D’acord amb la normativa, perquè un document en suport electrònic tingui validesa legal ha d’anar signat electrònicament. La signatura electrònica és un fitxer que conté informació encriptada per identificar l’emissor, comprovar-ne l’autenticitat i garantir la integritat del text.  
 
En general, la signatura electrònica s’insereix en el lloc que correspon a la signatura manuscrita, al peu de la darrera pàgina del document, preferentment alineada a l’esquerra. Atès que conté informació rellevant, cal assegurar-se que les dades de la imatge gràfica són ben visibles i intel·ligibles.  
 



D’altra banda, independentment de la plataforma o el sistema que es faci servir per signar, els continguts de la signatura electrònica s’han d’adaptar a la llengua del document en què s’insereix, de manera que, si el document es redacta en català, les dades de la signatura electrònica també han de consignar-se en català.  
 
A diferència de la signatura manuscrita, que presenta força variació en funció del tipus de document, la signatura electrònica es manté invariable. Més enllà del nom i cognoms, i de la data i hora de la signatura, es pot incorporar també la marca de la universitat, per exemple.  
 



Cal revisar, doncs, l’estructura dels documents electrònics i adaptar-los a la informació que contingui la signatura electrònica, amb l’objectiu d’evitar repeticions, informació supèrflua o dades irrellevants.

• La datació (localitat i data)
   
  Com que la signatura electrònica ja incorpora una referència temporal, no s’ha d’incloure la data al peu del document. Això, més enllà d’evitar duplicitats, permet salvar incoherències que, si bé no representen cap problema pel que fa als efectes legals del document, sí que poden generar incertesa o inseguretat als usuaris.
  
  D’altra banda, atès que no es conserva l’estructura clàssica de la datació, es prescindeix també de la localitat, que fins a un cert punt es considera irrellevant. De fet, la jurisdicció competent en un acte administratiu és la de la seu de la institució a la qual pertany la persona que signa.
  
  

  [signatura electrònica]

  
  

  Barcelona, 24 de gener de 2020   [signatura electrònica]

  
  

  Barcelona, en la data de la signatura electrònica   [signatura electrònica]

  
  
  
  
• La identificació nominal (nom i cognoms)
  
  Com en el cas de la data, el nom i cognoms de la persona que signa ja consten en la signatura electrònica. Per tant, s’obvien del peu del document.
  
  

  [signatura electrònica]

  
  

  [signatura electrònica] Maria Ortoneda Rigau

  
  
  
  
• La identificació funcional (càrrec o condició en què s’exerceixen les funcions)  
  
  La signatura electrònica s’associa a una persona que pot signar diversos  documents per raó de càrrecs o funcions diferents (en qualitat de president d’un òrgan o de secretari d’un altre, per exemple).  
  
  Aquesta informació, per tant, és una dada que ha de continuar figurant al peu de l’escrit, respectant els criteris que corresponguin, especialment pel que fa a la posició o a l’ús de l’article.

Normativa

• Article 26 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, de procediment administratiu comú de les administracions públiques.
  
  
• Article 45 de la Llei 26/2010, de 3 d’agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya.
  
  
• Modificació de la Normativa reguladora de la política d’identificació i signatura electrònica de la Universitat de Barcelona (aprovat pel Consell de Govern de 14 de febrer de 2018 i modificat pel Consell de Govern de 27 de febrer de 2020).