Diligència
- Estructura
- Capçalera
- Nucli
- Datació
- Signatura
- Característiques
- Tractament personal
- Temps verbal
- Full d’incidències d’examen
- Justificants d’assistència
La diligència és un document administratiu que constata l’execució d’un tràmit, actuació o fets determinats, com ara la presa de possessió d’una plaça, la modificació d’una remuneració, un canvi de categoria professional, la tramesa d’un certificat, la comunicació verbal d’alguna informació rellevant, etc.
Es tracta d’un escrit que no certifica: és una mera declaració generalment de caràcter intern, sense efectes certificants, que es limita a exposar un fet. A diferència del certificat, que únicament poden expedir els funcionaris públics competents o les persones autoritzades legalment, les diligències no requereixen que la persona que les signa tingui l’atribució de certificar.
L’estructura és semblant a la del certificat, però més simple. En tot cas, mentre que el certificat sovint té una destinació externa, la diligència és un document merament intern. No s’expedeix, doncs, a petició de cap persona ni amb la intenció que surti de l’administració que l’emet.
La diligència també pot aparèixer inserida en un altre document, com ara en una acta de notes per donar compte d’una modificació o en una acta de reunió per informar de la data d’aprovació, a fi d’indicar la validesa de les dades o els acords.
Marc normatiu
Format
Exemples
Es tracta d’un escrit que no certifica: és una mera declaració generalment de caràcter intern, sense efectes certificants, que es limita a exposar un fet. A diferència del certificat, que únicament poden expedir els funcionaris públics competents o les persones autoritzades legalment, les diligències no requereixen que la persona que les signa tingui l’atribució de certificar.
L’estructura és semblant a la del certificat, però més simple. En tot cas, mentre que el certificat sovint té una destinació externa, la diligència és un document merament intern. No s’expedeix, doncs, a petició de cap persona ni amb la intenció que surti de l’administració que l’emet.
La diligència també pot aparèixer inserida en un altre document, com ara en una acta de notes per donar compte d’una modificació o en una acta de reunió per informar de la data d’aprovació, a fi d’indicar la validesa de les dades o els acords.
Marc normatiu
No hi ha regulació expressa sobre les diligències.
Format
ISO A4 (DIN A4)
210 mm × 297 mm
Exemples
Els documents institucionals solen dur una capçalera que serveix per identificar-ne l’emissor i permet mantenir la unitat gràfica de la documentació de cada institució. Aquesta identificació inclou la marca, que en els documents de tràmit se situa a l’extrem esquerre, i adjacents les dades concretes de l’emissor, si escau, que s’especifiquen únicament en la primera pàgina del document.
La marca és la suma de l’escut i el descriptor Universitat de Barcelona. En els documents estàndard no es fan servir les submarques; si cal personalitzar un document amb les dades concretes de l’emissor (nom i cognoms, unitat o òrgan, dades de contacte, etc.), aquestes es distribueixen a la dreta de la marca. Aquestes informacions orgàniques s’han d’adaptar a la llengua del document. La marca, però, és única i invariable.
Les capçaleres orgàniques, en què es recull la unitat que emet el document, la dependència orgànica, la localització i fins i tot les dades de contacte, es poden personalitzar, si cal, amb el nom i cognoms del responsable del document i el càrrec que ocupa, d’acord amb la distribució gràfica següent:
Des del punt de vista de l’escriptura, convé tenir en compte algunes consideracions específiques que afecten els elements que poden compondre les capçaleres:
La marca és la suma de l’escut i el descriptor Universitat de Barcelona. En els documents estàndard no es fan servir les submarques; si cal personalitzar un document amb les dades concretes de l’emissor (nom i cognoms, unitat o òrgan, dades de contacte, etc.), aquestes es distribueixen a la dreta de la marca. Aquestes informacions orgàniques s’han d’adaptar a la llengua del document. La marca, però, és única i invariable.
Les capçaleres orgàniques, en què es recull la unitat que emet el document, la dependència orgànica, la localització i fins i tot les dades de contacte, es poden personalitzar, si cal, amb el nom i cognoms del responsable del document i el càrrec que ocupa, d’acord amb la distribució gràfica següent:
 |  |
Des del punt de vista de l’escriptura, convé tenir en compte algunes consideracions específiques que afecten els elements que poden compondre les capçaleres:
- Autoria
- Adreça postal
- Número de contacte
- Adreça electrònica
- Adreça web
En general, el nucli de la diligència s’introdueix amb el verb faig constar, destacat i aïllat del cos del text.
