- Mobilitat
- Procediment
Aquest procediment descriu com es desenvolupa la convocatòria de les beques de mobilitat amb finalitat de formació dins del programa Erasmus+ per al personal d’administració i serveis (PAS) de la Universitat de Barcelona amb una antiguitat mínima d’un any. El procediment s’inicia en el moment de la calendarització de la convocatòria de mobilitat i finalitza amb el pagament final de la beca, un cop l’adjudicatari ha tornat de fer la mobilitat.
Beneficiaris i requisits de les sol·licituds:
Es poden beneficiar d'aquestes beques les persones que compleixin els requisits següents, tant en el moment de fer la sol·licitud com durant tot el període objecte de l'ajut:
- Ser nacional d’un país de la Unió Europea o d’un país tercer. En qualsevol cas, caldrà estar en possessió d’un DNI o d’un NIE (número d'identificació d'estranger).
- Ser personal funcionari o contractat laboral a la UB o, ser personal funcionari interí o personal laboral temporal a la UB, amb una antiguitat mínima d'un any.
- Haver estat acceptat per una institució de qualsevol dels països esmentats en les bases de la convocatòria corresponent.
- El personal d’administració i serveis del Grup UB amb una antiguitat mínima d’un any pot optar també als ajuts segons la disponibilitat pressupostària.
- La persona beneficiària ha d’acreditar que té cobertura sanitària per poder fer l’estada a l’estranger.
- No es finançaran mobilitats realitzada amb caràcter retroactiu abans de la data de publicació de la resolució de concessió.
Cada candidat pot presentar un màxim de dues sol·licituds prioritzades.
La durada de l’estada serà d'una setmana (es considera que equival a cinc dies de feina complets).
- Vegeu el web de mobilitat internacional - Erasmus per al personal d'administració i serveis (PAS) de la UB
Unitat de referència
Oficina de Mobilitat i Programes internacionals
- Elodia Guillamón / Begoña González
- 934 020 902
- begonagonzalez@ub.edu
1. Caledarització de la convocatòria
L’Oficina de Mobilitat i Programes Internacionals (OMPI) estableix el calendari de la convocatòria de beques de mobilitat amb finalitat de formació dins el programa Erasmus+ per al personal d’administració i serveis (PAS) de la UB.
2. Elaboració de la convocatòria
L’OMPI elabora la convocatòria de beques de mobilitat amb finalitat de formació dins el programa Erasmus+ per al PAS UB i els annexos, i la tramet al vicerector o vicerectora responsable de les polítiques d'internacionalització, perquè l'aprovi i la signi.
3. Aprovació de les bases de la convocatòria
El vicerector o vicerectora aprova i signa les bases de la convocatòria de beques de mobilitat amb finalitat de formació dins el programa Erasmus+ per al PAS de la UB.
4. Configuració de la convocatòria a l'aplicació SOP
L’OMPI configura les dades de la convocatòria a l’aplicació SOP (aplicació informàtica de mobilitat internacional en línia): hi indica les dates d’obertura, les dades d’acceptació, els documents que s'han de presentar, les plantilles dels documents, els correus que l'aplicació tramet al candidat. Finalment, revisa el formulari de sol·licitud.
L’OMPI també comunica a l'Àrea de Tecnologies de la Informació i la Comunicació (TIC) els criteris d’accés dels PAS en la convocatòria, i l’Àrea TIC els programa.
5. Petició de difusió de la convocatòria
L’OMPI publica la convocatòria a la seu electrònica i al seu web per fer-ne difusió.
L’OMPI demana a Comunicació Institucional que faci difusió de la convocatòria a la intranet de la UB.
6. Obertura del període de presentació de la sol·licituds
L’OMPI obre el període de presentació de sol·licituds a l’aplicació SOP.
- Termini: Al setembre i al gener
7. Presentació de la sol·licituds
El PAS candidat consulta les bases de la convocatòria, escull destinació i emplena el formulari de sol·licitud a l’aplicació SOP, i hi adjunta la documentació següent:
- la carta d’acceptació en ferm de la universitat o institució de destinació, en què han de constar les dades de l’estada;
- el programa de treball (preferiblement en anglès);
- l'informe d’idoneïtat emplenat i signat pel seu cap immediat de la unitat o servei, i
- el currículum.
8. Tancament del període de presentació de sol·licituds
Un cop acabat el termini de presentació de sol·licitud, l’OMPI el tanca a l’aplicació SOP.
9. Revisió de les sol·licituds
L’OMPI revisa l’estat de les sol·licituds introduïdes a l’aplicació SOP:
- Si el candidat no ha confirmat el formulari, la sol·licitud queda com no tramitada i es dona per finalitzada.
- Si el candidat ha confirmat el formulari, la sol·licitud queda tramitada i l’OMPI en revisa les dades, l’elegibilitat del candidat i la documentació adjunta.
10. Obertura del període d'esmenes
L’OMPI envia un correu electrònic als candidats, indicant-los, si escau, quina documentació han d'esmenar (tenen un període de 10 dies hàbils des del moment de recepció del correu electrònic de requeriment, per fer les esmenes).
Cada candidat esmena la seva documentació al SOP, en el període indicat.
- Termini: 10 dies hàbils des del moment de recepció del correu electrònic de requeriment
11. Tancament del període d'esmenes
Un cop tancat el període d’esmenes a l’aplicació SOP, l’OMPI revisa les sol·licituds a què s'ha demanat esmenar documentació.
En el cas que el PAS candidat no hagi esmenat la documentació requerida en el període indicat, l’OMPI li envia un corre electrònic en què li comunica l’exclusió per manca de documentació, i la sol·licitud queda exclosa de la convocatòria.
