• (SV/AG) Sol·licitud de viatges Agència
• (SV/UB) Tramitació de dietes i rescabalament de despeses (formulari intern UB)

 (SV/AG) Sol·licitud de viatges a l’Agència

Aquest document equival a una comanda adreçada a l’Agència de viatges i, com a tal, implica un compromís d’acceptació i de pagament dels serveis que hi figurin, prèviament pressupostats per l’Agència. A la capçalera del document (SV/AG........ )  s’ha de fer constar el número de comanda, que en aquest cas és el número de l’Autorització de Viatge generat pel sistema SAP, un cop el viatge ha estat registrat pel gestor administratiu i autoritzat pel titular del crèdit dins d’aquest aplicatiu.

Tant si l’omple el viatger com si ho fa una altra persona en el seu nom, s’ha de prestar especial atenció a les dades personals i de contacte del viatger: el seu nom i cognoms han de ser exactament els que apareixen al DNI o passaport –en general, i pel personal de la UB, en absència d’altres més directes, les dades del Directori UB són prou fiables-.

El telèfon i l'adreça de correu electrònic són també dades molt importants, sobre tot en cas de canvis o d’incidències prèvies o ulteriors al vol.

És obligatori informar-hi el motiu del viatge amb la concreció adient així com la resta d’apartats que així s’indica juntament amb el detall dels serveis de transport i/o allotjament que es contracten.

Aquest document, un cop omplert, l’heu de trametre per correu electrònic o fer a mans del vostre gestor de SAP, acompanyat del pressupost de l’agència, prèviament obtingut. El gestor s’ocuparà de registrar la despesa, obtenir l’aprovació, consignar al document el número d’autorització de viatge i trametre’l a l’agència perquè aquesta emeti el bitllet i/o reservi l’hotel.

La casella de signatures no cal omplir-la quan trameteu el document al gestor per correu electrònic.

Tot i que es tracta d’un tràmit intern que no concerneix l’agència, s’inclou en aquest formulari, per simplificar la tasca administrativa de viatgers i gestors, un apartat pel càlcul de dietes i/o la consignació d’altres despeses associades als viatges.

 (SV/UB) Tramitació de dietes i rescabalament de despeses (formulari intern UB)

Aquest formulari té per objecte vehicular el tràmit de rescabalament de dietes de manutenció i d’altres despeses, relacionades amb la mobilitat, que hagin estat avançades. Si aquestes despeses estan relacionades amb un viatge gestionat per l’agència, es poden consignar indistintament en aquest formulari o en la SV/AG

En els casos de no utilització dels serveis de l’agència, previstos a la Política de viatges, i quan es sol·licita una autorització d’excepció ex post aquest formulari s’utilitza, a més,  per consignar-hi el detall dels serveis de transports i/o allotjament, recolzats en les corresponents factures que es pretén rescabalar.

Un cop omplerts els camps obligatoris i els que corresponguin segons el tipus de despesa que es pretén rescabalar, i obtinguda, si és el cas, l’autorització pertinent, el gestor registrarà a SAP el document SV/UB, les factures o altres documents justificatius i, si és el cas, l’autorització, i activarà el procés d’autorització i rescabalament de les despeses corresponents.

De Word a PDF

Podeu convertir, trametre i guardar aquests documents SV i, en general, els documents word al format pdf seguint els següents passos:

•  En el menú principal del Word aneu a Fitxer i escolliu l'opció Imprimeix .

•  Us apareixerà el menú d'Impressió on podeu escollir la impressora amb la que voleu imprimir el document

•  Escolliu la impressora PDF Creator i premeu el botó D'acord

•  Us apareixerà un menú, amb la informació del fitxer que aneu a crear. Premeu Desar

•  A continuació us apareixerà una pantalla on podeu escollir el lloc on voleu guardar aquest fitxer PDF que voleu crear. Un cop escollida la carpeta, premeu Guardar

•  El sistema generarà el nou fitxer que heu creat en format PDF (us el mostrarà si teniu escollida l'opció corresponent)

•  El nou fitxer en format PDF ja està guardat i llest per tal que el pugueu adjuntar a un e-mail o incorporar-lo a un expedient

Tornar