Protocol en cas de defunció d’un membre dels col·lectius PDI i PAS de la Universitat de Barcelona (A123-01)

  • Procediment
  • Àmbit institucional

Descripció:

Introducció

Aquest procediment descriu les pautes per a l’actuació del Gabinet del Rectorat, la Secretaria del Rectorat, Relacions Institucionals i Protocol, Comunicació, Personal Acadèmic (PA), Personal d’Administració i Serveis (PAS), les oficines d’afers generals (OAG) de les facultats, i unitats i serveis diversos, en cas de defunció de:

  • Personal docent i investigador en actiu (PDI)
  • Personal d’administració i serveis en actiu (PAS)

 

El procediment s’inicia quan es té coneixement de la defunció d’un membre de la comunitat universitària, d’un dels dos col·lectius esmentats, i finalitza amb el tancament de l’expedient del treballador difunt.

 

Notes:

  • En cas de rebre la comunicació de la defunció d’un membre de la comunitat universitària en règim d’incapacitat permanent, s’aplica una part d’aquest procediment: es tramet la carta de condol institucional, les flors al tanatori i es publica l’obituari al web.
  • En cas de rebre la comunicació de la defunció d’un membre jubilat de la comunitat universitària, es publica un recordatori en memòria del difunt a l’espai In memoriam del web de la Universitat.

 

 

Unitat de referència

 

Gabinet del Rectorat

 

Descripció

 

1. Recepció de la comunicació de la defunció

La comunicació de la defunció pot arribar per vies diferents segons el col·lectiu al qual estigués vinculat el membre de la comunitat universitària difunt:

  • Si era PDI, rep la comunicació l’OAG de la facultat a la qual estava vinculat.
  • Si era PAS, rep la comunicació la unitat PAS o bé el servei o la unitat al qual estava vinculat.

 

La comunicació de la defunció també pot arribar directament al Gabinet del Rectorat.

 

2. Recollida de dades del difunt

Qui rep la comunicació de la defunció (vegeu el punt anterior) demana les dades necessàries per emplenar el document de comunicació de la defunció a qui li ha comunicat la defunció.

Al mateix temps, l’informa que s’inicien els tràmits de condol institucional i que es publicarà al web un obituari en memòria del difunt.

 

3. Tramesa de l’imprès de recollida de dades del difunt

L’OAG, unitat o servei que ha emplenat document de comunicació de la defunció l’envia per correu electrònic, en el termini màxim de 24 hores des de la recepció de la comunicació, al Gabinet del Rectorat (gabinet.rectorat@ub.edu) per tal d’iniciar la gestió dels actes protocol·laris de condol oficial (vegeu el punt 5), amb còpia del correu electrònic, segons el col·lectiu del difunt:

  • A PA (personal.academic@ub.edu), perquè en tingui coneixement, i al departament al qual pertanyia, perquè prepari l’obituari (vegeu el punt 4), si l’imprès l’ha emplenat una OAG.
  • A PAS (pas@ub.edu), perquè en tingui coneixement, si l’imprès l’ha emplenat una unitat o servei.
  • A la unitat o servei on treballava el difunt, perquè prepari l’obituari (vegeu el punt 4), si l’imprès l’ha emplenat PAS.

 

Quan és el Gabinet del Rectorat qui ha emplenat document de comunicació de la defunció, l’envia per correu electrònic a PA o PAS, segons correspongui, perquè en tinguin coneixement, amb còpia a la unitat, servei o departament perquè preparin l’obituari (vegeu el punt 4).

Un cop enviat el document de comunicació es procedeix a la seva destrucció. No es desaran còpies ni expedients secundaris a PA, PAS, l'OAG o al servei o unitat on estava vinculat el difunt.

Les defuncions s’han de comunicar al Gabinet del Rectorat (gabinet.rectorat@ub.edu) en el termini indicat, encara que sigui dia festiu o durant el període de tancament per vacances, per tal de poder iniciar la tramitació dels actes protocol·laris de condol oficial.

 

4. Preparació i tramesa de l’obituari

Les OAG, unitats, serveis i departaments als quals estava vinculat el difunt preparen un text per a l’obituari en la seva memòria, que es publicarà al web de la Universitat de Barcelona, i el trameten a Comunicació per correu electrònic (premsa@ub.edu) (vegeu el punt 11).

 

   Pautes per a la redacció de l’obituari:

 

  • Paràgraf 1. Informa del traspàs del càrrec docent o del personal d’administració i serveis, esmentant el seu nom i cognoms, el seu càrrec docent i institucional –si s’escau, o el seu càrrec professional- i fa uns primers apunts d’allò que més l’ha distingit en la seva trajectòria professional. El més habitual és que inclogui el tret o trets més definitoris de la seva trajectòria I pels quals ha estat conegut o reconegut.