12. Obertura del període d'adjudicació de les places
L’OMPI obre el període d’adjudicació de les places a l’aplicació SOP.
13. Adjudicació de les places
L’OMPI descarrega la documentació següent del SOP en format electrònic de cada candidat, i la penja a una carpeta al Sharepoint que comparteix amb els membres de la Comissió de Selecció:
- la sol·licitud,
- la carta d’acceptació en ferm de la universitat o institució de destinació,
- el programa de treball,
- l’informe d’idoneïtat i,
- el currículum.
La Comissió de Selecció valora les sol·licituds i prioritza els candidats per ordre de puntuació fins a esgotar el nombre de places de mobilitat disponibles. En cas que quedin places disponibles, passen als successius terminis de la mateixa convocatòria.
Un cop feta la valoració, L’OMPI redacta l’acta d’adjudicació de les places perquè els membres de la Comissió de Selecció la signin .
14. Resolució de l'adjudicació
Un cop signada l’acta d’adjudicació de les places per part de la Comissió de Selecció, l'OMPI elabora la resolució de l’adjudicació i la tramet al vicerector o vicerectora, que la signa.
15. Publicació de la resolució de l'adjudicació
L’OMPI publica la resolució de l’adjudicació a la seu electrònica i al seu web.
16. Obertura del període d'acceptació
L’OMPI obre el període d’acceptació de les places de mobilitat a l’aplicació SOP.
17. Acceptació de la plaça
L’OMPI envia a l'adjudicatari un correu electrònic a l’adjudicatari en què l’informa de la plaça assignada i del termini d’acceptació.
- Si l’adjudicatari accepta la plaça, emplena les dades bancàries a l’aplicació SOP i es passa al punt 19,
- Si l’adjudicatari no accepta la plaça en el termini establert, vegeu el punt 18.
18. Cancel·lació de la petició de mobilitat
En el cas que, l’adjudicatari no accepti la plaça en el termini establert, l’OMPI en cancel·la la petició de mobilitat, i li tramet un correu electrònic en què li comunica que es cancel·la la seva petició de mobilitat.
- Si hi ha llista d’espera, l’OMPI assigna la plaça de mobilitat al primer candidat de la llista, vegeu punt 17.
- Si no hi ha llista d’espera, la plaça de mobilitat, queda disponible per als successius terminis de la mateixa convocatòria.
19. Tramesa de la documentació i signatura del contracte de subvenció
L’OMPI consulta a l’aplicació SOP les dades bancàries de l’adjudicatari i si tot és correcte li tramet per duplicat el contracte de subvenció emplenat.
L’adjudicatari revisa el contracte i, si hi ha alguna esmena ho comunica a l’OMPI. Si tot és correcte, li retorna el contracte signat per duplicat.
A continuació, l’OMPI li envia el document Staff Mobility for Training per tal que en gestioni les signatures per part de la universitat o institució de destí i pel cap immediat de la unitat o servei. Un cop signat el document per ambdós, l’adjudicatari el tramet a l’OMPI.
Seguidament, la cap de l’OMPI signa el contracte de subvenció per duplicat. A continuació, arxiva un original i l’altre el tramet a l’adjudicatari, i es passa al punt 21.
En el cas que l’adjudicatari vulgui renunciar a la plaça de mobilitat, vegeu el punt 20.
20. Renuncia de la mobilitat
En el cas que l’adjudicatari vulgui renunciar a la plaça de mobilitat un cop ja ha signat el contracte de subvenció, ha d'enviar a l’OMPI, per correu electrònic, un document de renuncia signat.
L’OMPI arxiva el document de renuncia i tanca la mobilitat.
21. Formalització del primer pagament
Quan l’OMPI rep el contracte de subvenció signat, formalitza el primer pagament de l’ajut corresponent al 80% de l’import de l’ajut.
22. Realització de la mobilitat
Abans de marxar a fer la mobilitat, l’adjudicatari ha de tramitar l’assegurança mèdica d’accidents i repatriació que cobreixi la durada de l’estada.
Durant l’estada, ha de fer els tràmits perquè la universitat o institució de destinació li signi el certificat d’estada.
23. Presentació de la documentació justificativa de la mobilitat
Quan l’adjudicatari torna de l’estada de mobilitat, té vint dies, com a màxim, per presentar a l’OMPI la documentació següent:
- el certificat d’estada signat per la universitat o institució de destinació, i
- la documentació acreditativa de l’estada (factures dels bitllets, targetes d’embarcament, tiquets de taxi, transports, hotel etc.).
També emplena l’informe final (EU Survey) al Mobility Tool tramès per correu electrònic per la Comissió Europea.
- Termini: 20 dies, com a màxim, després de tornar de la mobilitat
24. Introducció de les dades del certificat d'estada
Quan l’OMPI rep la documentació justificativa de la mobilitat realitzada, introdueix les dades del certificat d’estada a l’aplicació SOP i al Mobility Tool.
Comprova també que l’adjudicatari hagi completat l’informe final al Mobility Tool i ho marca al SOP.
25. Formalització del darrer pagament
L’OMPI formalitza el darrer pagament de l’ajut (el 20% restant), que correspon a les despeses de locomoció i manutenció d’acord amb les quantitats fixades pel programa Erasmus.
26. Tancament de la mobilitat
Un cop formalitzat el darrer pagament l’OMPI tanca la mobilitat a l’aplicació SOP, i informa a la unitat de Formació de PAS de les dades de la mobilitat duta a terme per l'adjudicatari, per tal que l'incorpori al Perseu.
- Bases de la Convocatòria de beques de mobilitat amb finalitat de formació dins el programa Erasmus+ per al personal d'administració i serveis de la UB (modalitat KA131)
Navegació ràpida
Versió: 02 (22-06-2022)