1. Objecte
   La present instrucció estableix el procediment de tramitació, validació i autorització dels convenis que la Universitat de Barcelona subscriu amb entitats del sector públic o amb subjectes de dret privat per a un fi comú, de conformitat amb el que estableix la Llei 40/2015, d’1 d’octubre, de règim jurídic del sector públic.
    
2. Assessorament de la unitat de Convenis
   La unitat de Convenis ha d’informar, donar suport i acompanyar les unitats promotores al llarg de tot el procés de revisió del contingut tècnic dels convenis, quan així se li requereixi i sigui necessari d’acord amb el tipus de conveni de què es tracti. Alhora, mitjançant la seva pàgina web Convenis proporciona models de convenis i clàusules, així com la documentació que s’ha de presentar necessàriament en tots els casos.
    
3. Iniciativa
   La iniciativa de tramitar un conveni correspon a la unitat promotora del conveni, que és la responsable de formular la proposta de clàusules i d’enviar-la a la unitat de Convenis. Poden promoure la tramitació de convenis, dins del respectiu àmbit competencial:
   1. El rector o rectora; el secretari o secretària general; els vicerectors; els delegats del rector o rectora; la persona que dirigeixi el Grup UB; el gerent o gerenta, i el cap o la cap del Gabinet del Rectorat.
   2. Els degans i el director o directora de l’Escola de Doctorat.
   3. Els directors de les àrees de Gerència i els vicegerents. La resta d’òrgans, estructures i unitats, així com el personal docent investigador i el Personal Técnic de Gestió d'Administració i Serveis que estiguin interessats a signar un conveni, s’han d’adreçar a algun dels càrrecs enumerats en els apartats a, b i c.
4. Tramitació
   La unitat promotora ha d’enviar la proposta de conveni i la documentació annexa mitjançant l’aplicació de gestió de convenis GConvenis. Quan el promotor sigui un director o directora d’àrea o un vicegerent o vicegerenta, abans d’enviar el conveni a la unitat de Convenis l’ha d’haver enviat a la unitat tècnica corresponent (Gestió Acadèmica, Escola de Doctorat, Servei d’Atenció a l’Estudiant, Oficina de Mobilitat i Programes Internacionals, Oficina de Gestió de la Recerca, etc.) perquè el revisi. Quan el promotor sigui un degà o degana, ha d’enviar el conveni prèviament revisat per l’administració de centre corresponent. Quan el promotor sigui el director o directora de l’Escola de Doctorat, l’ha d’enviar prèviament revisat per l’administració de l’Escola. En la resta de casos, la unitat de Convenis en sol·licita la validació a la direcció de l’àrea competent, que, si escau, sol·licita l’informe pertinent a les unitats escaients.
    
5. Informes
   En cas que la proposta de conveni afecti immobles, impliqui fer obres o tingui repercussions urbanístiques, la unitat de Convenis ha de demanar sempre un informe a la direcció de l’Àrea d’Infraestructures i Serveis Generals de la Universitat. L’article 56 de les Bases d’execució del pressupost indica: «Qualssevol convenis amb contingut patrimonial (cessió temporal d’espais, adquisicions gratuïtes, etc.) han d’ésser informats prèviament a la seva formalització pel servei de Patrimoni de la UB. Si l’instrument jurídic no és el conveni, de la mateixa forma haurà de ser informat aquest pel servei de Patrimoni». Si el conveni preveu la contractació de personal, es requereix un informe de la direcció de l’Àrea d’Organització i Recursos Humans. Així mateix, si preveu inversions i/o desplegaments tecnològics, requereix un informe de la direcció de l’Àrea de Tecnologies de la Informació i la Comunicació. Si es considera que el conveni afecta alguna altra àrea o vicerectorat, la unitat de Convenis els ho ha de comunicar als efectes oportuns. En tot cas, la unitat de Convenis ha de sol·licitar un informe a les unitats següents:
   1. Serveis Jurídics.
   2. Delegat de protecció de dades.
   3. Oficina de Control Intern, Riscos i Responsabilitat Social Corporativa, Corporativa (OCI), si escau.
       
6. Certificat d’assumpció de compromisos i reserva de crèdit
   Un cop obtinguts els informes preceptius, la unitat de Convenis envia els documents definitius a les estructures, les unitats o els membres del PDI directament implicats en l’execució del conveni, per tal que signin electrònicament el certificat d’assumpció de compromisos. Si escau, també demana la tramitació de la reserva del crèdit corresponent. Tenint en compte les possibles despeses associades, la gestió econòmica s’ha d’efectuar de conformitat amb el que disposa l’annex 2.
    
7. Autorització
   Abans que el gerent o gerenta autoritzi la signatura del conveni, ha d’obtenir el vistiplau de la Direcció General del Grup UB i/o del vicerectorat competent, segons el tipus de conveni de què es tracti.
    
8. Signatura
   Un cop el gerent o gerenta autoritza la signatura del conveni, la unitat de Convenis s’ha d’encarregar que el signin el rector o rectora —o la persona que en tingui delegada la competència— i les altres parts intervinents. En cas que, d’acord amb la legislació vigent, el conveni requereixi l’autorització, aprovació i/o ratificació d’òrgans de govern col·legiats, la unitat de Convenis, abans de tramitar-ne la signatura, ha de sol·licitar als seus promotors els certificats corresponents dels òrgans de govern, i arxivar i custodiar aquests certificats.
    
9. Arxiu, custòdia i informació pública
   La unitat de Convenis és la responsable d’arxivar i custodiar els convenis, i de trametre’n la informació a la Secretaria General perquè n’informi el Consell de Govern i perquè la faci pública mitjançant el Portal de Transparència, si escau.
    
10. Publicació i entrada en vigor
    Aquesta instrucció s’ha de publicar a la seu electrònica de la UB i s’ha de comunicar a les unitats que puguin ser promotores de convenis, d’acord amb el que disposa l’apartat 4 d’aquesta instrucció. Aquesta instrucció entra en vigor l’endemà que es publiqui a la seu electrònica de la UB i deroga la instrucció del gerent de data 28 de gener de 2020.

 

INSTRUCCIÓ CONJUNTA DE LA SECRETARIA GENERAL I LA GERÈNCIA DE LA UNIVERSITAT DE BARCELONA RELATIVA AL PROCEDIMENT DE TRAMITACIÓ, VALIDACIÓ I AUTORITZACIÓ DE CONVENIS PREVI A LA SEVA SIGNATURA