GUIÓ PER A LA UTILITZACIÓ DE LA WEB DE GESTIÓ ECONÒMICA EN EL PAGAMENT DE DESPESES
El procediment de gravació de despeses depen d'aquestes deu variables:
(Clicant a sobre de cadascuna es connecta directament amb els procediments específics)
NÚM
Descripció
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Es defineix un Procediment general de pagament de despeses. S' aplicarà quan les variables acompleixin totes les condicions establertes en el quadre inferior (són les més habituals).
En el quadre de Procediment hi ha dues columnes, una amb Informació útil i una altra de Temes relacionats, des d'on es connecta amb la informació corresponent de la web de Gestió econòmica.
PROCEDIMENT GENERAL
CONDICIONS
Núm.
Variable
Condició
1
Import de la factura
Veure quadre 3 Assessoria Jurídica. Procediment a seguir segons quantia contracte 2
Moneda pagament
Euros (territori espanyol)
3
Venciment factura
Dintre de l'any
4
Tercer
Proveïdor ordinari d'alta a l'arxiu de tercers
5
Modalitat pagament
Transferència
6
IVA
IVA interior (iva en factura dels proveïdors espanyols)
7
Retenció IRPF
Sense retenció
8
Inventariable
No inventariable
9
Funcionament
No pagat pel fons de funcionament
10
Endossament
No s'endossa
|
PROCEDIMENT |
|||
|
Passos |
Descripció |
Informació útil |
Temes relacionats |
|
1 |
Gravació de document ADOK en el SICUB |
||
|
2 |
Signatura document de despesa |
||
|
3 |
Aprovació document despesa. En el document ADOK cal fer dues aprovacions (parcial i total) del Reconeixement de l'Obligació ("O") i de l'Ordenació del Pagament ("K") |
||
Quan alguna de les variables no acompleixi la condició establerta en el procediment general, se seguirà un procediment específic. Si necessiteu consultar-ho, clicar en la columna de "Més informació" de la variable corresponent en el quadre inferior.
|
PROCEDIMENTS ESPECÍFICS |
||
|
Núm. |
Variable |
Més informació |
|
1 |
Import |
Expedients de despesa (en elaboració)
Contractació de serveis, subministraments, assistència i consultoria superiors a 12.020.24 €. Obres superiors a 30.050,61 € |
| 2 |
Moneda |
Pagament en moneda estrangera |
|
3 |
Venciment |
Factures amb venciment exercici posterior |
|
4 |
Tercer |
Alta, modificació de tercers. Tipus de tercers |
|
5 |
Modalitat pagament |
Modalitats excepcionals i divisa |
|
6 |
IVA |
IVA intracomunitari, Inversió Subjecte Passiu, Importacions, Agent de duanes, Iva en funcionament. |
|
7 |
Retenció IRPF |
Pagaments amb retenció IRPF |
|
8 |
Inventariable |
Despeses inventariables |
|
9 |
Funcionament |
Formalització del funcionament |
|
10 |
Endossament |
Endossaments ordinaris, factoring, cessió de crèdits, retencions judicials. |
1. EXPEDIENTS DE DESPESA VARIABLES que difereixen del procediment general
Num.
Variable
Condició
1
Import
Contractació de subministraments i serveis superiors a 18.000 € (sense IVA). Obres superiors a 50.000 € (sense IVA)
Informació d'utilitat Contractació administrativa i patrimoni (enllaç web assessoria jurídica)
QUADRE de delegacions en matèria de contractació administrativa
2. MONEDA ESTRANGERA VARIABLES que difereixen del procediment general
Num.
Variable
Condició
2
Moneda pagament
Euros fora de territori espanyol i altres monedes
4
Tercer
Proveïdor estranger (pagament fora territori espanyol)
5
Modalitat pagament
Divisa
6
IVA
Intracomunitari, Importacions, Inversió Subjecte Passiu
PROCEDIMENT
Passos
Descripció
Informació útil
Temes relacionats
1
Gravació
de document AD amb la comanda obligatòria2
Signatura
document AD3
Aprovació
document AD4
Gravació document OK
5
Aprovació
document OK6
Tramesa
a Tresoreria de la documentació necessària per realitzar el pagament
3. FACTURES AMB VENCIMENT EXERCICI POSTERIOR
VARIABLES que difereixen del procediment general
Núm.
Variable
Condició
3
Venciment factura
Exercici posterior
7
IRPF
Els ADO amb K l'exercici posterior
, mai poden portar IRPF. En cas que la factura que venç l'any posterior tingui retenció d ' IRPF, s'haurà de pagar dintre de l'any (ADOK exercici factura).
