Tot document pressupostari elaborat en SAP requereix d'un procediment de tramitació que té diversos passos o accions a realitzar per un o varis actors.
Com a norma general, la tramitació de qualsevol document pressupostari tindrà 3 accions

A continuació s'explica amb detall en què consisteix cadascuna d'aquestes accions:

1. Elaboració del document pressupostari: el gestor administratiu elabora el document pressupostari corresponent segons la tipologia de despesa que estigui realitzant mitjançant la transacció corresponent. Un cop finalitzada la creació del document pressupostari el sistema proporciona a aquest document un número d'expedient de tramitació.
   
2. Tramitació de l'expedient: per tal que l'expedient pugui continuar amb la seva evolució, cal que aquest sigui tramitat i enviat a la bústia d'aprovació del responsable del crèdit pressupostari

El procediment de tramitació d'un expedient comptable pot fer-se

•  Individual : cada expedient, un a un, introduint el número d'expedient que es vol tramitar. La transacció a utilitzar és: /GEX/INBOX_SELEC1 - Tramitació individual expedients

•  Massiva : tots els expedients pendents es tramiten en bloc. La transacció a utilitzar és: Z59_EAPS_CONTA_ENV - Enviament massiu expedients despesa per la seva autorització .

El procés de tramitació d'un expedient a la bústia d'aprovació d'un responsable és pot subdividir en dues accions:

1. Adjuntar la documentació necessària que ha d'acompanyar l'expedient en format PDF, per tal que el responsable de crèdit la pugui visualitzar .
   
2. Enviar l'expedient a la bústia d'aprovació del responsable del crèdit.
   
   

3. Aprovació de l'expedient: El responsable del crèdit és la persona que té la competència (per delegació del rector) per autoritzar les despeses associades als crèdits pressupostaris dels quals en són competents. Per això, és la persona que ha d'aprovar el corresponent expedient comptable.
   

   L'aprovació de l'expedient comptable es pot realitzar de dues maneres:

   
   • i. Si el responsable del crèdit és usuari del sistema SAP (cas particular: administradors de centre), accedirà a la transacció de Tramitació comptable i podrà fer una tramitació individual de l'expedient o bé massiva, escollint la corresponent transacció.

    

   • ii. Si el responsable del crèdit no és usuari del sistema SAP (cas general), aquest haurà d'accedir a l'aplicació d' Autorització de la Despesa que té disponible a la seva intranet, per aprovar o no els corresponents expedients comptables.

    

NOTA: En cas que el responsable del crèdit no utilitzi l'aplicació d'Autorització de la Despesa , podrà traspassar l'acte informàtic d'autorització a un gestor administratiu (Veure apartat: Traspàs de l'acte informàtic d'autorització d'un expedient comptable ) .

4. Validació de l'expedient: Un cop el responsable del crèdit ha aprovat l'expedient, aquest segueix la seva tramitació en funció de la tipologia de document pressupostari que s'hagi elaborat (per exemple, la comanda s'alliberarà i s'enviarà al tercer per correu electrònic si el document era un AD associat a una comanda; o bé en cas d'un ADO aquest anirà a la Unitat de Tresoreria per a preparar-ne el seu pagament). En alguns casos, depenent de la tipologia del document pressupostari, aquest expedient requerirà d'una validació per part de l'Oficina de Control Intern.

Un cop realitzades totes aquestes accions, l'expedient comptable es pot donar per tramitat.

CAS PARTICULAR: Com donar un vist-i-plau previ a l'autorització d'un responsable de crèdit

En molts casos, a causa de l'organització de cadascuna de les diferents unitats administratives que intervenen en el procediment de gestió econòmica, el responsable del crèdit vol que prèviament a la seva autorització, algun responsable d'una unitat administrativa doni un vist-i-plau previ (per exemple, un degà vol que abans de signar hi hagi el vist-i-plau de l'administrador o del cap de l'oficina d'Afers Generals).

Tal i com hem vist a l'apartat anterior, el procés de tramitació d'un expedient comptable té 4 accions diferenciades i cadascuna d'elles està assignada a un actor diferent. Per tant, abans de l'acció d'autorització de la despesa que correspon al responsable del crèdit només disposem d'una acció: la de tramitació de l'expedient.

Lla única forma que hi ha per tal que l'administrador, el cap d'afers generals, o qualsevol altre PAS (sempre haurà de ser usuari amb llicència SAP à PAS) doni un vist-i-plau abans que el responsable del crèdit autoritzi la despesa és establir-ho per procediment

1. La persona que tramitarà l'expedient comptable cap a la bústia del responsable del crèdit serà la persona que ha de donar el vist-i-plau.
   
2. Els gestors administratius del seu equip només entraran en la transacció de tramitació en cas que hagin de completar l'expedient amb documents PDF a annexar.

D'aquesta manera, el responsable del crèdit té la garantia de què el document que té en la seva safata de tramitació ha passat prèviament per l'administrador o la persona que s'estableixi i li ha donat el seu vist-i-plau.

NOTA IMPORTANT : Cal tenir en compte que tots els gestors administratius que pertanyen a un mateix centre gestor també tenen l'autorització per a tramitar ells directament l'expedient comptable a la bústia de tramitació del responsable del crèdit. Aquesta competència no es pot restringir, i per tant, és important que cada unitat composta per més d'una persona estableixi per procediment quines persones adjuntaran documentació, en cas que sigui necessari, i quines persones seran les que faran l'acció de tramitació de l'expedient.

La persona (el cap d'unitat, l'administrador) que hagi de donar el vist-i-plau, i per tant fer la tramitació del document, no rebrà cap avís de què té pendents documents per a la seva tramitació. Cal que periòdicament consulti tots aquells documents que té pendents de tramitar

Tornar