 

  • Desenvolupament del text. Recorregut habitualment cronològic de la trajectòria professional. Inclou detalls de les fites més destacades, la seva influència en l’entorn més proper o en la societat en general, i fa referències extenses al currículum. De vegades incorpora també referències a la seva vida personal I trets del  caràcter, així com dels vincles amb membres de la comunitat universitària.

 

  • Tancament. Paraules personals dels autors de l’obituari que remarquen la rellevància que ha tingut la vida del traspassat i l’empremta professional i personal que ha deixat.

 

 

 

5. Comunicació de l’inici dels actes protocol·laris de condol per part del Gabinet del Rectorat

El Gabinet del Rectorat tramet per correu electrònic el document amb les dades del difunt i dóna les indicacions següents per iniciar la tramitació dels actes protocol·laris de condol oficial:

  • Indica a Relacions Institucionals i Protocol que pot posar-se en contacte amb un familiar del difunt per donar-li el condol institucional i demanar-li les dades del tanatori per enviar-hi les flors (vegeu els punts 6 i 7).
  • Indica a la Secretaria del Rectorat que s’ha d’enviar una carta de condol institucional (vegeu el punt 8).
  • Indica a Comunicació que cal preparar i publicar una esquela digital a la intranet de la Universitat (vegeu el punt 10)

 

6. Comunicació del condol a la família

Relacions Institucionals i Protocol es posa en contacte amb un familiar del difunt per donar-li el condol i expressar-li el dolor de la Universitat de Barcelona per la seva pèrdua i unir-se al sentiment de la família. També li demana les dades de la cerimònia al tanatori per poder enviar-hi les flors. Seguidament, per correu electrònic comunica a:

  • Comunicació (premsa@ub.edu), les dades referents a la cerimònia per tal que les inclogui a l’esquela a digital a l’espai corresponent.
  • PA (personal.academic@ub.edu) o PAS (pas@ub.edu), que ja s’ha donat el condol a la família i que ja es pot demanar el certificat de defunció a la família (vegeu el punt 12).

 

7. Comanda i tramesa de flors

Relacions Institucionals i Protocol fa la comanda de les flors, que han de portar una cinta institucional amb el text UNIVERSITAT DE BARCELONA, i en gestiona el lliurament al tanatori.

La despesa de les flors l’assumeix el Gabinet del Rectorat.

 

8. Preparació i tramesa de la carta de condol

La Secretaria del Rector prepara una carta de condol per a la família, en gestiona la signatura per part del rector i la tramet a la família.

 

9. Col·locació de la bandera a mig pal

Relacions Institucionals i Protocol comunica a Logística de l’Edifici Històric que cal fer onejar la bandera de la Universitat de Barcelona a mig pal durant vint-i-quatre hores.

 

10. Publicació de l’esquela digital

Comunicació publica una esquela digital a la intranet de la Universitat de Barcelona per als membres del PDI o el PAS informant de la defunció d’un membre de la comunitat universitària i unint-se al sentiment de la família. A l’esquela hi ha de constar:

  • Les dades del difunt
  • El missatge de condol de la Universitat de Barcelona
  • Les dades de la cerimònia al tanatori.

 

11. Publicació de l’obituari

Comunicació publica al web de la Universitat de Barcelona, en obert, l’obituari en memòria del difunt, enviat per l’OAG, unitat o servei a què estava vinculat el difunt.

 

12. Petició del certificat de defunció

Quan PA o PAS, segons correspongui, rep la confirmació de Relacions Institucionals i Protocol indicant que ja s’ha donat el condol institucional a la família, telefona al familiar del difunt per demanar que li faci arribar el certificat de defunció, escanejat, per correu electrònic.

 

13. Baixa del correu electrònic, gestió de les dades i l’ordinador

PA o PAS, segons correspongui, grava la defunció al Perseu.

Per la seva banda, l’Àrea TIC:

  • Gestiona la desactivació immediata del correu institucional i esborra les dades del difunt del directori.
  • Si algú demana les dades del difunt (missatges de correu electrònic o fitxers), atén la petició d’acord amb el procediment establert.
  • Al cap de dos mesos, formata i reinstal·la l’ordinador del difunt si el cap del servei o departament ho considera oportú.
  • Fa una còpia de les dades. Si passat un temps ningú no les ha reclamat, les elimina.

 

14. Tancament de l’expedient del treballador

Quan PA o PAS, segons correspongui, rep el certificat de defunció, fa els tràmits següents per tancar l’expedient del difunt com a treballador de la Universitat de Barcelona:

  • Grava la data de defunció al Perseu.
  • Prepara la part proporcional de la nòmina.
  • Dona de baixa les dades de filiació i cotització.

 

Documentació associada

 

Normativa



Navegació ràpida


Data de creació: 28/01/2019
Versió: 04 (29-04-2021)