Oficina de gestió departamental

Des de l’Oficina de Gestió Departamental (OGD) ens encarreguem de donar suport als investigadors adscrits al Departament de Bioquimica i Biomedicina Molecular en la gestió de projectes i ajuts d’àmbit nacional i autonòmic en els següents àmbits:

  • Assessorament als investigadors per gestionar sol·licituds d’ajuts a la recerca i convenis.
     
  • Gestió econòmica de projectes, control i informes econòmics:
    1. Sol·licitud d’habilitació de crèdit.
    2. Viatges.
    3. Compres.
    4. Tramitació de factures.
    5. Inventari.
    6. Pagaments a personal.
       
  • Tramitació de la contractació de personal amb càrrec a projectes.
     
  • Suport a la confecció de memòries d’activitats.
     

Tanmateix també gestionem el funcionament diari del departament pel que fa a aspectes econòmics i de gestió del personal.

Contacte

Facultat de Biologia, Universitat de Barcelona

Diagonal 643, Edifici Prevosti, planta -2

08028 Barcelona

+34 934 021 523

+34 934 031 963

dp.bioquimica.biomedicina@ub.edu

Per a donar-vos d’alta al departament heu de seguir els següents passos:

  1. Descarregueu-vos els documents d’alta al departament i accés als edificis.
  2. Empleneu els formularis segons el que hagueu acordat amb el vostre responsable, tot especificant si necessiteu:
  • Credencials UB i permís per imprimir.
  • Per a accedir al Servei de Confocal heu de parlar amb el seu responsable directament, nosaltres no el gestionem.
  • Si sou estudiants de la UB o personal UB, adjunteu una foto o imatge escanejada de la vostra targeta, si no teniu targeta, feu-nos-ho saber en el correu i us en proporcionarem una de provisional.
  1. Els formularis han d’estar degudament signats electrònicament per vosaltres i pel vostre responsable. Recordeu que si sou estudiants o personal de la UB disposeu de l’aplicació SignasuiteUB que us permet signar documents interns.
  2. Cal tenir l’assegurança de la UB en actiu. En cas de no tenir cap relació, ni contractual ni d’estudiant, amb la UB ens ho heu de comunicar, ja que us en tramitarem una. Aquesta assegurança té una durada d’un curs acadèmic i se’n fa càrrec el grup d’investigació amb el que col·laboreu. Cal que ens adjunteu una còpia del vostre document d’identificació o passaport.
  3. Envieu la documentació a dp.bioquimica.biomedicina@ub.edu  amb el tema ALTA i des de l’OGD ens ocuparem de la signatura de la Directora i de gestionar els permisos.

Si el que voleu es renovar les  credencials envieu un correu a dp.bioquimica.biomedicina@ub.edu amb el tema RENOVACIÓ amb còpia a la directora sol·licitant el procediment.

Formulari alta personal

Formulari accés Facultat

La UB disposa d’un servei de correcció i traducció de textos. Si voleu utilitzar-ne un d’extern, contacteu primer amb el personal de l’OGD i us explicarem quins passos heu de seguir.

Pel que fa la tramitació de la factura de la publicació, és molt important que:

  • Indiqueu el projecte pel qual pagareu la publicació.
  • Demaneu a l’editorial que us faci arribar la factura amb les dades fiscals de la Universitat de Barcelona.
  • Tot seguit l’heu de trametre al vostre gestor de projectes la factura  juntament amb una còpia de l’article i una conformitat de recepció signada digitalment.
  • Indiqueu si la publicació és en format accés obert o no, i si necessiteu el document de pagament per demanar algun ajut posterior.

 

Consulteu la web de l'Oficina de Difusió del Condeixement del CRAI per conèixer els descomptes als que s'acull la UB en algunes publicacions

 

Dades fiscals de la UB

Conformitat de recepció

Tota la informació sobre la gestió de compres a la UB i els acords marc, la podeu consultar al web de Compres UB.

Un cop sapigueu què heu d’adquirir, i si és dins d’acord marc, poseu-vos en contacte amb el vostre gestor de projectes, qui us proporcionarà una plantilla per a fer comandes, i us donarà la informació necessària si necessitéssiu fer més tràmits.

