- Beques
- Procediment
Aquest procediment descriu com es gestiona i resol una convocatòria de beques de col·laboració proposada per òrgans o unitats dels centres de la Universitat, a l’empara del Reglament de beques de col·laboració de la Universitat de Barcelona, aprovat pel Consell de Govern de 8 de juny de 2018, modificar per aprovació del Consell de Govern de 26 de juny de 2020.
Aquest procediment s’aplica a totes les convocatòries de beques de col·laboració de grau i màster creades a partir de l’1 de setembre del 2020, d’acord amb el Reglament de beques de col·laboració per a estudiants de grau i màster de la Universitat de Barcelona, aprovat pel Consell de Govern de 8 de juny de 2018, modificat per aprovació del Consell de Govern de 26 de juny de 2020.
El degà o degana d’una facultat o el director o directora de l’Institut de Desenvolupament Professional de l’Institut de Ciències de l’Educació (IDP-ICE) de la UB té la competència de convocar aquestes beques sempre que hi hagi la necessitat de fer-ho i es disposi de crèdit suficient per convocar-les.
A tenir en compte:
En les convocatòries realitzades des de les facultats les beques només poden adreçar-se a estudiants dels seus ensenyaments. Si les beques s'adrecen a estudiants d'altres facultats, s'han de convocar des del vicerectorat d'afers de beques i les gestiona Beques i Ajuts a l'Estudiant.
Gestionen aquestes beques les oficines d’afers generals de les administracions de centre.
Unitat de referència
Oficines d'afers generals/Oficines de Recerca
Beques i Ajuts a l'Estudiant - Beques de col·laboració
- Isabel Román
- 934 021 751
- Isabel Roman
1. Obertura de la convocatòria
La iniciativa de convocar una o més beques sorgeix del centre a proposta dels seus diferents òrgans i unitats o de l’investigador principal d’un projecte de recerca.
El responsable de la iniciativa s’adreça a l’oficina d’afers generals de la seva facultat perquè li gestioni la convocatòria de la beca.
L’oficina d’afers generals es posa en contacte amb Beques i Ajuts a l’Estudiant - Beques de col·laboració perquè obri la convocatòria.
- Termini: Moment en què sorgeix la iniciativa de convocar beques de col·laboració.
2. Elaboració de les propostes
L’administració convocant elabora la proposta a través del programa GEBEC, on han d’estar recollides tant les propostes d’annex a la convocatòria com els compromisos econòmics a assolir.
En les propostes, l’administració convocant ha de fer constar els documents comptables MC (Modificació de crèdit), tipus TRBE o RC (Reserva de crèdit), segons sigui el cas, fets a través de l’aplicació SAP, que acredita que hi ha diners per assumir les despeses i que implicarà la transferència dels diners (cas de la MC-TRBE) a la unitat de Beques i Ajuts a l’Estudiant per a la gestió del pagament i de la Seguretat Social de la beca un cop estigui resolta, o bé, el compromís a ingressar en el cas de pressupost d'exercicis futurs, si es tractés de beques plurianuals (cas de la RC).
Cal fer els documents comptables segons el nou circuit establert per a la gestió econòmica de les beques de col·laboració consensuat entre la Unitat de Beques i Ajuts a l'Estudiant-Beques de Col·laboració i les unitats de Comptabilitat i de Planificació Econòmica i Pressupostos. Aquest circuit serà d'aplicació per a totes les convocatòries creades a partir de gener de 2021:
| CENTRES | BEQUES CONVOCADES I GESTIONADES PEL PROPI CENTRE |
| Si la partida d'origen és genèrica | Si la partida d'origen és afectada |
| Concepte | Partida receptora | |||
| Retribucions | D/482000900/C202X*G/G00 SENSE FONS | D/482000900/C202X*A/G00 Fons V1UPPAGESP | ||
| Quotes patronals Seguretat Social | D/160000300/C202X*G/G00 SENSE FONS | D/160000300/C202X*A/G00 Fons V1UPPAGESP | ||
*X= anualitat en la que es fa la transferència
Les beques convocades només es poden adreçar als estudiants de la facultat convocant.
La unitat de Beques i Ajuts a l'Estudiant-Beques de Col·laboració, procedirà a la liquidació econòmica de les beques de col·laboració amb el centre convocant quan hagi finalitzat el període de liquidació.
