El 27 i 28 d’octubre de 2025 l’equip del Servei d’Administració Electrònica, Gestió Documental i Patrimoni Documental (SAEGPD) de la UB va assistir a les XXX Jornades d’Arxius Universitaris de la Conferència de Rectors i Rectores de les Universitats Espanyoles (CAU CRUE). Enguany coincidia amb el Congrés Internacional d’Arxius (ICA), que també s’ha celebrat a Barcelona.
En aquesta edició, organitzada per la Universitat Autònoma de Barcelona (UAB) i amb el suport de la coordinació internacional de la Secció d’Arxius Universitaris del Consell Internacional d’Arxius (ICA/SUV), al llarg de dues jornades hem intercanviat experiències amb altres unitats anàlogues d’arreu del món. Les jornades, amb el títol «Arxius d’universitats i investigació innovadors», han girat al voltant de tres eixos vertebradors, amb una remarcable correlació entre si: en primer lloc, les experiències d’innovació i adaptació tecnològica; en segon lloc, l’emergència climàtica i l’impacte energètic de l’acció dels arxius i la investigació i, finalment, els arxius en relació amb els objectius de desenvolupament sostenible.
En el vessant de les experiències d’innovació i adaptació tecnològica sobresurt, sobretot, la integració de la intel·ligència artificial i l’impacte de la irrupció de la IA en el camp de la recerca. Hi ha pressions importants perquè s’incorpori en els processos d’investigació arxivística, però, com a eina que s’ha adoptat recentment, es plantegen seriosos dubtes ètics a l’hora d’usar-la per recrear un personatge històric i pel que fa al rigor i fidelitat dels continguts, com en l’exemple de la recreació d’un discurs d’Emily Warren Roebling que va mostrar l’Institut Politècnic Rensselaer. Hi ha cert temor que la comoditat de les consultes a la IA desprofessionalitzi la recerca, augmentin els biaixos de confirmació i, en conseqüència, creixi la desinformació. En qualsevol cas, no es tracta tant de rebutjar la tecnologia perquè sí com d’assegurar que se’n faci un ús ètic.
Així, els dilemes ètics de la IA només fan que sumar-se als implícits en el desenvolupament de la tasca arxivística, com es va recordar en el debat «Una altra manera de fer: l’imperatiu ètic d’examinar la nostra praxi i posicionament». Es tracta de donar veu a persones o històries silenciades i, per això, corregir el llenguatge antiquat i ofensiu amb un d’actual, com pot ser el projecte de la Universitat d’Alberta, al Canadà; o bé adonar-se que exercir una oposició a un poder contrari que amenaci part de la documentació que hi ha en el nostre arxiu, com la preservació dels fons del Centre Presidencial Ellen Johnson Sirleaf, implica de facto prendre partit. Aquest fet és estrictament contrari a l’ètica professional, però són accions que per justícia social cal valorar d’emprendre-les i en les quals s’ha de trobar un equilibri.
Per tot plegat, es destaca més que mai la importància de l’arxiver com a figura que ha de vetllar pel rigor investigador i que doni estructura, coherència i fiabilitat als resultats de consultes fetes a una IA. Aquí rau la rellevància que apareguin nous perfils professionals especialitzats, com pot ser un enginyer de peticions (prompts) o la figura del verificador de fets (fact checker) que vetlli per la millor obtenció d’informació de les fonts primàries, en un context en què hi ha cert temor que la IA elimini llocs de feina. En qualsevol cas, la transformació digital continua i no acaba realment mai, per la naturalesa voluble que té.
La IA té una relació destacable amb el segon eix vertebrador de les conferències: l’emergència climàtica i l’impacte energètic de l’acció dels arxius i la investigació. En un context de gran estrès hídric global i amb fortes limitacions en l’accés a l’energia, la irrupció de la IA provocarà un increment del preu dels serveis bàsics d’energia i aigua per a la població general i augmentarà el risc d’apagades elèctriques. De fet, la mateixa labor d’investigació té una petjada de carboni. En aquells casos en què s’arribi massa tard per prevenir les conseqüències del canvi climàtic, els arxius, com a custodis de la informació, tenen el deure de tenir plans d’avaluació i prevenció de riscos i, en cas de desastre, plans d’actuació davant d’emergències. Des de l’Arxiu Regional d’Atacama, Mabel Tapia i Claudio Ogass proposen un quadern de referència per avaluar l’exposició al risc d’inundació d’un arxiu i proposen bases per elaborar un pla d’emergències.
