1. Destinació

La disposició de les dades del destinatari és la següent:

• nom i cognoms, precedits del tractament corresponent (Sr. o Sra.), o bé el càrrec
  
  
• nom de l’organisme, la institució o l’empresa (si escau)
  
  
• C., Pl., Av., etc., núm. i pis
  
  
• codi postal i població
  
  
• comarca o país (si escau).

En determinats casos, quan per manca d’espai convé simplificar aquestes dades, n’hi ha prou d’indicar el nom i els cognoms, o bé el càrrec, i la població.

2. Fórmula de salutació

Les fórmules de salutació més usuals, ordenades pel grau creixent de formalitat, són:

Benvolgut amic,
Benvolguda companya,
Benvolgut col·lega,
Benvolguda senyora,
Senyor, Senyora,
Distingit senyor, distingida senyora,

Aquestes fórmules sempre van seguides d’una coma i no es poden abreujar en cap cas. Tampoc no han d’anar acompanyades del nom del destinatari, llevat que entre aquest i l’emissor hi hagi un tracte de familiaritat o amistat (Benvolguda Anna,).

3. Cos

En la redacció de la carta, s’han de tenir en compte els punts següents:

• Establiment del nivell de formalitat, que repercuteix en la relació de les fórmules de salutació i de comiat, en el tractament entre els comunicants, en la llengua, etc.
  
  
• Claredat, rigor, precisió i propietat en l’ús dels termes; concisió i simplificació; organització del text en paràgrafs breus i separats, desimboltura i vivacitat.
  
  
• Ordenació lògica del contingut:
  
  
  • presentació de l’assumpte
    
    
  • desenvolupament dels diversos fets, arguments, etc.
    
    
  • conclusió: síntesi, petició, etc.

4. Comiat

Les fórmules de comiat més usuals, ordenades —com en el cas de la salutació i en correlació amb aquesta— pel grau creixent de formalitat, són les següents:

Ben cordialment,
Una salutació cordial,
Cordialment,
Atentament,
Ben atentament,
Aprofito aquesta avinentesa per saludar-vos atentament.
Us saludo amb respecte.

Aquestes fórmules van seguides d’una coma quan no inclouen cap forma verbal, i seguides d’un punt quan la inclouen.

5. Signatura

La disposició dels diferents elements de la signatura és la següent:

• signatura
  
  
• nom i cognoms
  
  
• càrrec.

El nom i els cognoms de qui signa en cap cas no poden anar precedits d’una forma de tractament (Dr., Dra., etc.).

6. Datació

La datació del document es compon de:

• població, seguida d’una coma
  
  
• data (el dia del mes i l’any, en xifres; sense cap punt).

Barcelona, 29 de novembre de 1998
L’Hospitalet de Llobregat, 14 de maig de 1999

La població mai no ha d’anar precedida de la preposició a.

7. Informacions addicionals

S’escriuen al peu de la carta. Les més habituals són les següents:

• postdata (PD) i post scriptum (PS)
  
  
• referència (també es pot indicar sota de la capçalera impresa, alineada per la dreta del full)
  
  
• inicials de la persona que dicta o redacta la carta (en majúscula) i de la persona que l’escriu (en minúscula), separades per una barra (NSG/mpc).