Inscripció a congressos i altres esdeveniments mitjançant l'agència de viatges

Formulari SV/IC

 

A partir de 2019, la inscripció a congressos es pot tramitar mitjançant l'agència de viatges escollida, la qual es fa càrrec també del pagament, que després factura a la UB com un servei més. Si la inscripció inclou serveis d'allotjament i/o manutenció (dinars, sopars de clausura, etc), l'agència s'en fa càrrec també de la reserva i el pagament avançat, si cal.


Per a la gestió d’aquest servei, que és voluntari per als usuaris, l'agència Viatges El Corte Ingles aplica un càrrec de 3,50 € per inscripció internacional, que s'inclou a la factura. Si es tramiten tres o més inscripcions a la vegada pel mateix congrés, hi ha un descompte del 20%. Quan el congrés i la seva organització són a Espanya no s'aplica cap càrrec. L'agència Viatges Atlanta aplica un càrrec de 0.50 € per inscripció, més un 0.50% del preu de l'inscripció.

 

La política de viatges de la UB contempla en el seu apartat D.5 excepcions que amplien si es necessari el límit de les dietes d’allotjament amb ocasió de l'assistència a congressos; en tramitar però aquest formulari, s'han de conèixer i tenir presents les restriccions específiques (dietes d'allotjament, sopars de gala, visites culturals, etc.) que pugui establir la font de finançament, especialment el Ministeri d'Economia i Competitivitat respecte els projectes de recerca. Amb aquesta finalitat s’ha d’acompanyar al formulari una còpia del programa de l’esdeveniment on aparegui aquesta informació de caire econòmic.
Aquest tipus d'activitat i/o el possible excés sobre l'assignació pressupostària es poden pagar, com ara en el cas dels viatges, mitjançant targeta de crèdit particular o facilitar a l'agència, tot indicant aquesta circumstància a l'apartat d'observacions del formulari.

 

El procediment és similar al de sol·licitud dels altres serveis de l'agència: s'ha d'omplir en aquests cas el formulari SV/IC, acompanyat de la informació que s’indica mes a baix,  i lliurar-lo al gestor departamental, oficina de recerca, etc. amb suficient antelació a la finalització dels diferents terminis i de la realització de l'esdeveniment.

 

Quan s'omplen sobre pantalla d'ordinador, els camps numèrics de l'apartat "Resum de serveis sol·licitats" del formulari efectuen els càlculs aritmètics de forma automàtica tot prement la tecla F9 sobre la casella “Import total”, sempre que no s'esborrin les fórmules incorporades al document word.

 

Juntament amb el formulari SV/IC i el programa on constin les activitats i serveis inclosos o no en el preu d'inscripció, s'ha de facilitar a l'agència, si no consten al formulari ni es poden afegir al camp "Observacions", la següent informació o dades, depenent del procediment d'inscripció:

 

a) Només pagament: webs de congressos o altres esdeveniments on la inscripció es pot formalitzar separadament del pagament  o queda en suspens a l’espera del pagament

El participant ha d’omplir i formalitzar la inscripció i, després, facilitar a l’agència l’adreça  web (amb contrasenyes si és el cas) i/o totes les dades i referències necessàries perquè l’agència pugui  realitzar el pagament, (núm. compte  corrent de l’organitzador en cas de transferència, modalitat d’inscripció, serveis opcionals i preu(s),  termini(s) màxim(s), referències facilitades per l’organitzador...)  acompanyats si cal d’una captura de pantalla.


Si es demana pel mode de pagament s’ha de triar, sempre que estigui disponible,  l’opció de pagament mitjançat targeta (online). Heu de tenir present que l’agència requereix un mínim de 2 setmanes per fer efectiu el pagament mitjançant transferència bancària internacional


En el cas que el formulari demani una adreça de facturació, s’hi han d’ indicar les següents dades:

 

Viajes El Corte Ingles
A-28229813
Hermosilla, 12
28009 MADRID

Viajes Atlanta SA
A-08649477
Calvet, 55
08021 BARCELONA

 

b) Inscripció + pagament. Webs de congressos i altres esdeveniments on la inscripció no queda registrada si no es paga en el mateix moment o si no s'acredita haver fet ja el pagament

És convenient que el participant ompli a la interfície web tots els camps que  li siguin permesos  fins el moment de pagar o acreditar el pagament  i n’obtingui a continuació una captura de totes les dades entrades per trametre-la  a l’agència, tot informant a l’agència, si no hi consten, d’altres dades necessàries  pel pagament (tipus de tarifa,  serveis opcionals...) i, quan calgui, de l’adreça web i contrasenyes per accedir-hi,  i qualsevol altra referència que permeti a l’agència reconstruir la inscripció i efectuar el pagament.

 

Alternativament, s’han de facilitar a l’agència totes les dades necessàries per omplir la inscripció i realitzar el pagament.

En síntesi, per tramitar les inscripcions a congressos, els participants han de lliurar al seu gestor

-El formulari SV/IC convenientment omplert


-El programa del congrés amb la informació de les activitats i serveis  inclosos o no en el preu d’inscripció


-La informació necessària perquè l’agencia pugui realitzar la inscripció completa (modalitat b) o efectuar únicament el pagament (modalitat a), segons el procediment d’inscripció establert per l’organitzador.
En el cas que de la tramitació s’origini una comunicació amb l’agència, aquesta consignarà a l’Assumpte o Tema dels e-mail un codi alfanumèric de 6 dígits, que haureu de mantenir i consignar al camp “Núm. IC”, a la capçalera del formulari:
Exemple (on trobar el codi) Tema: Re:  0709 *IC * VYIZKO * Congrés Viena (EM)

 

És primordial que les inscripcions es tramitin i lliurin als gestors amb suficient temps, tant per a aquests com ara per a l’agència, amb l’adequada antelació a la finalització dels diferents terminis i a la realització de l’esdeveniment.

 

Tan aviat com l’agència disposi de la confirmació del pagament trametrà al participant i al gestor comprovant o prova demostrativa del pagament.

 

En tornar del congrés o activitat el participant ha de lliurar al seu gestor còpia del certificat d’assistència o documentació acreditativa de la participació

 

Instruccions específiques per als gestors

A la casella “Núm. IC” del formulari indiqueu, si el coneixeu, el codi de 6 dígits, precedit per l’expressió *IC*,  equivalent al d’altres serveis de l’agència

 

A l’e-mail pel qual trametreu a l’agència el formulari i altra documentació necessària, consigneu a l’Assumpte o Tema  la data del  termini de pagament (o del primer si n’hi ha varis), preferentment amb la notació 0509 (on 05 indica el dia i 09 el mes de setembre) seguida del “Núm IC” si el coneixeu.

 

  • Universitat de Barcelona - Compres UB
  • Telèfon: 934 037 074
  • Contacte