Respecte a l’impacte energètic, se subratlla la importància d’emprendre un conjunt de petites accions locals per obtenir un resultat perceptible globalment. Poden ser accions com la que proposava Sirpa Kutilainen, de la Universitat de Brighton, d’apagar selectivament els sistemes de climatització HVAC sempre que la documentació es trobi dins de les franges de temperatura i humitats òptimes per conservar-la. Aquestes apagades selectives, alhora, permeten conèixer l’ambient real de l’arxiu i saber amb antelació les conseqüències d’una possible avaria dels sistemes de climatització, mentre s’obté un doble estalvi: econòmic i energètic. També es remarcava la rellevància de cultivar complicitats amb altres càrrecs com els dels gestors d’edificis o els responsables de manteniment per tal de trobar suport en les decisions i accions associades en la gestió de l’arxiu.
En el cas del SAEGPD de la UB, Ferran Abarca, cap de l’Oficina d’Administració Electrònica i Gestió Documental, i Núria Cañellas, cap de l’Oficina de l’Arxiu Històric i Patrimoni Documental, van presentar el quadre de comandament del servei com una eina de presa de decisions operatives i directives. El quadre de comandament permet una visió de conjunt, que beu de les dades registrades en les altres eines TIC que permeten gestionar els arxius a la UB: la base de dades de descripció arxivística UBDoc i la de gestió documental Documentum. Això ha d’acabar convertint el quadre de comandament en un nexe d’unió entre la documentació nativa digital i la que encara és en paper. L’objectiu final és integrar les dades provinents de tot el programari relacionat amb la gestió documental a la UB.
Un altre enfocament per emprendre accions des de l’arxiu és, malauradament, la doctrina de la por o la de plantejar i quantificar en indicadors clau de rendiment (KPIs) les conseqüències de no implementar les accions del canvi. En altres paraules, cal recordar la importància de l’arxiu i de la informació que conté com a elements clau en la presa de decisions. És el cas que va presentar la Universitat Nord-americana del Caire, que va marcar com a especialment efectiva l’aliança amb el departament legal de la institució. Un cop més, es torna a posar en relleu la rellevància d’establir aliances amb les altres unitats de la institució per a un treball cooperatiu i treballar perquè l’arxiver passi del rol de gestor documental a un rol de gestor de riscos i cercador de processos comuns entre unitats per establir-hi aliances.
Amb referència als objectius de desenvolupament sostenible de les Nacions Unides, diferents experiències demostren que els arxius tenen un fort compromís amb l’Agenda 2030 perquè s’assoleixin els ODS. En el cas de la Universitat de Coïmbra, s’han establert convenis perquè l’eliminació de documentació s’associï al proveïment per part del govern d’ajudes alimentàries als més desafavorits, vehiculades pels bancs d’aliments, i s’han establert documents guia per portar a terme aquesta tasca. D’altra banda, la formació té un rol essencial per als arxius universitaris, ja que aquesta funció coincideix de ple amb la didàctica de formació i recerca de les universitats i n’alinea els objectius. D’això, que siguin interessants els projectes d’innovacions docents presentats per l’Arxiu General de la Universitat de Navarra o els projectes d’aprenentatge servei (ApS) promoguts per l’Escola FUAB Formació, centre adscrit a la UAB. L’ús de les fonts d’arxiu com a elements de què pot néixer una investigació permet enfortir la relació entre els arxius, la formació i, en definitiva, el conjunt de la societat.
En definitiva, les jornades de la CAU CRUE ens recorden, com a arxivers, la importància d’aprendre de l’intercanvi amb altres centres: coneixent l’evolució del mateix arxiu per compartir-la, aprenent dels obstacles que d’altres institucions amb la mateixa missió han trobat en la seva operativa habitual, i prendre decisions més informades un cop arribats al mateix punt.