- Vegeu el CIRCUIT de comptabilització de beques de col·laboració i pràctiques del SAE
(Circuit actualitzat a data febrer de 2023)
- Taula d'equivalències de les retribucions econòmiques per a les beques de col·laboració de la UB
(Taula de retribucions actualitzada amb la darrera modificació de les quotes que la Seguretat Social ha efectuat, amb efectes d'1 de gener de 2024)
- Vegeu el manual del programa GEBEC
- Termini: Moment en què sorgeix la iniciativa de convocar beques de col·laboració.
3. Generació dels Annexos i tramitació d’aprovació
L’oficina d’afers generals de la facultat o centre convocant, un cop generats els documents comptables i finalitzades les propostes, ho comunica a Beques per tal que aquesta unitat revisi la proposta i les documents comptables i doni el vistiplau.
Una vegada Beques ha donat el vistiplau a la proposta, el centre genera els annexos definitius de la convocatòria amb tota la informació introduïda al programa GEBEC i la tramet a l’Oficina de Control Intern, Riscos i Responsabilitat Social Corporativa (OCI) perquè l’aprovi.
En cas que la dotació econòmica impliqui despeses pluriennals, després de tramitar la convocatòria a l’OCI, també s’ha d'enviar a la Comissió Econòmica del Consell de Govern (CECG) i a la Comissió Econòmica del Consell Social (CECS) o a Gerència (segons correspongui) perquè l’aprovin, d’acord amb el que estableixen les bases d’execució del pressupost. Quan ja l’ha aprovat tothom, es tramet al degà de la facultat pertinent o al director de l’IDP-ICE perquè la signi.
- Termini: Moment en que es rep la proposta de beca.
4. Difusió de la convocatòria
Un cop el degà o degana, director o directora ha signat la convocatòria, l’oficina d’afers generals pertinent en fa difusió mitjançant la Seu electrònica de la Universitat de Barcelona o qualsevol altre mitjà que es consideri que garanteix la màxima difusió de les convocatòries i s'obre l'enllaç per a la presentació telemàtica de sol·licituds.
Alhora, la convocatòria també es pot comunicar al SAE perquè en faci publicitat a Món UB i a les persones que gestionen Twitter, Facebook, el Campus virtual i l'App institucional.
- Termini: Els 10 dies hàbils següents a l’aprovació del degà o director.
5. Nomenament dels membres de la Comissió de Valoració
El degà o degana, director o directora nomena la Comissió de Valoració, constituïda per:
- El president o presidenta: degà o degana de la facultat convocant o director o directora de l’IDP-ICE, o persona en qui delegui.
- Els vocals: un representant de l’òrgan o unitat que hagi tingut la iniciativa de convocar la beca de col·laboració i un representant dels estudiants, nomenat pel Consell de l’Alumnat.
- El secretari o secretària: un membre del PAS del centre, amb veu però sense vot.
L’oficina d’afers generals comunica els nomenaments als interessats.
- Termini: Simultàniament a la publicació de la convocatòria.
6. Presentació de les sol·licituds
Les convocatòries de beques, amb les bases i l’oferta, es poden consultar al web del centre (oficina d’afers generals o oficina de recerca) o a la seu electrònica de la Universitat de Barcelona.
Els estudiants interessats en demanar una beca de col·laboració emplenen la sol·licitud de beca via telemàtica, prèvia autenticació, mitjançant la Seu electrònica de la Universitat de Barcelona. A la sol·licitud hi han d'adjuntar la documentació que s'especifica a les bases, en el termini indicat a la convocatòria.
- Termini: En el termini establert a les bases de la convocatòria.
7. Esmena de la documentació
L’oficina d’afers generals comprova la documentació i, si no és correcta, inicia el tràmit d’esmena a través de notificacions telemàtiques (via eNotum) i mitjançant la Seu electrònica de la Universitat de Barcelona i llistes de reclamació de documentació penjades al web del centre
- Termini: 10 dies hàbils des de la publicació del llistat de reclamació
8. Avaluació de les sol·licituds
L’oficina d’afers generals recupera les dades acadèmiques de les sol·licituds presentades mitjançant el formulari web i valora els requisits generals i específics.
L’oficina d’afers generals genera les llistes provisionals de priorització, per ordre de puntuació, i la d’estudiants exclosos. Seguidament, comunica als membres de la Comissió de Valoració que ja poden consultar les sol·licituds i els currículums dels sol·licitants de les beques convocades i que han d'introduir l’avaluació de la idoneïtat al programa GEBEC.
L’oficina d’afers generals elabora les llistes definitives, per ordre de puntuació, on figura la proposta de concessió i les llistes d’espera i d’exclosos, indicant el motiu d’exclusió, sempre respectant l’ordre de prioritat i puntuació de les persones sol·licitants.
