Instruccions, normes i procediments

El cos més important de normes i procediments sobre gestió i realització de viatges és la Política de viatges de la UB, aprovada l’any 2013; per altra banda, en aquesta web de viatges www.ub.edu/portal/web/compres/viatges es recull prou informació al respecte.

Finalment, hi ha d’altres instruccions plenament vigents a la web de Gestió econòmica, que aquí es presenten agrupades per tal de facilitar la seva consulta.

La Política de viatges de la Universitat de Barcelona va ser aprovada pel Consell de Govern del 13 de desembre de 2013, i ha estat objecte de modificacions els anys 2013 i 2017.

La Universitat de Barcelona disposa d’agències de viatges contractades mitjançant licitació pública, d’acord amb les normes vigents de la Llei de Contractes del Sector Públic.

Atès que, en ocasions, mitjançant la gestió directa sense intermediació de l’agència, es poden donar casos de captura d’oportunitats d’estalvi, de disponibilitat d’habitació, etc., mitjançant una major agilitat en el procediment de reserva.

El Consell de Govern, en la seva reunió de data 5 de desembre de 2017, va acordar que, en el marc de les competències delegades, que el Vicerector d’Economia i el Gerent dictin una instrucció respecte a la possibilitat de compra directa de bitllets de transport i reserva d’allotjament amb pagament per avançat. La Comissió Econòmica del Consell Social, en la seva reunió de data 12 de desembre de 2017, va aprovar la proposta d’Instrucció.

En compliment i desenvolupament d’aquest acord i la proposta d’instrucció, s’ha dictat el 22 de gener de 2018 la següent Instrucció conjunta del Vicerector d’Economia i del Gerent, sobre compra directa de bitllets de transport i reserva d’allotjament mitjançant pagament avançat per part del viatger amb ulterior rescabalament a càrrec de pressupostos de la UB.

Indicacions de com procedir referent amb les incidències sobre la gestió de viatges, concretament en la gestió de les factures emeses per les agències de viatges i que tenen el pagament avançat a través de Diners Club.

Donada l’obligació de la UB d’informar del fitxer anomenat CRA (comunicación de conceptos retributivos abonados), que mensualment s’ha de lliurar a la Tresoreria General de la Seguritat Social amb un desglossament de dades fixat per aquesta, s’implementen a partir del dia 1 de gener 2017 nous conceptes pressupostaris pels quals, d’una banda, es desagreguen les despeses de viatge dels projectes de recerca i dels Postgraus en els seus components (allotjament, locomoció i manutenció) i, d’altra, es diferencia, a tots els capítols pressupostaris, entre les dietes de manutenció dintre i fora d’Espanya, i si estan associades o no a pernoctació en el lloc de desplaçament.

 

Variació de preus per part de l’agència. Quan existeixi una discrepància de preus entre el document d’autorització de viatge i el preu efectiu del servei, imputable exclusivament a una variació de preus pròpia del sector, esdevinguda en el temps transcorregut entre l’emissió del pressupost i l’autorització del servei, i no havent estat a l’abast de l’agència de viatges bloquejar el preu o perllongar-ne el bloqueig, l’agència podrà emetre el bitllet de transport i/o el bo d’hotel corresponents sense obligació per a l’agència de realitzar un nou pressupost ni pel gestor de tramitar una nova autorització, sempre que la diferència de preu no sigui superior en un 10% al del pressupost autoritzat, amb un límit màxim absolut de 30€. Tot i així, l’agència comunicarà al gestor del viatge la variació de preu perquè aquest pugui realitzar l’ajust comptable corresponent. (Política de viatges, apartat B.2.6, modificació 2014)

La utilització de vehicle particular- quan estigui contemplada a la Política de viatges- s’haurà de documentar, pel rescabalament del quilometratge, en una SV amb les dades del vehicle i del trajecte, acompanyades d’algun element acreditatiu com ara tiquets de benzina, d’aparcament o de peatge, factura d’un restaurant o servei en ruta o altres d’anàlegs que evidenciïn l’efectiva utilització del vehicle com a mitjà de locomoció del viatge. Instrucció 1/2016, apartat 5

Instrucció Gerència-OCI 2015 sobre determinades compres de productes i serveis que no requereixen comanda, sobre la comanda excepcional i sobre el registre i la documentació de les compres a l’aplicatiu SAP. 
 
Apartat 3: Compres que no requereixen comanda però si motivació de la despesa mitjançant justificació o documentació, segons la seva naturalesa.

En relació a aquesta tipologia de despeses [viatges], quan vagin a càrrec de crèdits afectats derivats de grans projectes, es podrà sol·licitar al gerent l’excepció de l’aplicació de la política de viatges mitjançant memòria explicativa i justificativa de l’adequació de la forma de justificació plantejada pel responsable als compromisos derivats del mateix. Aquesta memòria explicativa haurà de ser validada prèviament per l’Interventor a l’aprovació del Gerent. Bases d’execució del pressupost 2022 art. 44.4

Despeses de viatges amb fons afectats (diferents als del Mineco). Instrucció 28 d'abril de 2014.

Aplicació de la taxa turística a partir de l’1 de novembre de 2012

Fiscalitat dietes i quilometratge: veure annex a la Política de viatges