesa que es pretén rescabalar, i obtinguda, si és el cas, l’autorització pertinent, el gestor registrarà a SAP el document SV/UB, les factures o altres documents justificatius i, si és el cas, l’autorització, i activarà el procés d’autorització i rescabalament de les despeses corresponents.  

   

  Si aquestes despeses estan relacionades amb un viatge gestionat per l’agència, el gestor podrá consignar-les indistintament en aquest formulari o en la SV/AG, afegint-hi en aquest cas les línies i camps necessàries.

Normativa de la UB 

• Politica de viatges.

Normativa de l'Estat.

• Resolució de 2 de gener de 2008 de la Secretaría de Estado y Presupuestos (BOE de 3 de gener). Apart. C, punt 3 i Annexos XVI i XVII) - Annexos XVI i XVII dietes a Espanya i estranger. 
• R.D. 462/2002, de 24 de maig, sobre indemnitzacions per raó del servei (BOE de 30 de maig) 
• Criteris del Ministeri d'Educació i Ciència sobre justificacions de viatges relatius a subvencions del propi Ministeri 

Normativa de la Generalitat.

• Decret 138/2008, de 8 de juliol, d'indemnitzacions per raó del servei (DOGC 10 de juliol)

Fiscalitat de les dietes

• R.D. 439/2007, de 30 de març. Reglamento del I.R.PF. (BOE 31 de març) Art. 9 
• Nota aclaratòria sobre la fiscalitat del pagament de dietes i despeses de viatge a personal extern