A continuació, s’expressen de manera clara i concisa els fets o les dades que s’hi constaten, introduïts amb la conjunció que si la frase presenta una forma verbal conjugada.
Altrament, davant una forma no verbal, la conjunció que no és necessària.
Si hi ha diversos fets o dades per constatar, cadascun es consigna en un paràgraf diferent, numerats correlativament i encapçalats igualment per la conjunció que, que s’escriu amb majúscula inicial. En general, cada paràgraf es tanca amb un punt.
La fórmula diligència per fer constar, amb què tradicionalment també s’ha introduït el nucli de la diligència, es reserva als casos en què apareix inserida en un altre document. En la resta de contextos, per simplificació i homogeneïtat amb la resta de documentació administrativa, que es redacta en primera persona del singular i no en forma impersonal, és preferible el verb faig constar.
- Es destaca amb majúscules per identificar clarament de quin document es tracta, i en cap cas no se’n separen les lletres amb espais en blanc.
FAIG CONSTAR 
F A I G C O N S T A R - S’acompanya de dos punts únicament en el cas que se certifiquin diversos fets, que es distribueixen en paràgrafs diferents.FAIG CONSTARque […]FAIG CONSTAR:que […]FAIG CONSTAR:1. […]
2. […]
3. […] - Se sol disposar en una doble columna asimètrica, en què el verb ocupa la primera columna i la resta de text, la segona.FAIG CONSTARque l’alumne Xavier Pérez Darder ha comparegut
a la Secretaria d’Estudiants i Docència
de la Facultat de Biologia.
Si tècnicament la disposició del document no es pot controlar amb facilitat, també és possible col·locar el títol en un paràgraf aïllat.FAIG CONSTAR
Que l’alumne Xavier Pérez Darder ha comparegut a la Secretaria d’Estudiants i Docència de la Facultat de Biologia.
A continuació, s’expressen de manera clara i concisa els fets o les dades que s’hi constaten, introduïts amb la conjunció que si la frase presenta una forma verbal conjugada.
|
|
Altrament, davant una forma no verbal, la conjunció que no és necessària.
|
|
Si hi ha diversos fets o dades per constatar, cadascun es consigna en un paràgraf diferent, numerats correlativament i encapçalats igualment per la conjunció que, que s’escriu amb majúscula inicial. En general, cada paràgraf es tanca amb un punt.
|
|
La fórmula diligència per fer constar, amb què tradicionalment també s’ha introduït el nucli de la diligència, es reserva als casos en què apareix inserida en un altre document. En la resta de contextos, per simplificació i homogeneïtat amb la resta de documentació administrativa, que es redacta en primera persona del singular i no en forma impersonal, és preferible el verb faig constar.
La datació, que no duu punt final, és una fórmula integrada per dos elements: la localitat i la data, que se separen per mitjà d’una coma.
La localitat ha de dur l’article que correspongui i la data s’ha de desenvolupar. El dia s’escriu en xifres, el mes en minúscules i l’any sencer en xifres i sense separadors de milers, i s’enllacen generalment amb la preposició de. Ni la localitat ni la data mai no van precedides de la preposició a.
La forma abreujada de la data, amb el mes indicat en xifres, no és adequada a les característiques pròpies dels documents administratius.
La datació sempre ha d’aparèixer separada del paràgraf precedent i del següent per mitjà d’una línia en blanc i s’ha de situar per damunt de la signatura —excepte en la carta, en què la fórmula de comiat obliga a invertir l’ordre dels elements.
La localitat ha de dur l’article que correspongui i la data s’ha de desenvolupar. El dia s’escriu en xifres, el mes en minúscules i l’any sencer en xifres i sense separadors de milers, i s’enllacen generalment amb la preposició de. Ni la localitat ni la data mai no van precedides de la preposició a.
| Barcelona, 19 de maig de 2019 |
| A Barcelona, 19 de maig de 2.019 |
| L’Hospitalet de Llobregat, 25 de febrer de 2019 |
| Hospitalet de Llobregat, a 25 de febrer de 2019 |
La forma abreujada de la data, amb el mes indicat en xifres, no és adequada a les característiques pròpies dels documents administratius.
| Santa Coloma de Gramenet, 25 de juny de 2019 |
| Santa Coloma de Gramenet, 25-6-2019 |
La datació sempre ha d’aparèixer separada del paràgraf precedent i del següent per mitjà d’una línia en blanc i s’ha de situar per damunt de la signatura —excepte en la carta, en què la fórmula de comiat obliga a invertir l’ordre dels elements.
