- Convenis
- Procediment
Aquest procediment descriu la manera com es tramita l’elaboració i la signatura de convenis per finançar projectes de recerca que duguin a terme investigadors de la Universitat de Barcelona.
Unitat de referència
Convenis
- 934 021 101
- convenisub@ub.edu
1. Proposta de conveni
La persona responsable del projecte de recerca s’ha d’adreçar a l’oficina de recerca / de gestió departamental per demanar informació per elaborar l’esborrany del conveni.
Si la persona responsable del projecte de recerca ja disposa d’un conveni elaborat per l’organisme, institució o empresa que signa el conveni amb la UB, l’ha de lliurar a l’oficina de recerca / de gestió departamental (es passa directament al punt 3 d’aquest procediment).
En el cas de projectes de recerca vinculats a la Fundació Bosch i Gimpera (FBG), la persona responsable del projecte ha de contactar amb la FBG per tal que aquesta prepari l’esborrany del conveni i el tramiti a Convenis perquè l'analitzi. (s’enllaça amb el punt 4 del procediment).
2. Preparació del conveni
L’oficina de recerca / de gestió departamental amb les indicacions de la persona responsable del projecte de recerca elabora el text del conveni d’acord amb el model de conveni de recerca.
En cas que el model de conveni no s’ajusti a les necessitats de la persona responsable del projecte de recerca, cal que l’oficina de recerca / de gestió departamental faci la consulta pertinent a Convenis.
3. Tramesa de l'esborrany a Convenis
L’oficina de recerca / de gestió departamental envia a Convenis un exemplar de l’esborrany del conveni que s'ha elaborat.
Sempre que sigui possible es recomana enviar-lo per correu electrònic a convenisub@ub.edu
4. Anàlisi / conformitat
Convenis obre un expedient de cada conveni proposat i en revisa el contingut i les clàusules.
Una vegada s'han fet les consultes necessàries a altres unitats de la UB (vicerectorats, Gestió de la Recerca, Relacions Internacionals, etc.) proposa, si escau, les modificacions que convingui.
L'oficina de recerca /gestió departamental ha de ser informada d'aquesta proposta i, si aquestes modificacions afecten el contingut substancial del conveni, la persona responsable del projecte ha de contactar amb la contrapart per tal que aquesta verifiqui i accepti les modificacions que s'han dut a terme.
Un cop s'han fet les modificacions pertinents, Convenis s'encarrega d'una darrera revisió del conveni i n'envia la conformitat perquè es continuï la tramitació del conveni via correu electrònic a l'oficina de recerca/ de gestió departamental /FBG.
5. Redacció del certificat d'assumpció de compromisos i annexes d'ingressos o de despeses, si escau.
Quan l’oficina de recerca / de gestió departamental disposa de la conformitat quant al contingut i a les clàusules del conveni redacta el certificat d’assumpció de compromisos que signen la persona responsable del projecte, el director o directora del departament i la persona responsable de l’oficina de recerca / de gestió departamental, al qual adjunta, si escau, l'annex corresponent d'ingressos o l'annex de despeses.
La FBG també tramita la signatura d'aquests certificats.
Els originals d'aquests certificats signats s’envien a Convenis.
L’oficina de recerca / de gestió departamental / FBG en conserva una fotocòpia.
6. Signatura (quan signa primer la contrapart)
Quan l’oficina de recerca / de gestió departamental disposa de la conformitat quant al contingut del conveni, envia dos originals del conveni a la contrapart, li indica que ja pot signar i que els ha de retornar a Convenis.
Una vegada s'han signat els dos originals del conveni, la contrapart els retorna a la Universitat de Barcelona-Convenis per tal que els signi el rector.
Quan Convenis rep els dos originals del document signats per la contrapart, fa els tràmits necessaris per formalitzar la signatura del rector, el qual firma els convenis per part de la UB.
En el cas dels convenis gestionats per la FBG, aquesta institució és la que tramita les signatures. Una vegada s'ha signat el conveni, n'envia una còpia a Convenis, per tal que Convenis tingui constància que es tramita i pugui incorporar-lo a la base de dades GREC.
7. Signatura (quan signa primer el rector)
Habitualment, primer signa els convenis la contrapart. Però ocasionalment, la UB és la primera a signar.
En aquests casos, l’oficina de recerca / de gestió departamental envia a Convenis (una vegada té la conformitat pel que fa al contingut), dos originals del conveni. Convenis fa els tràmits necessaris per formalitzar la signatura del rector, i una vegada signats els dos originals, tramita la signatura de la contrapart.
En el cas dels convenis gestionats per la FBG, aquesta institució és la que tramita les signatures. Una vegada s'ha signat el conveni n'envia una còpia a Convenis, per tal que Convenis tingui constància que es tramita i el pugui incorporar a la base de dades GREC.
8. Distribució
- Conveni signat primerament per la contrapart:
Quan el conveni ha estat signat primerament per la contrapart, Convenis n'envia un original del conveni signat a la contrapart i diverses còpies a les unitats que hi estan implicades.
- Conveni signat primerament per la UB:
Quan el conveni ha estat signat primerament pel rector, Convenis n'envia els dos originals a la contrapart per tal que aquesta els signi. La contrapart conserva un original signat i retorna a Convenis l’altre original del conveni signat.
Convenis envia diverses còpies del document a les unitats que hi estan implicades.
A continuació Convenis incorpora el conveni (conveni UB/ conveni FBG) a la base de dades GREC, i n'informa el Consell de Govern a través de la Secretaria General.
9. Arxiu
Convenis arxiva un original del conveni juntament amb l’original del certificat d’assumpció de compromisos.
Les unitats implicades (oficina de recerca / de gestió departamental, la persona responsable del projecte, l'administració del centre) han de conservar una còpia del conveni perquè puguin ser arxivats.
- Conveni de recerca
- Certificat d’assumpció de compromisos
- Annex al certificat de compromisos: conveni amb ingressos per a la UB
- Annex al certificat de compromisos: conveni amb despeses per a la UB
Navegació ràpida
Versió: Versió: 08 (18/02/2021)