PROCEDIMENT
Passos
Descripció
Informació útil
Temes relacionats
1
Gravació document ADO
Normes de tancament de l'exercici 2
Signatura
document ADO3
Aprovació document ADO
4
Gravació de la K
. La K es genera automàticament un cop l'Àrea de Finances realitzi el tancament de l'exercici pressupostari (Comptabilitat informarà del moment que es puguin imprimir mitjançant els Administradors o directament), en el codi SICUB que ha gravat l'ADO.
5
Aprovació
de la K
| 4. TERCERS | ||
|
VARIABLES que difereixen del procediment general |
||
|
Núm. |
Variable |
Condició |
|
4.1 |
Tercer |
No està d'alta al Registre de Tercers del SICUB |
|
4.2 |
Tercer |
Cal modificar les dades d'un tercer donat d'alta |
|
4.3 |
Tercer |
Tercer diferent a proveïdor ordinari |
| 4.4 | Tercer | Pagament a personal de la UB |
|
PROCEDIMENT |
|||
|
Cas |
Descripció |
Informació útil |
Temes relacionats |
|
4.1 |
Alta de tercers : Abans de fer una alta de tercers, comprovar que realment no existeix al Registre de tercers del SICUB. Si existeix, però està de baixa, caldrà fer la recuperació de la baixa i conseqüent modificació. Si no existeix, es realitzarà la Introducció i Alta definitiva. |
||
|
4.2 |
Modificació de dades del tercer , incloses les bancàries |
||
|
4.3 |
Altres tipus de tercers |
||
| 4.4 | Personal de la UB. Caldrà que cobri per nòmina, mitjançant personal. | Procediment pagament a personal de la UB | |
|
5. MODALITAT DE PAGAMENT |
||
|
VARIABLES que difereixen del procediment general |
||
|
Núm. |
Variable |
Condició |
|
5.1 |
Modalitat de pagament |
Excepcional: xec o metàl·lic |
|
5.2 |
Modalitat de pagament |
Divisa |
|
PROCEDIMENT |
|||
|
Cas |
Descripció |
Informació útil |
Temes relacionats |
|
5.1 |
Excepcional: xec o metàl·lic. Sol·licitar la modificació de la modalitat de pagament per escrit al gerent, justificant els motius |
||
|
5.2 |
Divisa. Pagaments en operacions exteriors (tipus tercer: E) |
||
6. IVA
VARIABLES que difereixen del procediment general
Núm.
Variable
Condició
6.1
IVA
Intracomunitari: És l'IVA que es genera en la compra de béns a països de la Unió Europea. Aquest IVA s'haurà d'autorrepercutir en la factura del proveïdor comunitari (que haurà d'anar sense IVA).
6.2
IVA
Inversió Subjecte Passiu. És l'IVA que es genera per la compra de determinats serveis, quan el prestador sigui un empresari o professional estranger. El més significatiu és el comerç electrònic. Aquest IVA s'haurà d'autorrepercutir en la factura del proveïdor (que haurà d'anar sense IVA).
6.3
IVA
Importacions. És l'IVA que es genera per la compra de béns a països no comunitaris, Canàries, Ceuta i Melilla. El pagament es realitza a la duana. Serà la duana que ho liquidarà a Hisenda.
6.4
IVA
Factura agent de duanes
6.5
IVA
Despeses de funcionament. Són les petites despeses amb pagament efectiu avançat.
PROCEDIMENT
Núm
Descripció
Informació útil
Temes relacionats
6.1
IVA adquisicions intracomunitàries
: Es farà constar a:
- La COMANDA en la gravació de la MONEDA ESTRANGERA.
- La gravació de la Factura.
- La formalització al codi 09220 en la gravació de la OK.
6.2
IVA Inversió Subjecte Passiu.
Es farà constar a:
- La COMANDA en la gravació de la MONEDA ESTRANGERA.
- La gravació de la Factura.
- La formalització al codi 09240 en la gravació de la OK.
Inversió subjecte passiu en l'adquisició de determinats serveis
6.3
IVA Importacions
.Gravació: Aquest IVA no es pot fer constar com a tal, sinó que s'ha de gravar com a pagament "Exempt".
Registre: Per tal que la Unitat de Comptabilitat realitzi el registre de l'IVA importacions, els gestors de la despesa hauran de trametre la documentació necessària, quan la importació sigui superior a 300 euros.