En general, la signatura s’alinea a l’esquerra del document. S’ha d’escriure en minúscules, excepte les inicials dels noms propis i dels mots a principi de línia, i en cap cas s’hi ha d’emprar la negreta.
Els elements que la configuren són la identificació funcional (càrrec o condició en què s’exerceixen les funcions), la identificació nominal (nom i cognoms) i la rúbrica (conjunt personal de traços de qui signa).
En les diligències en què participa una persona aliena a l’administració emissora, que compareix, per exemple, per executar un tràmit o rebre un document, la signatura del document pot ser doble: a l’esquerra signa el càrrec que constata els fets i a la dreta, la persona compareixent.
Atès que la identificació funcional fa referència a una persona determinada, cal adaptar necessàriament el text al gènere que correspon: el compareixent o la compareixent.
Els elements que la configuren són la identificació funcional (càrrec o condició en què s’exerceixen les funcions), la identificació nominal (nom i cognoms) i la rúbrica (conjunt personal de traços de qui signa).
- La identificació funcional va precedida de l’article determinat corresponent, i no s’hi ha de posar ni punt ni coma al final.
El rector El rector,
Atès que en la documentació institucional s’empren les capçaleres normalitzades, la informació orgànica que consti en la capçalera no s’ha de repetir en la signatura.El rector El rector de la Universitat de Barcelona La degana La degana de la Facultat de Belles Arts de la Universitat de Barcelona - La identificació nominal es compon del nom i els dos cognoms, sense punt final. No ha d’anar mai precedida de la paraula Signat ni de les abreviatures corresponents.
- La rúbrica ha d’anar sempre entre els dos elements anteriors. Convé deixar un espai d’entre quatre i sis línies en blanc perquè hi càpiga sense problemes.
| La cap de secretaria Mercè Pujolar Hernández |
En les diligències en què participa una persona aliena a l’administració emissora, que compareix, per exemple, per executar un tràmit o rebre un document, la signatura del document pot ser doble: a l’esquerra signa el càrrec que constata els fets i a la dreta, la persona compareixent.
| La cap de secretaria El compareixent Mercè Pujolar Hernández Xavier Pérez Darder |
Atès que la identificació funcional fa referència a una persona determinada, cal adaptar necessàriament el text al gènere que correspon: el compareixent o la compareixent.
Pel que fa al tractament personal:
En cas que calgui esmentar el nom i cognoms d’una tercera persona, no es precedeixen de cap fórmula de tractament ni es destaquen tipogràficament amb majúscules o negreta.
- El redactor escriu en primera persona del singular (jo).
- El document no s’adreça a cap persona concreta. Si convé referir-se a la part compareixent o a una altra persona, es fa servir la tercera persona del singular (ell o ella), en el gènere que correspongui.
En cas que calgui esmentar el nom i cognoms d’una tercera persona, no es precedeixen de cap fórmula de tractament ni es destaquen tipogràficament amb majúscules o negreta.
|
|
Pel que fa al temps verbal:
- Per indicar l’acte de constatació dels fets es fa servir el present d’indicatiu (faig constar).
| FAIG CONSTAR [...] |
- Per presentar la informació, els temps verbals depenen de la relació entre els fets que es constaten i el moment en què s’emet la diligència.
| 1. Que l’alumne Xavier Pérez Darder ha comparegut a la Secretaria d’Estudiants i Docència. 2. Que al gener va cursar deu crèdits d’assignatures optatives per obtenir el títol corresponent al grau en Biotecnologia. |
 | Cal adaptar la capçalera amb les dades que corresponguin. |
Genèric  | De pràctiques  |
D’examen (en català)  | D’examen (en anglès)  |
| Cal adaptar la capçalera amb les dades que corresponguin. |
Universitat de Barcelona. Serveis Lingüístics
Darrera actualització: 16-4-2024
Citació recomanada:
«Diligència» [en línia]. A: Llibre d’estil de la Universitat de Barcelona. Barcelona: Universitat de Barcelona. Serveis Lingüístics. <https://www.ub.edu/llibre-estil/criteri_bloc.php?id=758> [consulta: 28 abril 2024].