La Comissió de Valoració es reuneix per a l’adjudicació de les beques.
L’oficina d’afers generals redacta l’acta de sessió de la Comissió de Valoració.
- Termini: 60 dies a partir de la data de finalització del període de presentació de sol·licituds com a màxim.
9. Adjudicació de les beques
El degà o degana de facultat o el director o directora de l’IDP-ICE resol l’adjudicació de la beca, que es cobreix per rigorós ordre de puntuació.
Els candidats que no han obtingut la beca poden formar part d’una llista d’espera. En el cas que es produeixi una renúncia, el degà o degana, director o directora pot concedir la beca a una persona d’aquesta llista, per ordre de puntuació, sempre que el temps que resti de col·laboració sigui igual o superior a tres quartes parts de la durada prevista de la beca.
- Termini: 10 dies hàbils a partir de la data d'avaluació.
10. Difusió de la resolució
L’oficina d’afers generals/ IDP-ICE fa difusió de la resolució a través de la seu electrònica de la UB i qualsevol altre mitjà que es consideri que garanteix la màxima difusió.
- Termini: Un cop signada la resolució.
11. Formalització de l'adjudicació de la beca
L’oficina d’afers generals contacta amb l’adjudicatari de la beca per formalitzar el document d’acceptació de la beca (inclou el compromís de complir totes les obligacions establertes en el Reglament i la resta de normativa, i la declaració d’incompatibilitats). Aquest document es tramita a través del programa GEBEC i ha de contenir la informació referent al tutor. El becari signa telemàticament el document d'acceptació i n'obté un pdf acreditatiu
El becari facilita la següent informació:
- Dades bancàries del compte corrent del qual el becari ha de ser titular o cotitular
- Número d’afiliació a la Seguretat Social
El becari en signar el document d’acceptació de la beca assumeix la veracitat d’aquesta informació.
D’altra banda el becari ha d’emplenar degudament i signar el document de l’IRPF, mitjançant el link que li facilita el responsable de la beca.
Aquest document original d'IRPF cal fer-ho arribar a Beques de Col·laboració per correu intern, per poder realitzar els tràmits necessaris.
Un cop formalitzada tota la documentació per a la incorporació, l’oficina d’afers generals ha d’avisar —amb una antelació de 5 dies a la data en què ha de causar efectes—a Beques de col·laboració, que activa el pagament i dóna d’alta el becari a la Seguretat Social.
S’entén que l’adjudicatari renuncia voluntàriament a la beca si, sense justificació, no es presenta el dia d’inici en el lloc i en l’hora comunicats pel responsable a fi i efecte de formalitzar l'acceptació de la beca, o en cas d'absència no justificada ni comunicada durant més de 15 dies hàbils consecutius. La persona responsable del becari ha de fer constància d’aquest fet mitjançant un informe. En aquest cas, es concedeix la beca a la primera persona de la llista d’espera.
- Termini: Des de la publicació de la resolució fins 5 dies abans de la data d'incorporació del becari.
12. Gestions del responsable de la beca
El responsable de la beca garanteix que la proposta de la beca sigui adient a la finalitat formativa que l'ha d'inspirar i vetlla pel desenvolupament correcte de la beca. També assigna un tutor a l'adjudicatari abans que signi l'acceptació de la beca i informa al becari en matèria de seguretat, salut i medi ambient, en funció del lloc en què desenvolupi la col·laboració i dins del programa general de seguretat, salut i medi ambient de la UB o de l'entitat externa on col·labori.
13. Tramitació de moviments relacionats amb les beques de col·laboració
L’oficina d’afers generals està obligada a tramitar a Beques de col·laboració tots els moviments del becari que impliquin una modificació en la nòmina o a la Seguretat Social: baixes per malaltia i suspensions temporals de l'activitat de col·laboració.
L'oficina d'afers generals gestiona a través del programa GEBEC les altes o renúncies dels becaris, les quals s'han de comunicar a Beques de col·laboració amb 5 dies d'antelació a la data d'efectes
- Termini: 5 dies abans de la data en què ha de causar efectes.
En el cas que les bases de la convocatòria de la beca de col·laboració contemplin la realització de desplaçaments per part del becari de col·laboració, aquests es podran realitzar prèvia sol·licitud per part del becari de col·laboració.