Procediment i Documentació necessària per registrar l'IVA importacions
6.4
Factura agent de duanes
. Si l'agent intervé en una importació amb pagament d'IVA a la Duana, ens el cobrarà a la seva factura. Quan aquesta es gravi al Registre del SICUB, en el camp d'IVA ha de figurar únicament el dels seus honoraris. L'IVA de la importació s'introduirà en el camp d'Exempt "E".Procediment i Documentació necessària per registrar l'IVA importacions
6.5
Funcionament
. Les factures per import inferior a 60 € (cadascuna) es podran agrupar en un ADOK i gravar amb el NIF de la UB Q0818001J 21. En aquest cas, la factura que es gravi al SICUB ha de ser amb IVA =0.
|
7. RETENCIONS IRPF |
||
|
VARIABLES que difereixen del procediment general |
||
|
Núm. |
Variable |
Condició |
|
7 |
IRPF |
Factura o pagament amb retenció |
|
PROCEDIMENT |
|||
|
Passos |
Descripció |
Informació útil |
Temes relacionats |
|
1 |
Gravació document despesa ADOK, (DOK o OK) amb formalització retenció IRPF |
||
|
2 |
El Tipus de retenció vindrà determinat pel perceptor del pagament i la naturalesa del servei prestat |
QUADRE retenció persones físiques residents QUADRE retenció p. f. no residents |
|
|
3 |
Signatura document ADOK. |
||
|
4 |
Aprovació document ADOK |
||
8. DESPESES INVENTARIABLES
VARIABLES que difereixen del procediment general Núm.
Variable
Condició
8.1
Inventariable
Alta despesa inventariable. En general, s'inventarien els béns (epígraf 1) d'import > 150 € . Els béns s'hauran d'etiquetar
8.2
Inventariable
Alta complements No tenen entitat pròpia. Augmenten el valor del bé principal Son:
- Ampliació o millora. Afegeixen o varien algun component.
- Valor Afegit. Quan es realitzen diferents pagaments del mateix bé.
8.3
Inventariable
Alta reparacions
8.4
Inventariable
Modificació fitxa
8.5
Inventariable
Baixa fitxa
8.6
Inventariable
Baixa parcial i segregació de fitxes
PROCEDIMENT
Cas
Descripció
Informació útil
Temes relacionats
8.1
Alta d'un bé.
Cal fer la proposta d'alta del bé i l'alta definitiva. El procediment a seguir serà diferent si la proposta d'alta es fa:
- Abans de l'aprovació definitiva del document de despesa -en el moment de gravar la "O" o després, des del subsistema de patrimoni-. L'alta definitiva és automàtica.
- Després de l'aprovació definitiva, dintre de l'exercici. Caldrà fer la Validació de la fitxa per gravar l'alta definitiva.
- En un exercici posterior o per adquisició diferent a la compra (es realitza a la Unitat de Patrimoni).
Procediment d'alta:
A) Proposta B) Alta definitiva
Patrimoni UB: classificació per epígrafs
FITXES INVENTARI:
8.2
Alta d'un complement.
8.3
Reparacions. L'alta és optativa i el procediment és el mateix que el dels complements, però no són inventariables ni augmenten el valor del bé.
8.4
Modificació d'una fitxa. Cal corregir les fitxes d'inventari dels béns i complements, quan en variïn les dades, per mantenir permanentment actualitzat l'inventari de la UB.
8.5
Baixa d'una fitxa.
Quan un bé ja no formi part de l'inventari, ja sigui per venda, desferra o altres motius, caldrà donar-lo de baixa.8.6
Baixa parcial. De vegades en una fitxa hi ha diversos elements i només es vol donar de baixa una part, en aquest cas caldrà segregar la fitxa i fer una baixa parcial.
Segregació de fitxa i baixa parcial
9. FUNCIONAMENT
VARIABLES que difereixen del procediment general
Núm.
Variable
Condició
9
Funcionament
Despesa pagada per funcionament. Són les petites despeses amb pagament efectiu avançat.
PROCEDIMENT
Passos
Descripció
Informació útil
Temes relacionats
1.1
Gravació
document ADOK amb formalització funcionament (fase "O")
1.2
Diferenciem dos situacions:
- Factures import < 60 €. Es poden gravar conjuntament amb el NIF de la UB Q0818001J 21 i IVA =0.
- Factures import ³ 60€. S'han de gravar amb el tercer i IVA corresponent.
2
Signatura
document ADOK3
Aprovació
document ADOK
10. ENDOSSAMENTS VARIABLES que difereixen del procediment bàsic
Núm.
Variable
Condicions
10.1
Endossament
S'endossa el pagament de la factura. Se cedeix el cobrament efectiu de la factura a un tercer diferent al titular de la mateixa.
10.2
Endossament
Factoring
10.3
Endossament
Cessió de crèdits
10.4
Endossament
Retencions judicials, Agència Tributària i Tresoreria Seg. Social.
PROCEDIMENT
Cas
Descripció
Informació útil
Temes relacionats
10.1
Endossament del pagament d'una factura a un tercer.
10.2
Factoring. Pagament de la factura d'un proveïdor mitjançant una empresa de factoring.
10.3
Cessió de crèdits. Transmissió privada del dret de cobrament d'una factura a favor d'un tercer.
10.4
Retencions judicials. L'endossament el realitza tresoreria. Cal enviar documentació.
Última actualització: 04/02/2010