Convocatòria de beques de col·laboració per a estudiants de grau i màster en serveis i unitats de la UB o en institucions externes (A41-12)

  • Beques
  • Procediment

Descripció:

Introducció

Aquest procediment descriu com es gestiona i resol una convocatòria de beques de col·laboració proposada per serveis o unitats de la UB o per institucions externes, a l’empara del Reglament de beques de col·laboració de la Universitat de Barcelona, aprovat pel Consell de Govern de 8 de juny de 2018, modificat per aprovació del Consell de Govern de 26 de juny de 2020.

Aquest procediment s’aplica a totes les convocatòries de beques de col·laboració de grau i màster que es creades a partir de l’1 de setembre del 2020, d’acord amb el Reglament de beques de col·laboració per a estudiants de grau i màster de la Universitat de Barcelona, aprovat pel Consell de Govern de 8 de juny de 2018, modificat per aprovació del Consell de Govern de 26 de juny de 2020.

El vicerector o vicerectora encarregat dels afers de beques té la competència per fixar els dos períodes anuals en què es convoquen aquestes beques.

 

Unitat de referència

 

Beques i Ajuts a l'Estudiant - Beques de col·laboració 

 

Descripció

 

1. Obertura de la convocatòria

La unitat de Beques i Ajuts a l’Estudiant - Beques de col·laboració tramet als diferents serveis i unitats de la UB i a les institucions externes un correu electrònic comunicant el termini per presentar les propostes de beques de col·laboració, i dona d’alta la convocatòria al programa GEBEC.

  • Termini: - Les convocatòries ordinàries: fins al 15 de febrer i fins al 15 de setembre.

                  - Les convocatòries extraordinàries es fan al llarg de l’any sense termini establert.

 

2. Elaboració de les propostes

Els serveis i unitats de la UB i les institucions externes elaboren les propostes de beques mitjançant el programa GEBEC, on hauran d’estar recollides tant les propostes d’annex a la convocatòria com els compromisos econòmics que s’hauran d’assolir.

En cada proposta de beca, el servei o unitat proposant ha de fer constar els documents comptables MC (Modificació de crèdit), tipus TRBE (si la despesa és en l’exercici econòmic corrent) o RC (Reserva de crèdit) (si implica una despesa pluriennal), fets a través de l’aplicació SAP, els quals acrediten que hi haurà diners per assumir les despeses.

Els serveis o unitats proposants han d’assumir les despeses de les beques i de les quotes patronals de la Seguretat Social. Ja sigui en un únic document o per separat, cal fer un moviment comptable diferenciat per a cada cosa: la dotació de la beca va al capítol IV i les quotes patronals, al capítol I. Les propostes no es tramiten per a la seva publicació si no s’ha fet efectiu el traspàs de diners indicat a la proposta que afecta l’exercici econòmic en curs i la reserva de crèdit per a l’exercici econòmic següent si implica despesa pluriennal.

Els documents comptables s'han de fer segons el nou circuit establert per a la gestió econòmica de les beques de col·laboració consensuat entre la Unitat de Beques i Ajuts a l'Estudiant-Beques de Col·laboració i les unitats de Comptabilitat i Planificació Econòmica i Pressupostos.

Aquest circuit serà d'aplicació per a totes les convocatòries creades a partir gener de 2021:

 

UNITATS TRANSVERSALS

CeGe  38480000411001          

 

Si la partida d'origen és genèrica

Si la partida d'origen és afectada

 Concepte

Partida receptora

Retribucions

D/482000Y*00/C202X*G/G00 SENSE FONS

Programa UPPAGESP

D/482000Y*00/C202X*A/G00

Fons V1UPPAGESP

 

Programa UPPAGESP

Quotes patronals  Seguretat Social

D/160000300/C202X*G/G00 SENSE FONS
Programa UPPAGESP

D/160000300/C202X*A/G00 Fons V1UPPAGESP

Programa UPPAGESP

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • *X= anualitat en la que es fa la transferència
  • *Y: Àrea de Tecnologies:2, CRAI, (CeDocBiV): 3, CRAI-SUPORT DOCÈNCIA:4, RESTA D'UNITATS TRANSVERSALS: 9

Un cop elaborades les propostes, els serveis i unitats proposants les trameten degudament signades a la Unitat de Beques i Ajuts a l'Estudiant-Beques de Col·laboració, que les revisa i confirma.