Les comandes s’han de tramitar via correu electrònic a sec.bioquimica@ub.edu amb tota la documentació necessària adjunta i, si cal signada electrònicament. El personal de l’OGD en gestiona la reserva de diners del projecte sol·licitat i posteriorment en tramita el pagament.

Feu-nos arribar els albarans a l’OGD el més aviat possible. Si no tinguéssiu albarà, feu-nos arribar el full de conformitat de recepció signat electrònicament.

 

Dades fiscals UB

Conformitat de recepció

 

El procediment de contractació de personal a càrrec dels projectes de recerca, queda recollit a la normativa de la Universitat de Barcelona, on s’indiquen els passos a seguir i es recorda la importància de la publicació de les ofertes de feina ja sigui al taulell d’anuncis de la seu electrònica de la UB, al web de la Facultat, i al portal europeu euraxess.

Excepcionalment podeu recuperar despeses seguint els següents procediments:

  • Import inferior o igual a 60€: Per a aquest procediment és necessari que entregueu al personal de l’OGD el rebut original juntament amb l’informe despesa efectiu justificada. Si és tractés d’un àpat de feina heu d’adjuntar també la memòria de restauració.
  • Import superior a 60€: És necessari que demaneu factura amb les dades fiscals de la UB. Feu-la arribar al personal de l’OGD juntament amb  l’informe despesa efectiu justificada. Si és tractés d’un àpat de feina heu d’adjuntar també la memòria de restauració.

 

Informe despesa efectiu justificada

Memòria de restauració

Dades fiscals de la UB

En cas d’haver de contractar serveis de missatgeria o transport, recordeu que la Universitat està acollida a l’acord marc de la Generalitat de missatgeria i paqueteria.

El tràmit a seguir per contractar aquests serveis és el següent:

  1. Demanar pressupost a l’empresa escollida.
  2. Passar-lo a l’OGD a través del correu sec.bioquimica@ub.edu, des d’on el personal d’administració us farà una comanda i us facilitarà la referència.
  3. Fer arribar el número de comanda a l’empresa juntament amb les dades de l’enviament.

Per sol·licitar permisos i absències heu de seguir els següents passos:

  1. Descarregar-vos el formulari que s’ajusti a la vostra necessitat
  2. Emplenar el formulari i signar-lo digitalment. Podeu utilitzar l’aplicació Signasuite UB.
  3. Envieu-lo per correu electrònic amb el tema PERMIS PDI a  dp.bioquimica.biomedicina@ub.edu i des de l’OGD ens ocuparem de la signatura de la Directora i de gestionar el permís.

Assumptes pròpis

Permís A fins a 10 dies

Permís B 11 dies a 3 mesos

Permís C 3 mesos a 6 mesos

Per ser més eficients a l’hora de gestionar el vostre viatge i/o assistència a congrés és important que seguiu la normativa  de política de viatges de la Universitat de Barcelona.

En cas d’haver de sol·licitar la contractació d’un transport, allotjament i/o inscripció a un congrés cal que us poseu en contacte amb el vostre gestor de projectes o envieu un correu a sec.bioquimica@ub.edu amb les dades següents:

  • Nom i cognoms de la persona que viatja
  • Telèfon de contacte.
  • Correu electrònic (si es diferent al de la UB).
  • Dates del viatge i preferència de transport.
  • Preferència d’hotel (si fos necessari).
  • Pàgina web del congrés (si calgués fer inscripció) amb el vostre usuari i contrasenya.

Dietes i altres despeses: Pel que fa al pagament de despeses com ara taxis o altre transport públic d’anada i tornada de l’aeroport o estació de tren, cotxe privat o dietes heu de saber que existeix un topall d’imports. Es important que guardeu el tiquet original, i un cop hagueu tornat els heu d’entregar al personal administratiu.

De la mateixa manera, si hem gestionat la inscripció a un congrés és molt important que demaneu el certificat d’assistència, ja que és imprescindible per a poder justificar la despesa.

Comparteix-ho: