OPTIMITZACIÓ DE LES COMPRES DE LABORATORI

Les compres de material de laboratori van representar l'any 2.004 a la UB més de 13,5 milions d'euros i entorn als 16 milions si hi comptem el grup UB (Fundació Bosch i Gimpera, Parc Científic).

El nombre de proveïdors d'aquest tipus de bens que ens facturen anualment un mínim de 3.000 euros està entorn als 250, un nombre que, a priori i tot i la gran varietat de productes i serveis que s'hi inclouen, sembla excessiu. Aquest excés no seria aliè, probablement, a l'alt nombre de compradors, que podríem equiparar, pel cap baix, al nombre de grups de recerca.

Aquestes magnituds, juntament considerades i complementades amb les experiències personals de gestió- la de tots, gestors i investigadors- ens dóna peu a considerar que hi ha prou expectatives per a arribar - aplicant-hi un esforç raonable- a una proposta (també raonable) de mesures de eficiència operatives i econòmiques per a millorar la gestió d'aquestes compres, en benefici dels investigadors, de la recerca i de la docència pràctica i el personal que els dóna suport.

Per on començar

Des de la Unitat de Compres de la UB es va impulsar una anàlisi consistent a la identificació, quantificació, classificació de les despeses de material de laboratori de la UB i del seu grup, enteses en sentit ampli (productes químics i reactius, material fungible i semi-fungible, plàstic i vidre de laboratori, components electrònics, equip i mobiliari de laboratori i el seu manteniment, animals d'experimentació) i de les pautes i cicles de compra dels diferents compradors en ordre a la ulterior determinació, d'acord amb aquests, dels procediments més adequats per a la licitació i la gestió de compres, és a dir, per a aconseguir una millor eficiència econòmica (estalvis directes) i operativa (facilitat i simplificació dels procediments de compra i comptabilització)

Desenvolupament del projecte

Per tal de poder identificar i classificar els productes que comprem i quantificar el volum de despesa per tipus i categoria de producte, calia elaborar una base de dades amb les compres corresponents a un cicle complet -en aquest cas un any natural -, informació que es troba a les corresponents factures.

La facturació que ens arriba dels proveïdors no està però, ara per ara, en format electrònic, i al nostre sistema comptable (SICUB) s'assigna únicament a cada factura o grup d'elles una descripció genèrica i no standaritzada dels productes respectius, del tipus "material laboratori", "fungible laboratori"… A més les factures materials es troben dipositades als diferents emplaçaments de les unitats de la UB, arxivades conjuntament amb d'altres referides a d'altres tipus de despesa.

Am la col·laboració dels propis proveïdors i el suport d'una empresa externa es va aconseguir disposar d'aquesta informació i, de les diferents famílies de productes, vam triar la de plàstic i vidre com a la més adequada per a iniciar l'anàlisi dels productes, preus, proveïdors...

Plàstic i vidre de laboratori

Sense arribar al volum i importància dels productes químics i reactius, la família del plàstic i del vidre constitueix, dintre de les compres de material de laboratori, una de les despeses generals més importants i recurrents dels laboratoris de recerca i docència. Tubs, plaques de cultiu, pipetes, flascos, matrassos, vials....conformen un grup ampli de productes amb un volum aproximat de compres de com a mínim 1,2 milions d'euros.

L'anàlisi, projectat sobre la facturació de l'any 2004 de la UB, de la Fundació Bosch i Gimpera i del Parc Científic ha posat de manifest, entre d'altres qüestions, que el Grup UB s'aprovisiona actualment d'aquests productes mitjançant una cinquantena de proveïdors, nombre que a priori es considera excessiu per a una gestió de compres adequada.

Un cop posada a disposició dels proveïdors la informació relativa als consums agregats per a cada producte, aquests han presentat els seus millors preus per a l'any 2006, als quals la Unitat de compres dóna la màxima difusió i visualització mitjançant la llista de distribucio de compres de laboratori i la pàgina web corresponent