Descobrint Power Automate: per a la docència i la gestió acadèmica
Power Automate de Microsoft, conegut anteriorment com a Microsoft Flow, és una plataforma SaaS pensada per optimitzar i automatitzar fluxos de treball dins l’ecosistema Microsoft. Aquesta eina resulta especialment útil en entorns educatius, on la gestió eficient de processos pot contribuir significativament a la millora de la qualitat docent i administrativa.
Amb aquesta voluntat, el professor Juan-José Boté ha elaborat un Recurs Educatiu Obert (REA) que explica de manera visual i accessible el funcionament bàsic de Power Automate. El recurs introdueix els elements bàsics dels fluxos de treball automatitzats en tasques reals com seguiment de formularis, la gestió docent o la traçabilitat de projectes.
A més, s’hi incorporen referències bibliogràfiques i bones pràctiques per facilitar-ne la integració en l’entorn universitari. L’objectiu és doble: promoure l’alfabetització digital i fomentar l’adopció d’eines no-code a l’educació superior i la gestió acadèmica.
Podeu consultar el recurs complet fent clic aquí.
Tipologies de fluxos a Power Automate
Power Automate ofereix diverses opcions per crear fluxos segons les necessitats:
• Fluxe de núvol automatitzat: s’activa de manera automàtica a partir d’un desencadenant específic (per exemple, la recepció d’un formulari).
• Fluxe de núvol instantani: s’activa de forma manual quan l’usuari ho considera necessari.
• Fluxe de núvol programat: permet definir quan i amb quina freqüència s’executa.
També existeix la possibilitat de generar fluxos a partir d’un assistent amb Intel·ligència Artificial, fet que en facilita encara més l’accés.
Un cas pràctic al Campus Virtual UB
A continuació, es presenta un exemple d’aplicació de Power Automate vinculat al Campus Virtual de la UB (CVUB). Ens trobem amb una situació recurrent en molts graus universitaris: la gestió de la cessió de drets del Treball Final de Grau (TFG). En aquest procés, és habitual que la documentació es presenti amb errors o sense signar, fet que impedeix completar correctament la publicació al Dipòsit Digital UB (DDUB).
Per optimitzar aquest procés, proposem:
Crear un formulari amb Microsoft Forms per a la cessió de drets, que es transformarà automàticament en un PDF mitjançant Power Automate. Aquest formulari es pot inserir al CVUB seguint aquestes instruccions.
Crear una tasca al CVUB perquè l’alumnat pugui lliurar el document PDF del seu TFG, un cop hagi omplert i signat correctament el formulari. Aquesta tasca estarà condicionada al compliment previ de realització del formulari de Microsoft Forms, cosa que garanteix el correcte desenvolupament del procés.
Aquest tipus d’automatitzacions poden ser especialment útils en processos que impliquen verificacions o condicions prèvies, i contribueixen a reduir errors, guanyar temps i assegurar la traçabilitat.
Us animem a explorar el recurs i valorar com Power Automate pot ajudar-vos a millorar l’eficiència dels vostres processos docents i de gestió.
