Atlanta Agencia de Viajes S.A s’incorpora a la UB com a nova agència de viatges, al temps que s’ha prorrogat per un any el contracte amb Viajes El Corte Inglés.

Per tal de donar resposta a la demanda de la comunitat universitària de disposar d’una alternativa a l’agència actual, s’ha incorporat, amb efectes del dia 1 de febrer, una segona agència,  Atlanta Agencia de Viajes S.A (ATLANTA)

ATLANTA és la primera agència classificada, d’un total de vuit,  en la valoració general realitzada  per la Comissió central de subministraments (CCS) de la Generalitat de Catalunya amb ocasió del darrer Acord marc establert per la CCS.

Tanmateix, és l’agència amb els menors càrrecs de gestió (fees) de les vuit homologades per la CCS*. A banda d’això, la seva mida i altres característiques semblen adequades, a priori, per a les nostres necessitats.

Pel que fa a Viajes El Corte Ingles (VECI), s’ha prorrogat el seu contracte per diferents motius, entre els quals la conveniència de minimitzar els riscos d’implantació d’una nova agència, les excel·lents condicions econòmiques de l’actual contracte,  el coneixement adquirit de les nostres necessitats i peculiaritats així com  l’expectativa que la incorporació d’una segona agència pugui servir de revulsiu.

Les condicions i el funcionament d’ambdues agències són semblants, destacant  per part d’ATLANTA

• L’aplicació d’un fee de 0,50€ en tots i cadascú dels serveis, excepte la gestió d’inscripció a Congressos on, a més d’aquest fee, hi ha un càrrec del 0,5% de la quota per les despeses financeres pel pagament de la inscripció.
• Temps de resposta aproximat de 6 h. a les sol·licituds dels usuaris o 12 h. si les sol·licituds impliquen alguna complexitat, com ara la gestió de viatges circulars, l’assistència a Congressos quan la confirmació dels serveis no és immediata o per diferències horàries, viatges amb varis trajectes o enllaços, etc.
• Aplicació a tot el personal de la UB d’un 7% de descompte en paquets de vacances de majoristes sobre el preu base sense taxes i del mateix fee(0,50€) en la gestió dels viatges particulars

A la web de viatges ub.edu/viatges podeu trobar les dades de contacte, així com una informació més detallada sobre les característiques del contracte d’ATLANTA

FORMULARI NOU PER SOL·LICITAR PRESSUPOSTOS DE VIATGE (SP)

Coincidint amb la incorporació d’una nova agència, s’estableix, amb caràcter obligatori, un formulari per sol·licitar pressupostos a qualsevol de les dues agències. Aquest formulari substitueix la comunicació inicial amb l’agència per e-mail, propensa a errades i omissions, per una captura estructurada de dades en què es demanen, per a cada tipus de servei, les dades necessàries, obligatòries i complementàries, que han de facilitar el servei de les agències i redundar en agilitat i millora del servei pels usuaris.

El formulari s’ha dissenyat pensant que l’han de poder omplir tant els gestors i altres persones que organitzen viatges en nom dels viatgers com ara els propis viatgers. En aquest últim cas, són obligatòries les dades d’identificació del viatger per tal que l’agència pugui efectuar, quan és possible, una pre-reserva dels serveis sol·licitats.
El formulari genera un número de sol·licitud de pressupost (SP) que apareix al camp “Tema” o “Assumpte” de l’e-mail de confirmació que rep el sol·licitant. Aquest número, a més de constituir la referència per identificar el viatge en eventuals comunicacions ulteriors amb l’agència (per telèfon o e-mail), s’haurà d’indicar al camp “Núm.Pressupost” del document de confirmació del viatge (SV).

L’agència enviarà el pressupost per e-mail, com fins ara. Si cal comunicar-se amb l’agència, un cop tramès el formulari, s’ha de fer també mitjançant e-mail.

Aquest formulari constitueix la primera acció d’un aplicatiu en desenvolupament que permetrà, properament, “comunicar” la SP amb la SV per tal de no haver d’omplir de nou les dades comunes amb la SP.

En aquesta fase no estan contemplats expressament al formulari SP el servei d’inscripció a congressos i el de lloguer cotxes, els quals es poden sol·licitar a l’apartat “Altres” del formulari o, en el cas d’inscripcions a congressos, preferentment  mitjançant el formulari específic SV/IC

L’accés al formulari es realitza des de la pàgina web de Viatges  ub.edu/viatges

Tornar