  • Termini: Fins al 15 de febrer i fins al 15 de setembre (per les convocatòries ordinàries)

 

3. Tramitació de les propostes

Beques de col·laboració valida al programa GEBEC tota la informació que els serveis i unitats han introduït: nombre de beques, períodes de col·laboració, dedicacions, horaris, dotacions econòmiques, membres de les comissions, responsables dels becaris, descripcions de les activitats, pla formatiu, mèrits i requisits específics.
 

  • Termini: Fins al 15 de febrer i fins al 15 de setembre (per les convocatòries ordinàries)

 

4. Generació dels annexos i tramitació de l’aprovació

Beques de col·laboració genera els annexos definitius de la convocatòria corresponent amb tota la informació introduïda al programa GEBEC i tramet la convocatòria a l’Oficina de Control Intern, Riscos i Responsabilitat Social Corporativa (OCI) perquè l’aprovi, i posteriorment a la Comissió Econòmica del Consell de Govern (CECG) i la Comissió Econòmica del Consell Social (CECS) (si implica despesa pluriennal superior a 300.000 € segons les Bases d’execució del pressupost) o a l’autorització del gerent (si implica despesa pluriennal inferior a 300.000 € segons les Bases d’execució del pressupost) per a la seva aprovació econòmica. Quan ja l’ha aprovat tothom, es tramet per al vistiplau i la signatura del vicerector o vicerectora encarregat dels afers de beques.

  • Termini: 2a quinzena de febrer i 2a quinzena de setembre.

 

5. Preparació de la convocatòria i la documentació

Beques de col·laboració, un cop signada la convocatòria, la publica a la Seu electrònica de la UB i al seu web i prepara la documentació necessària per fer-ne difusió: cartell, anunci i sol·licitud web, on s’indiquen les preferències demanades i on s’incorpora el currículum.

  • Termini: 1a setmana de març i 1a setmana d’octubre (en funció de quan s'ha signat la convocatòria)

 

6. Reclamació dels imports per al finançament de les beques a les entitats externes amb les quals hi ha conveni

Beques de col·laboració elabora per a les entitats externes els escrits de reclamació dels imports de les beques amb indicació del compte de la UB i la posició pressupostària on han de fer l’ingrés.

Les entitats externes han de donar compliment al que estableixen el Reglament de beques de col·laboració i els convenis signats.

  • Termini: Simultàniament a la publicació de la convocatòria.

 

7. Nomenament dels membres de les comissions de valoració


D’acord amb els vocals proposats en les propostes i amb els components establerts al Reglament de beques de col·laboració de la Universitat de Barcelona, Beques de col·laboració efectua els nomenaments dels membres de les comissions de valoració i els tramet per a la signatura del vicerector o vicerectora encarregat dels afers de beques. Una vegada signats, els nomenaments s’envien als interessats.

  • Termini: Simultàniament a la publicació de la convocatòria.

 

8. Difusió de la convocatòria

Beques de col·laboració fa difusió de la convocatòria trametent als serveis i unitats proposants i a les secretaries d’estudiants i docència el cartell de difusió de la convocatòria amb la documentació adjunta pertinent.

També fa difusió de la convocatòria mitjançant el seu web, Món UB, Twitter, Facebook i al Campus Virtual i através de l'App institucional.

  • Termini: Els 10 dies hàbils següents a l’aprovació del vicerector encarregat dels afers de beques.

 

9. Presentació de les sol·licituds

Les convocatòries de beques de col·laboració amb les bases i l’oferta es poden consultar al web de la unitat de Beques i Ajuts a l’Estudiant - Beques de col·laboració o a la seu electrònica de la Universitat de Barcelona.

