Consells i recursos per teletreballar de forma eficaç
Tots estem al corrent de les circumstàncies. A la Universitat l’agenda i la planificació han quedat innegablement trastornades. Donat aquest context, una de les qüestions que queden per resoldre és com gestionem totes les tasques rutinàries que utilitzàvem al nostre entorn de treball a la Universitat-
En un context com l’actual el teletreball s’està imposant, doncs és la única alternativa per la qual podem optar per garantir la continuïtat de les classes. Al present article introduírem algunes idees clau per afrontar el teletreball amb garanties
En atenció als demés. L’espai virtual és un altre espai públic
Us recomanem construir-vos un entorn de treball amable i ergonòmic, dintre de les vostres possibilitats. Sobretot cal que mireu de trobar formes de distingir l’espai domèstic de l’espai de treball encara que sigui de forma provisional i efímera per necessitats vàries o manca d’espai.
La roba còmode però formal també és un espai, probablement el més proper, la vostra segona pell, la vostra primera cara. És tant important que vosaltres estigueu còmodes com que feu sentir còmodes a la gent amb qui treballareu. No és només una disfressa sinó un signe d’actitud positiva, generosa i constructiva. Una forma d’atenció als altres i per tant una mà estesa a les atencions d’aquells qui us envolten vers vosaltres mateixos.
Seguir un horari
Un aspecte fonamental sovint oblidat i postergat per molts de nosaltres és la gestió del temps propi. En el context del teletreball domèstic un espai primordial i importantíssim és el respecte disciplinat a un horari. Mireu de fer tot el possible i encara més per marcar-vos un horari que dedicar a les obligacions laborals. Sol ser còmode, si és possible dintre de les actuals circumstàncies, fer-lo coincidir amb l’horari laboral habitual.
Col·laboració virtual
En l’actualitat el treball remot és un eina ben coneguda pels gestors de recursos humans en l’àmbit empresarial. Donades les circumstàncies actuals en el nostre context i entenent que pot ser útil atendre a una sèrie d’instruments i bones pràctiques en aquest sentit tot seguit enumerem algunes eines de treball remot que us poden ser útils:
Slack
És una de les eines més utilitzades per teletreballar. Permet organitzar converses en canals personalitzats per grups de manera que s’optimitza l’intercanvi de dades i materials de treball dintre de l’equip i dels seus fluxos de treball.
Algunes de les seves característiques princiapals són:
- Missatgeria instantània: Comunicació en directe entre tots els membres de l’equip per una col·laboració òptima.
- Estats: Els usuaris poden definir ‘Estats’ de disponibilitat per centrar-se en les tasques individuals a conveniència.
- Compartició de fitxers: Intercanvi d’arxius ‘d’arrossegar i deixar anar’ per a PDF, imatges, vídeos i altres tipus de fitxers comuns.
- Trucades de veu i de vídeo: Veu i vídeo trucades directament des de dins d’Slack.
- Pantalla compartida: Permet als membres de l’equip mostrar el seu treball a altres en temps real i així reforçar la interacció i la col·laboració.
Trello
Aquesta és una aplicació de gestió de projectes basada en el núvol i dissenyada per ajudar a persones i equips a col·laborar millor i mantenir els seus processos de treball organitzats. Utilitzar Trello és fàcil gràcies al seu sistema d’informació de tres nivells -taulers, llistes i targetes-. Alguns dels avantatges que presenta són:
- Compartir fitxers (text, imatge, vídeo) amb els membres de l’equip.
- Comentar una targeta per actualitzar treballadors.
- Realitzar seguiment de llistes de tasques pendents.
- Definir etiquetes de colors segons prioritat.
- Realitzar la manipulació per lots de targetes en una llista.
- Inseriu targetes noves de forma il·limitada.
Adobe Connect
Adobe Connect és una solució de conferència web que permet a corporacions i agències governamentals millorar camps com la col·laboració, el Webniar i l’e-learning a través d’interaccions riques i excepcionals. Les seves eines més utilitzades permeten:
- Comunicar-se a través del xat, l’àudio i el vídeo.
- Presentar PowerPoint i PDF (documents, imatges, pel·lícules)
- Col·laborar amb l’ajuda de notes compartides i pissarra digital.
- Compartir pantalla.
- Enregistrar reunions.
Altres qüestions a tenir en compte per teletreballar de forma eficaç
La comunicació virtual i la comunicació presencial presenten desafiaments diferents per als participants. En l’entorn virtual es requereixen habilitats addicionals que serà sempre molt útil tenir en compte:
- Compromís: En l’entorn virtual és especialment fàcil perdre l’atenció i deixar de focalitzar donat el gran nombre de distraccions habituals als dispositius i l’entorn. Aquest fenomen encara es veu reforçat en el context domèstic. Per aquest motiu és imprescindible que feu un esforç especial en romandre atents, compromesos i participatius en les tasques i trobades virtuals.
- Interacció: En el context de les reunions virtuals és molt important designar un participant que faci de moderador. Si aquest juga el seu paper d’una forma òptima pot ser un facilitador i un dinamitzador de la reunió. El mínim paper necessari i positiu del moderador és gestionar la intervenció dels participants facilitant-ne els torns de paraula.
- Resposta: Cuidar la interacció entre els participants. És sempre aconsellable per tal d’aconseguir una bona retroalimentació entre aquests mantenir grups reduïts que facin més fàcil l’aprenentatge col·lectiu d’aquest tipus d’experiències.
Les fonts d'aquest article són:
https://www.adams.es/blogs/alumno/telestudio-y-teletrabajo-claves-para-afrontarlo-con-exito/
https://elpais.com/tecnologia/2020-03-12/tres-claves-para-aprender-a-trabajar-desde-casa.html
https://www.monster.com/career-advice/article/resisting-temptations-while-telecommuting-hot-jobs
https://www.colinjamesmethod.com.au/virtual-communication-training-with-covid19/
https://www.ventureharbour.com/remote-tools-distributed-teams/
https://www.software-developer-india.com/advantages-and-disadvantages-of-trello/
