Els índexs automàtics del Word

Els índexs automàtics del Word són una eina molt útil per elaborar taules de continguts de documents llargs, com ara els treballs acadèmics o les normatives. Aquesta opció permet crear índexs a partir dels títols i subtítols d’un document, i estalvia temps de revisar els encapçalaments dels apartats, comprovar que la paginació sigui correcta o assegurar-se que els títols de l’índex i dels apartats del document coincideixen.

El primer que cal fer per crear un índex automàtic és indicar, a mesura que es va elaborant el cos del document, quins són els títols dels apartats que han d’aparèixer en la taula de continguts i quin nivell els correspon. Per fer-ho, s’han de seleccionar els segments que han d’aparèixer en l’índex (en general, els encapçalaments dels apartats), anar a la pestanya Inici del Word i, al bloc Estils, clicar en l’opció de Títol corresponent.

El Word permet establir una jerarquia prou detallada de títols per indicar els diferents apartats i subapartats del text. L’estil Títol 1 s’assigna als títols de primer nivell, el Títol 2 pot servir per establir subapartats dins dels blocs principals, amb el Títol 3 es poden marcar les divisions dels subapartats, i així successivament.

La possibilitat d’establir estils per als títols no és únicament útil per generar una taula de continguts, sinó que també té l’avantatge d’unificar de manera automàtica el format dels encapçalaments de tot el document. D’aquesta manera, us estalvieu d’haver de recordar com heu maquetat els títols de cada apartat i subapartat. A més a més, l’estil dels títols que el Word estableix per defecte es pot modificar fàcilment.

Per veure de manera ràpida i global si l’estil assignat a cada apartat és correcte i no us n’heu descuidat cap, a la pestanya Visualització teniu l’opció Contorn que mostra els nivells del document i permet canviar-los i ajustar-los. Un cop revisats els nivells de títols i subtítols podeu tornar a la visualització normal clicant a Tanca la visualització d'esquema.

Per inserir l’índex automàtic, situeu-vos a la pàgina del document on el vulgueu posar, aneu a la pestanya Referències i seleccioneu l’opció Índex de continguts. El Word disposa de diversos models d’índex configurats per defecte, però també hi ha la possibilitat de crear-ne de personalitzats (amb l’opció Índex de continguts personalitzat). Seleccioneu el model que us interessi i l’índex es generarà automàticament.

Els índexs automàtics del Word es poden actualitzar si es fan canvis posteriors en el document. D’aquesta manera, si un cop creat l’índex es canvia la paginació o se suprimeixen o afegeixen títols d’apartat, els canvis es poden incorporar fàcilment: només cal anar a la pestanya de Referències i seleccionar l’opció Actualitza la taula.