Els estudiants interessats a demanar una beca de col·laboració emplenen la sol·licitud de beca via telemàtica, prèvia autenticació, mitjançant la Seu electrònica de la Universitat de Barcelona. A la sol·licitud hi han d’adjuntar, via telemàtica, la documentació que s’especifica a la base IV de la convocatòria, en el termini indicat.
 

  • Termini: En el termini establert a les bases de la convocatòria.

 

10. Esmena de la documentació

Beques de col·laboració comprova la documentació i, si no és correcta, inicia el tràmit d’esmena a través de notificacions telemàtiques (via e-notum) i mitjançant la Seu electrònica de la Universitat de Barcelona i llistes de reclamació de la documentació penjades al web de Beques indicant que s'ha d’esmenar la documentació en el termini de 10 dies hàbils (el tràmit d’esmena es fa també telemàticament mitjançant la seu electrònica de la Universitat de Barcelona).

  • Termini: 10 dies hàbils des de la publicació del llistat de reclamació

 

11. Valoració de les sol·licituds

Beques de col·laboració recupera les dades acadèmiques de les sol·licituds presentades mitjançant el formulari web, i fa la validació dels requisits generals i dels específics.

El responsable de les beques avalua les candidatures en funció de l'expedient acadèmic, dels mèrits curriculars i d'una entrevista, si escau (que només es pot fer si així s'ha fet constar en la proposta de beca) i atorga la puntuació d'idoneïtat.
Tota aquesta avaluació es fa a través del programa GEBEC.

Un cop fetes les avaluacions, Beques de col·laboració elabora les llistes definitives, on figuren la proposta de concessió i la llista d’espera —en tots dos casos es respecta l’ordre de prioritat i puntuació de les persones sol·licitants— i també la llista d’exclosos, on s’indica el motiu de l’exclusió.

  • Termini: 60 dies a partir de l’últim dia de presentació de sol·licituds com a màxim.

 

12. Convocatòria de les comissions de valoració dels becaris

Beques de col·laboració estableix el calendari de reunions de les diferents comissions de valoració, en coordinació amb el vicerectorat encarregat dels afers de beques.

Beques de col·laboració elabora les convocatòries de reunions i les tramet per correu electrònic, per indicació del vicerector o vicerectora encarregat dels afers de beques i signades per la secretària de la comissió, a tots els membres de les comissions, adjuntant-los el llistat amb les propostes de concessió i les llistes d'espera i persones excloses. Al mateix temps Beques de col·laboració prepara la graella d’assistència a les comissions.

  • Termini: Finalitzada la valoració.

 

13. Adjudicació de les beques

Un cop reunides les comissions de valoració, Beques de col·laboració:

  • Confecciona les actes de reunió de totes les comissions de beques i les tramet al president o presidenta de cada comissió perquè les signi.
  • Elabora les resolucions de les beques de col·laboració (amb indicació dels adjudicataris de les beques i les llistes d'espera i d'exclosos amb el motiu d'exclusió) i les tramet al vicerector o vicerectora encarregat dels afers de beques perquè les signi.
     
  • Termini: 10 dies hàbils a partir de la data d'avaluació (resolució del vicerector o vicerectora)

 

14. Difusió de la resolució

Beques de col·laboració fa difusió de les resolucions mitjançant la Seu electrònica de la UB i el seu web.

  • Termini: Un cop signada la resolució.

 

15. Formalització de l'adjudicació de la beca 

Els serveis i unitats proposants contacten amb els adjudicataris de les beques per tramitar el document d’acceptació de la beca mitjançant el programa GEBEC, on obligatòriament ha de constar el tutor responsable del becari.

El becari signa telemàticament el document d’acceptació i n’obté un pdf acreditatiu.

Per poder formalitzar l'acceptació el becari facilita  ala unitat/ servei convocant la següent informació:

  • Dades bancàries  del compte corrent del qual el becari ha de ser titular o cotitular
  • Número d’afiliació a la Seguretat Social


El becari en signar el document d’acceptació de la beca assumeix la veracitat d’aquesta informació.

D'altra banda el becari ha d'emplenar degudament i signar el document de l'IRPF, mitjançant el linK que li facilita el responsable de la beca.

Aquest document original d'IRPF cal fer-ho arribar a Beques de Col·laboració per correu intern, per poder realitzar els tràmits necessaris.


Beques de col·laboració comprova les dades del document d’acceptació i, si tot és correcte, inicia els tràmits d’alta del becari al programa de pagaments i a la Seguretat Social.

S’entén que l’adjudicatari renuncia voluntàriament a la beca si, sense justificació, no es presenta el dia d’inici en el lloc i en l’hora comunicats pel responsable a fi i efecte de formalitzar l'acceptació de la beca, o en el cas d'absència no justificada ni comunicada durant més de 15 dies hàbils consecutius. És responsabilitat del servei o unitat proposant gestionar les llistes d’espera i avisar i tramitar les substitucions dels becaris que hagin renunciat (sempre que el temps que resti de col·laboració sigui igual o superior a tres quartes parts de la durada prevista de la beca )

  • Termini: Des de la publicació de la resolució fins a la data d'incorporació del becari.

 

16. Comunicació de la formalització de la beca

Un cop formalitzada tota la documentació per a la incorporació, el servei o unitat convocant ha d'avisar - amb una antelació de 5 dies a la data en què ja de causar efectes - a Beques de col·laboració, que activa el pagament i dona d'alta el becari a la Seguretat Social.

Beques de col·laboració fa amb un control exhaustiu d’altes, baixes, reintegraments, etc.

  • Termini: 5 dies abans de la data d'incorporació del becari.

 

17. Tramitació dels moviments relacionats amb les beques de col·laboració

Els serveis o unitats proposants estan obligats a tramitar a Beques de col·laboració tots els moviments del becari que impliquin una modificació en la nòmina o a la Seguretat Social: baixes per malaltia (IT) i suspensions temporals de l'activitat de col·laboració.

També ha de tramitar l'autorització per part del responsable de la beca, del document de sol·licitud TA300 de la Seguretat Social, referent als desplaçaments del becari,només en el cas que la convocatòria així ho contempli.

Les altes o renúncies dels becaris i les suspensions s'han de comunicar a Beques de col·laboració amb 5 dies d'antelació a la data d'efectes.

Beques de col·laboració fa un control exhaustiu d'altes, baixes, reintegraments etc.

  • Termini: 5 dies abans de la data en què ha de causar efectes.

 

 

18. Tramitació dels qüestionaris de valoració del pla formatiu en relació a la beca de col·laboració

En finalitzar la col·laboració, el becari rep un link per poder accedir al qüestionari sobre l’assoliment de les competències previstes al pla formatiu, que ha d'emplenar i confirmar.

El tutor del becari, al final del període de col·laboració, avalua el grau de desenvolupament competencial i d’assoliment del pla formatiu del becari, emplenant el qüestionari d'assoliment del pla formatiu mitjançant el programa GEBEC.

Ambdós documents queden registrats a l'aplicació informàtica GEBEC. Un cop registrats, el becari pot disposar d'una còpia del qüestionari del tutor i a l'inrevés.

Tant el qüestionari de valoració del becari com l'informe d'avaluació del tutor són obligatoris, sigui quina sigui la durada de la beca.

El fet de no complimentar-los suposa les penalitzacions establertes a l'article 25 del Reglament de Beques de Col·laboració:

  • Per al tutor, no poder tornar a tutoritzar beques de col·laboració
  • Per al becari, no poder tornar a sol·licitar una beca
 

El responsable de la beca ha d’emprendre les accions oportunes per al bon desenvolupament de la col·laboració i del pla formatiu en vista dels resultats obtinguts en el qüestionari del becari i en l’informe del tutor.

  • Termini: Fins a un mes des de la data de finalització o renúncia de la beca


 

Documentació i normativa


 

Documentació i normativa



Navegació ràpida



Data de creació: 23/10/2018
Versió: 06 (25-05-2021)