- Vegeu Tramitació d'altes, baixes i IT de becaris de col·laboració de grau i màster en un centre de la UB
- Vegeu Renúncia i substitució d'una beca de col·laboració d'un estudiant de grau i màster en un centre de la UB
- Vegeu Revocació d'una beca de col·laboració d'un estudiant de grau i màster en un centre de la UB
- Vegeu Pagament de les retribucions d'un becari de col·laboració de grau i màster en un centre de la UB
14. Tramitació dels qüestionaris de valoració del pla formatiu en relació a la beca de col·laboració
En finalitzar la col·laboració, el becari respon un qüestionari sobre l’assoliment de les competències previstes al pla formatiu: El becari rep un link per poder accedir al qüestionari que ha d'emplenar i confirmar.
El tutor del becari, al final del període de col·laboració, avalua el grau de desenvolupament competencial i d’assoliment del pla formatiu del becari, emplenant el qüestionari d'assoliment del pla formatiu mitjançant el programa GEBEC.
Ambdós documents queden registrats a l'aplicació informàtica GEBEC. Un cop registrats, el becari pot disposar d'una còpia del qüestionari del tutor i a l'inrevés.
Tant el qüestionari de valoració del becari com l'informe d'avaluació del tutor són obligatoris, sigui quina sigui la durada de la beca.
El fet de no complimentar-los suposa les penalitzacions establertes a l'article 25 del Reglament de Beques de Col·laboració:
- Per al tutor, no poder tutoritzar beques de col·laboració
- Per al becari, no poder tornar a sol·licitar una beca
El responsable del becari ha d’emprendre les accions oportunes per al bon desenvolupament de la col·laboració i del pla formatiu en vista dels resultats obtinguts en el qüestionari del becari i en l’informe del tutor.
15. Arxiu dels documents de l'expedient de la convocatòria
Seguint els criteris de l’administració electrònica, cal que tota la documentació de l’expedient de la convocatòria quedi recollida en una única aplicació informàtica (GEBEC) i quedi constància al gestor documental “Documentum”.
L’oficina d’afers generals accedeix a la pestanya de “Documents carregats” a l’aplicació GEBEC on hi arxiva:
- Els documents generats pel programa GEBEC i que es signen externament:
- la convocatòria de la beca de col·laboració,
- les Propostes Unitàries de Crèdit (PUC’s)
- la reclamació de documentació, si escau,
- la resolució de la convocatòria per DNI,
- l’acta o actes,
- la liquidació de la convocatòria
- Altres documents elaborats fora del programa GEBEC i que també formen part del procediment de gestió de les convocatòries de beques de col·laboració:
- la resolució d’anul·lació de la convocatòria, si escau,
- l’informe o autorització de l’OCI de la convocatòria,
- els documents de suspensió temporal dels becaris, si n’hi ha,
- les resolucions d’esmena, si n’hi ha,
- el recurs a la resolució de la convocatòria, si n’hi ha,
- la resolució de recurs a la resolució de la convocatòria, si n’hi ha,
- la notificació de la resolució del recurs de la convocatòria, si n’hi ha,
- la resolució de revocació de la beca, si n’hi ha
- Sol·licitud de suspensió temporal de la beca de col·laboració
- Sol·licitud de desplaçament nacional
- Sol·licitud de desplaçament internacional
- Manual del programa GEBEC
- Estatut de la Universitat de Barcelona
- Bases de la convocatòria corresponent
- Reglament de beques de col·laboració per a estudiants de grau i màster de la Universitat de Barcelona, aprovat pel Consell de Govern de 8 de juny de 2018 i modificat per aprovació del Consell de Govern de 26 de juny de 2020. [PDF] (d'aplicació a les convocatòries creades a partir de l'1 de setembre de 2020)
- Instrucció de la Vicerectora d'Estudiants i Participació relativa a la presencialitat dels becaris de col·laboració de la UB, de data 2 de juny de 2022.
- Instrucció de la Vicerectora d'Estudiants i Participació relativa a la mobilitat/desplaçaments dels becaris de col·laboració de la UB, de data 2 de juny de 2022.
- Taula d'equivalències de les retribucions econòmiques per a les beques de col·laboració de la UB (Taula de retribucions actualitzada amb la darrera modificació de les quotes que la Seguretat Social ha efectuat, amb efectes d'1 de gener de 2024)
- CIRCUIT de comptabilització de beques de col·laboració i pràctiques del SAE (Circuit actualitzat a data febrer de 2023)
- Manual informatiu en Seguretat, Salut i Medi Ambient per als becaris de col·laboració(web de l'OSSMA)
Navegació ràpida
Versió: 17 (04-04-2024)